Convocation à une Assemblée Générale Extraordinaire d'une Association sans But Lucratif (ASBL) - Formulaire Modèle Word & PDF

________ ASBL
Siège social : ________
Numéro d'entreprise : ________
Registre des personnes morales : ________

CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE DE L'ASBL ________

Établie conformément au Code des sociétés et des associations (CSA) et aux statuts de l'association

Chers membres de l'ASBL ________,

Conformément aux articles 9:14 et suivants du Code des sociétés et des associations ainsi qu'aux statuts de l'association, l'organe d'administration a l'honneur de vous convoquer à l'Assemblée Générale ordinaire de l'ASBL, qui se tiendra le ________, à ________, à l'adresse suivante : ________.

La présente convocation vous est adressée au moins quinze (15) jours avant la date de l'assemblée, conformément à l'article 9:14 du Code des sociétés et des associations.

§ 1 — Ordre du jour

L'ordre du jour de l'Assemblée Générale est arrêté comme suit :

1. Mot du Président et constatation de la régularité de la convocation;
2. Vérification du quorum de présence et de représentation;
3. Approbation du procès-verbal de l'Assemblée Générale précédente;
4. Présentation et approbation des comptes annuels de l'exercice écoulé;
5. Présentation du budget de l'exercice suivant;
6. Le cas échéant, présentation du rapport du commissaire;
7. Décharge à donner aux administrateurs (et, le cas échéant, au commissaire);
8. Modification des statuts, conformément à l'article 9:21 du Code des sociétés et des associations;
9. Divers.

Conformément à l'article 9:21 du Code des sociétés et des associations, l'Assemblée Générale ne peut valablement délibérer sur les modifications statutaires que si les deux tiers des membres sont présents ou représentés. Toute modification des statuts requiert une majorité des deux tiers des voix exprimées des membres présents ou représentés. Toute modification de l'objet ou du but désintéressé de l'association requiert une majorité des quatre cinquièmes des voix.

§ 2 — Confirmation de participation

Les membres souhaitant participer à l'Assemblée Générale sont invités à confirmer leur présence ou à signaler leur absence, par courrier électronique ou par courrier postal, aux adresses suivantes : ________ ou ________, au plus tard ________ jours avant la date fixée pour l'assemblée.

La participation de chacun est essentielle afin d'assurer des délibérations et des décisions éclairées lors de cette réunion.

§ 3 — Participation à distance

Conformément à l'article 9:13 du Code des sociétés et des associations et aux statuts, la participation à distance à l'assemblée est possible. Celle-ci se déroulera selon les modalités suivantes :

________

Les membres qui participent à distance par un moyen de communication électronique mis à disposition par l'association sont réputés présents pour le calcul du quorum et des majorités.

§ 4 — Représentation et procuration

En cas d'impossibilité d'assister personnellement à l'assemblée, tout membre peut être représenté par un autre membre de l'ASBL, conformément aux statuts. À cette fin, il suffit de remplir et de signer le formulaire de procuration joint à la présente convocation, et de le remettre à la personne désignée pour représenter le membre absent le jour de l'assemblée. Chaque membre ne peut être porteur que d'un nombre limité de procurations, dans les limites prévues par les statuts.

§ 5 — Annexes

Vous trouverez en annexe à la présente convocation les documents relatifs aux points inscrits à l'ordre du jour, à savoir :

- le procès-verbal de l'Assemblée Générale précédente;
- les comptes annuels de l'exercice écoulé et le projet de budget;
- le projet de modification des statuts;
- le rapport du commissaire (le cas échéant).

§ 6 — Traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel des membres collectées dans le cadre de la présente convocation et de l'Assemblée Générale sont traitées par l'association, en sa qualité de responsable du traitement, aux seules fins de l'organisation et de la tenue de l'assemblée, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel. Les membres disposent d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition pouvant être exercé à l'adresse suivante : ________.

Fait à ________, le ________.

POUR L'ORGANE D'ADMINISTRATION :

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FORMULAIRE DE PROCURATION

(Assemblée Générale de l'ASBL ________)

Je soussigné(e), Monsieur/Madame ________, demeurant à ________, membre de l'ASBL ________,

donne par la présente procuration à Monsieur/Madame ________, domicilié(e) à ________, également membre de l'ASBL,

aux fins de me représenter et de voter en mon nom et pour mon compte, sur l'ensemble des points inscrits à l'ordre du jour, lors de l'Assemblée Générale de l'ASBL ________, prévue le ________ à ________, ainsi que sur toute reprise ou prorogation de celle-ci.

La présente procuration est consentie conformément aux statuts de l'association et au Code des sociétés et des associations. Le mandant déclare avoir pris connaissance de l'ordre du jour et des documents y afférents.

Fait à ________, le ________, en autant d'exemplaires que de parties.

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Signature du mandataire :

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