Convocation à une Assemblée Générale Ordinaire d'une Association sans But Lucratif (ASBL) - Formulaire Modèle Word & PDF

________ ASBL
Siège social : ________
Numéro d'entreprise (BCE) : ________
Registre des personnes morales : ________

CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE DE ________ ASBL

Établie conformément aux dispositions du Code des sociétés et des associations (CSA) et aux statuts de l'association.

Chers membres de l'ASBL ________,

L'organe d'administration a l'honneur de vous convoquer, conformément à l'article 9:14 du Code des sociétés et des associations et aux statuts de l'association, à l'Assemblée générale ordinaire qui se tiendra le ________, à ________, à l'adresse suivante : ________.

La présente convocation est adressée à chaque membre au moins quinze (15) jours avant la date de l'assemblée, conformément à l'article 9:14, alinéa 1^er, du CSA et aux statuts.

§ 1. Ordre du jour

Conformément à l'article 9:13 du CSA et aux statuts, l'ordre du jour de l'assemblée comporte les points suivants :

1. Vérification des présences et des pouvoirs ; constatation de la validité de la convocation et du quorum ;
2. Présentation et approbation des comptes annuels de l'exercice clôturé au ________ ;
3. Examen et adoption du budget de l'exercice suivant ;
4. Décharge à donner aux administrateurs pour l'exercice de leur mandat ;
5. Le cas échéant, décharge au commissaire ;
6. ________ ;
7. Divers.

§ 2. Compétences de l'assemblée et règles de délibération

L'Assemblée générale délibère et statue conformément aux articles 9:18 à 9:21 du CSA et aux statuts. Sauf disposition légale ou statutaire contraire, les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés, sans qu'un quorum de présence ne soit requis pour les points figurant à l'ordre du jour. Pour les décisions visées à l'article 9:21 du CSA (modification des statuts, exclusion d'un membre, dissolution, transformation), les conditions renforcées de quorum et de majorité prévues par la loi et les statuts s'appliquent.

§ 3. Confirmation de participation

Les membres souhaitant participer à l'Assemblée générale sont invités à confirmer leur présence ou à signaler leur absence, par courriel ou par courrier postal, aux adresses suivantes : ________ — ________, au moins trois (3) jours avant la date fixée pour l'assemblée. La participation de chacun est essentielle pour assurer des délibérations éclairées.

§ 4. Participation à distance

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________

Le membre qui participe par voie électronique est réputé présent à l'endroit où se tient l'assemblée pour le respect des conditions de présence et de majorité.

§ 5. Représentation et procuration

En cas d'impossibilité d'assister personnellement à l'assemblée, tout membre peut, conformément aux statuts, être représenté par un autre membre de l'ASBL. À cette fin, il suffit de compléter et de signer le formulaire de procuration joint à la présente convocation et de le remettre à la personne désignée pour représenter le membre absent le jour de l'assemblée. Chaque mandataire ne peut représenter qu'un nombre de membres déterminé conformément aux statuts.

§ 6. Documents annexés

Vous trouverez ci-joint à la présente convocation les documents suivants, qui seront soumis à l'examen et à l'approbation de l'Assemblée générale :

- les comptes annuels et le projet de budget ;

- le cas échéant, le rapport du commissaire ;

- le formulaire de procuration.

§ 7. Protection des données à caractère personnel

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Fait à ________, le ________.

SIGNATURE(S) :

...................................................................................
________
Pour l'Organe d'administration

FORMULAIRE DE PROCURATION

(Article 9:18 du Code des sociétés et des associations)

Je soussigné(e), ________, demeurant à ________, en ma qualité de membre de l'ASBL ________, donne par la présente procuration à ________, demeurant à ________, lui-même membre de l'association, pour me représenter, prendre part aux délibérations et voter en mon nom sur l'ensemble des points portés à l'ordre du jour de l'Assemblée générale ordinaire de l'ASBL ________, prévue le ________ à ________, ainsi que sur tout point complémentaire régulièrement soumis à l'assemblée.

Le mandant donne, par les présentes, plein pouvoir au mandataire pour signer tout document utile et faire le nécessaire en exécution de la présente procuration.

Fait à ________, le ________, en autant d'exemplaires que de parties.

Le mandant ................................................... (signature précédée de la mention « bon pour pouvoir »)

Le mandataire ................................................... (signature)