Politique de Confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est AXG Sp. z o.o., une société à responsabilité limitée constituée selon le droit polonais, dont le siège social est situé ul. Graniczna 29, 40-017 Katowice, Pologne, immatriculée au Registre des Entrepreneurs du Registre national judiciaire sous le numéro KRS 0000563458, NIP 9542756130, REGON 361793430 (« AXG », « nous », « notre »).

Vous pouvez nous contacter pour toute question relative au traitement des données personnelles et à l'exercice de vos droits par courrier électronique à : privacy@legaldocs.expert.

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données ; les demandes relatives à la protection des données doivent être envoyées à l'adresse ci-dessus.

2. Champ d'application de la présente Politique

La présente Politique de Confidentialité s'applique aux données personnelles traitées lorsque vous visitez le Site, créez un compte, passez une Commande, effectuez un paiement, générez ou téléchargez un Document, nous contactez ou utilisez de toute autre manière le Service.

Elle ne s'applique pas aux sites web, services ou applications de tiers vers lesquels nous renvoyons mais que nous ne contrôlons pas.

3. Minimisation des données et traitement local

Le Service est conçu de telle sorte que les données personnelles et autres informations que vous saisissez dans les champs du document soient, en règle générale, traitées localement dans votre navigateur ou sur votre appareil dans le seul but de générer le Document.

Nous ne collectons, ne transmettons ni ne stockons intentionnellement le contenu des Documents générés sur nos serveurs, sauf indication contraire claire du Site pour une fonctionnalité spécifique ou envoi volontaire de ce contenu de votre part, par exemple dans une demande d'assistance ou de réclamation.

Vous ne devez pas nous envoyer de Documents complétés, de données sensibles, de catégories particulières de données personnelles ou d'informations confidentielles de tiers, sauf en cas de stricte nécessité.

4. Catégories de données personnelles que nous traitons

Selon la manière dont vous utilisez le Service, nous pouvons traiter les catégories suivantes de données personnelles :

• les données de compte, telles que votre adresse électronique et votre mot de passe (stocké sous forme hachée) ;
• les données de commande et de facturation, telles que le nom ou la raison sociale, l'adresse de facturation et l'identification fiscale lorsqu'elles sont requises pour les factures ;
• les données de paiement, telles que le statut du paiement, les identifiants de transaction et la confirmation reçue de notre prestataire de paiement (nous ne stockons pas les numéros de carte complets) ;
• le contenu que vous nous envoyez volontairement, tel que des messages, pièces jointes ou Documents inclus dans une demande d'assistance ou de réclamation ;
• les données techniques et d'usage, telles que l'adresse IP, le type de navigateur, les informations sur l'appareil, les paramètres de langue, les données de journal, les événements de sécurité et la localisation approximative déduite de votre adresse IP ;
• les données de communication, telles que le contenu de votre correspondance avec nous et les registres de réclamations ;
• les données nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Les données des champs du document traitées localement dans votre navigateur ne sont pas incluses dans les catégories ci-dessus, car elles n'atteignent pas nos serveurs dans le fonctionnement normal du Service.

5. Finalités et bases légales du traitement

Nous ne traitons les données personnelles que lorsqu'une base légale existe au titre du Règlement général sur la protection des données (RGPD). En particulier :

• pour fournir le Service, créer et gérer votre compte, traiter les Commandes et livrer les Documents - exécution d'un contrat (article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD) ;
• pour traiter les paiements et émettre des factures, et pour respecter les obligations comptables et fiscales - obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD) ;
• pour traiter les réclamations, les demandes et les demandes d'assistance - exécution d'un contrat et notre intérêt légitime à vous répondre (article 6, paragraphe 1, points b) et f), du RGPD) ;
• pour assurer la sécurité du Site, prévenir la fraude et les abus, et conserver des journaux - notre intérêt légitime à exploiter un service sécurisé (article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD) ;
• pour constater, exercer ou défendre des droits en justice - notre intérêt légitime et, le cas échéant, une obligation légale (article 6, paragraphe 1, points f) et c), du RGPD) ;
• pour utiliser des outils d'analyse facultatifs ou des technologies non essentielles similaires - votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD), lorsque ce consentement est requis ;
• pour envoyer des communications marketing, lorsqu'elles sont proposées - votre consentement (article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD), que vous pouvez retirer à tout moment.

Lorsque nous nous fondons sur des intérêts légitimes, vous disposez d'un droit d'opposition, comme décrit dans la section relative à vos droits ci-dessous.

6. Cookies et technologies similaires

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires strictement nécessaires au fonctionnement du Site, tels que le maintien de votre session et la sécurisation du Service. Ceux-ci ne requièrent pas de consentement.

Nous n'utilisons des cookies non essentiels ou des technologies similaires, tels que les outils d'analyse, qu'avec votre consentement, lorsqu'il est requis. Vous pouvez gérer ou retirer votre consentement via les paramètres de cookies mis à disposition sur le Site ou via les paramètres de votre navigateur.

La désactivation de certains cookies peut affecter la disponibilité ou le fonctionnement de certaines parties du Service.

7. Destinataires des données personnelles

Nous ne partageons les données personnelles que lorsque cela est nécessaire et avec des garanties appropriées. Les destinataires peuvent inclure :

• les prestataires de paiement qui traitent les paiements des Commandes et nous fournissent la confirmation de paiement et les données de transaction ;
• les prestataires d'hébergement et d'infrastructure qui exploitent le Site et stockent les données de compte, de facturation et de journal pour notre compte ;
• les prestataires d'analyse, de sécurité et de lutte contre la fraude, lorsqu'ils sont utilisés et lorsque le consentement applicable a été donné ;
• les fournisseurs de messagerie et de communication utilisés pour envoyer des messages de service et répondre aux demandes ;
• les conseillers comptables, fiscaux et juridiques, et les prestataires de services de facturation ;
• les autorités publiques, juridictions ou autres organismes lorsque nous sommes tenus de divulguer des données en vertu de la loi.

Lorsque ces prestataires agissent pour notre compte, ils traitent les données personnelles en qualité de sous-traitants dans le cadre d'accords de traitement des données qui leur imposent de protéger vos données et de ne les utiliser que selon nos instructions.

8. Transferts internationaux

Nous nous efforçons de conserver les données personnelles au sein de l'Espace économique européen (EEE).

Lorsqu'un destinataire ou un sous-traitant est situé en dehors de l'EEE, nous ne transférons des données personnelles que lorsqu'un niveau de protection adéquat est assuré, par exemple sur la base d'une décision d'adéquation de la Commission européenne, de Clauses contractuelles types ou d'un autre mécanisme de transfert licite au titre du RGPD.

Vous pouvez demander des informations sur les garanties appliquées à ces transferts en nous contactant à l'adresse ci-dessus.

9. Durées de conservation

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, notamment :

• les données de compte - tant que votre compte est actif et pendant une période raisonnable par la suite, sauf si vous demandez une suppression anticipée ;
• les données de commande, de facturation, de facture et fiscales - pendant la durée requise par la législation comptable et fiscale applicable ;
• les registres de paiement et de transaction - pendant la durée nécessaire au traitement des réclamations, des rétrofacturations et des obligations légales ;
• les données de correspondance et de réclamation - tant que nécessaire au traitement de l'affaire et pour tout délai de prescription applicable ;
• les journaux techniques et de sécurité - pendant une durée limitée nécessaire à la sécurité, au diagnostic et à la prévention de la fraude ;
• les données nécessaires à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice - jusqu'à l'expiration des délais de prescription concernés.

Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires, nous les supprimons ou les anonymisons de manière irréversible.

10. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par le RGPD, vous avez le droit de :

• accéder à vos données personnelles et en obtenir une copie ;
• demander la rectification de données inexactes ou incomplètes ;
• demander l'effacement de vos données (« droit à l'oubli ») ;
• demander la limitation du traitement ;
• vous opposer au traitement fondé sur nos intérêts légitimes, y compris le profilage ;
• la portabilité des données, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou un contrat et effectué par des moyens automatisés ;
• retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur le consentement, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait.

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter à l'adresse indiquée ci-dessus. Nous pouvons être amenés à vérifier votre identité avant de répondre.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente. En Pologne, il s'agit du Président de l'Office de protection des données personnelles (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie.

11. Décision automatisée et profilage

Nous ne prenons pas de décisions produisant des effets juridiques vous concernant, ou vous affectant de manière significative de façon similaire, fondées uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.

12. Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre l'accès non autorisé, la perte, l'altération ou la divulgation, compte tenu de la nature, de la portée et des risques du traitement.

Toutefois, aucun service internet, outil basé sur un navigateur, appareil ou réseau n'est totalement sécurisé. Il vous incombe d'utiliser un appareil et un navigateur sécurisés, de garder confidentiels vos identifiants de compte et de protéger l'accès à votre messagerie, à votre appareil et à vos fichiers téléchargés.

13. Enfants

Le Service n'est pas destiné aux enfants ni à une utilisation par des personnes n'ayant pas l'âge requis pour conclure un contrat en vertu du droit applicable. Nous ne collectons pas sciemment de données personnelles auprès d'enfants.

14. Fourniture des données

La fourniture de données personnelles est facultative, mais certaines données sont nécessaires pour utiliser des fonctionnalités spécifiques. Par exemple, une adresse électronique est nécessaire pour créer un compte, et des données de facturation sont nécessaires pour émettre une facture. Sans ces données, nous pourrions être dans l'impossibilité de fournir la partie correspondante du Service.

15. Modifications de la présente Politique de Confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de Confidentialité de temps à autre. La version en vigueur sera toujours disponible sur le Site, avec l'indication de la date de la dernière mise à jour.

Les modifications substantielles seront communiquées par des moyens appropriés lorsque la loi l'exige.

16. Contact

Pour toute question concernant la présente Politique de Confidentialité ou le traitement de vos données personnelles, ou pour exercer vos droits, veuillez nous contacter par courrier électronique à : privacy@legaldocs.expert.