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Lettre de Demande de Remboursement des Frais Professionnels - Formulaire Modèle Word & PDF

Dernière version
Formats
Word et PDF
Longueur
env. 2 pages
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À propos de ce document

La lettre de demande de remboursement des frais professionnels permet à un salarié de réclamer à son employeur le remboursement des dépenses qu'il a engagées dans le cadre de son travail. Elle détaillé les frais et joint les justificatifs.

Lettre par laquelle un salarié demande à son employeur le remboursement des frais professionnels qu'il a avancés sur une période donnée, justificatifs à l'appui. Le formulaire adapte la civilité et les accords, le type de contrat, les catégories de frais, le mode d'envoi et le compte de versement ; il ne calcule pas les montants et ne traite pas des allocations forfaitaires.

Ce modèle vous aide à formuler votre demande de remboursement. Nous expliquons ensuite son utilité, son contenu et la façon de la compléter avant de la télécharger en Word et PDF.

À quoi sert cette lettre ?

Elle réclamé à l'employeur le remboursement des frais engagés pour les besoins du travail, en les détaillant et en joignant les justificatifs.

Elle constitue une trace de la demande et facilite le traitement par l'employeur.

Quand l'utiliser ?

On y recourt notamment lorsque le salarié :

  • a engagé des frais pour son travail,
  • souhaite en obtenir le remboursement,
  • dispose des justificatifs des dépenses,
  • veut formaliser sa demande par écrit.

Que doit contenir la lettre ?

Une lettre claire précise notamment :

  • l'identité du salarié et de l'employeur,
  • la nature et la date des frais engagés,
  • le montant total réclamé,
  • les justificatifs joints,
  • la date et la signature.

Comment remplir le modèle pas à pas

  • Identifiez le salarié et l'employeur.
  • Détaillez les frais engagés.
  • Indiquez le montant et joignez les justificatifs.
  • Téléchargez le document en Word et PDF, datez-le et adressez-le à l'employeur.

Erreurs fréquentes à éviter

  • ne pas conserver les justificatifs,
  • rester imprécis sur la nature des frais,
  • oublier le montant total,
  • ne pas relier les frais au travail.
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Questions fréquentes

Quels frais sont remboursables ?

Les frais engagés pour les besoins du travail peuvent être remboursés, selon la réglementation applicable, la convention collective et les règles de l'entreprise. Il convient de les vérifier.

Faut-il des justificatifs ?

Oui. Les justificatifs des dépenses sont généralement nécessaires pour obtenir le remboursement.

Comment sont remboursés les frais ?

Le remboursement peut intervenir au réel ou selon des modalités définies par l'entreprise. Un professionnel peut vous renseigner.

Puis-je adapter le modèle ?

Oui. Le fichier Word est modifiable selon votre situation, puis régénérable en PDF.

Contenu révisé régulièrement pour rester clair et à jour.

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Aperçu du document

Madame ________
________
Matricule : ________


________
À l'attention du service des ressources humaines
________
N° SIRET : ________


Lettre recommandée avec accusé de réception
N° ________

À ________, le ________,


Objet : Demande de remboursement de frais professionnels

Références : Contrat de travail conclu le ________ ; articles L. 3221-3 et suivants du Code du travail ; article 1353 du Code civil.


Madame, Monsieur,

§ 1 – Qualité du demandeur

Je suis employée au sein de votre entreprise en qualité de ________, depuis le ________, aux termes d'un contrat de travail à durée ________.

§ 2 – Nature des dépenses engagées

Conformément à la jurisprudence constante de la Cour de cassation, les frais qu'un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur doivent lui être remboursés sans pouvoir être imputés sur sa rémunération, dès lors que celle-ci ne saurait être inférieure au salaire minimum de croissance ou au minimum conventionnel.

Dans le cadre de l'exercice de mes fonctions, et sur la période courant du ________ au ________, j'ai été amenée à engager les dépenses professionnelles suivantes :

- Frais de repas : ________ euros ;

- Frais de transport : ________ euros ;

- Frais d'hébergement : ________ euros ;

- Frais de mobilité : ________ euros ;

- Frais d'habillage : ________ euros ;

- Autres frais : ________ euros.

§ 3 – Montant réclamé

L'ensemble de ces dépenses, dûment justifiées, représente un montant total de ________ euros (________).

§ 4 – Pièces justificatives

§ 5 – Demande de remboursement

En conséquence, je vous saurais gré de bien vouloir procéder au remboursement de la somme susvisée dans un délai de ________ à compter de la réception de la présente, par virement sur le compte bancaire dont les coordonnées sont les suivantes :

IBAN : ________
BIC : ________

Dans l'attente de votre retour, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.




............................................
________
Signature

Pièces jointes : ________

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Les champs que vous remplissez sont insérés dans le document en direct. Ce modèle constitue une orientation générale uniquement - il ne s'agit pas d'un conseil juridique.