Règlements Administratifs pour les Organisations à But Non Lucratif - Formulaire Modèle Word & PDF

RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

________

Date de mise en vigueur : ________

Préambule

Le nom de cette organisation à but non lucratif est le suivant :

________

Cette organisation est organisée conformément à la loi de la province ou du territoire canadien suivant :

Alberta

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ARTICLE I - RÉUNIONS

1. Réunions annuelles. Une assemblée annuelle est tenue une fois par année civile aux fins de l'élection des administrateurs et de l'examen de toute autre question dûment soumise à l'assemblée. L'assemblée annuelle se tient à la date et au lieu désignés par le conseil d'administration de temps à autre.

a. Les points suivants sont abordés lors de l'assemblée annuelle, sauf décision contraire du conseil d'administration par notification écrite :

I. Élection des nouveaux administrateurs

II. Examen du rapport annuel

III. Rapprochement du bilan

IV. Toute autre transaction ou tout autre sujet qui pourrait être dûment soumis à l'assemblée

b. À moins qu'elle ne tombe un jour férié ou qu'elle ne soit désignée par le conseil d'administration par une notification écrite, les administrateurs se réunissent pour leur réunion annuelle le ________. Si cette date tombe un jour férié, le conseil d'administration choisit une autre date et envoie une notification écrite au moins deux semaines avant la réunion.

2. Réunions spéciales. Des réunions spéciales peuvent être demandées par le président de l'organisation.

Il n'est pas nécessaire qu'une réunions spéciales des membres se tienne dans un lieu géographique donné si la réunion se tient par téléconférence ou par une autre forme de communication électronique de telle manière que tous les membres aient la possibilité de lire et/ou d'entendre la procédure en grande partie au moment où elle se déroule, de soulever des points sur les questions soumises aux membres, de poser des questions et de faire les commentaires souhaités.

3. Avis. La notification écrite suivante de toutes les réunions ordinaires doit être fournie en vertu de la présente section ou selon les exigences de la loi : ________. La notification écrite suivante de toutes les réunions spéciales doit être fournie en vertu de la présente section ou selon les autres exigences de la loi : ________. La notification doit indiquer la date, l'heure et le lieu de la réunion et, s'il s'agit d'une réunion spéciale, l'objet de la réunion. Un avis est envoyé par courrier à tous les administrateurs inscrits à l'adresse figurant dans les livres de la société, au moins ________ avant une assemblée annuelle. Cette notification est considérée comme effective lorsqu'elle est envoyée par courrier ordinaire, dûment adressé, avec affranchissement payé.

4. Quorum. Le quorum des administrateurs est fixé comme suit : ________%. En l'absence de quorum, la majorité des administrateurs peut retarder et reporter la réunion à une autre date sans autre avis. Si le quorum est atteint lors d'une réunion reprogrammée, toute question qui aurait pu être traitée lors de la réunion initialement prévue peut l'être. Les administrateurs présents à une réunion où le quorum est atteint peuvent continuer à traiter les affaires jusqu'à l'ajournement de la réunion, même si le retrait de certains administrateurs entraîne une représentation inférieure au quorum.

5. Actions informelles. Toute action qui doit ou peut être entreprise lors d'une réunion peut être entreprise sans réunion et sans préavis si un consentement écrit, énonçant l'action ainsi entreprise, est signé par les administrateurs en ce qui concerne l'objet du vote.

ARTICLE II - CONSEIL D'ADMINISTRATION

1. Rôle des administrateurs. Le conseil d'administration est chargé de gérer les affaires de l'association directement et/ou par délégation.

2. Nombre d'administrateurs. L'organisation est gérée par un conseil d'administration composé de ________ administrateurs.

3 Élection et durée du mandat. Les administrateurs sont élus par un vote majoritaire lors de l'assemblée annuelle. Chaque administrateur exerce les fonctions pour une durée déterminée de ________ ou jusqu'à ce qu'un successeur ait été élu et qualifié.

4. Les cotisations. Chaque membre du conseil d'administration doit payer les cotisations annuelles suivantes lors de la réunion annuelle pour chaque année où il reste membre du conseil : ________ (________$).

5. Compensation. Chaque membre du conseil d'administration reçoit une rémunération raisonnable en échange de son mandat au sein du conseil. Le conseil d'administration fixe le montant de la rémunération par résolution lors de la réunion annuelle du conseil.

6. Quorum. Le quorum des administrateurs est fixé comme suit : ________%.

7. Intérêt négatif. Pour la détermination du quorum des administrateurs ou pour le vote, l'intérêt adverse déclaré d'un administrateur ne doit pas le disqualifier ni invalider son vote.

8. Réunions ordinaires. Le conseil d'administration se réunit immédiatement après son élection afin d'élire ses nouveaux dirigeants, de nommer les nouveaux présidents de comité et de traiter toute autre question jugée appropriée. Le conseil d'administration peut prévoir, par résolution, des réunions régulières supplémentaires sans autre préavis que celui prévu par la résolution.

9. Réunions spéciales. Des réunions spéciales peuvent être demandées par le président de l'organisation.

Une réunion spéciale peut être demandée en fournissant un avis écrit par courrier, qui prend effet au moment de sa mise à la poste. Le procès-verbal de la réunion est envoyé au conseil d'administration dans les deux semaines suivant la réunion. Une réunion spéciale des membres ne doit pas obligatoirement se tenir dans un lieu géographique si la réunion se déroule par le biais de l'internet ou d'une autre communication électronique de manière à ce que tous les membres aient la possibilité de lire et/ou d'entendre la procédure en même temps que celle-ci, de prendre des notes sur les questions soumises aux membres, de poser des questions et de faire des commentaires.

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11. Vacances et révocations. Un administrateur peut être révoqué, avec ou sans motif, lors d'une réunion convoquée à cet effet. Toute vacance survenant au sein du conseil d'administration, que ce soit par décès, démission, révocation ou pour toute autre raison, peut être comblée par un vote à la majorité des administrateurs restants. Un administrateur élu pour pourvoir à une vacance remplit le reste du mandat de son prédécesseur ou jusqu'à ce qu'un successeur ait été élu et qualifié. Si tous les administrateurs démissionnent ou sont révoqués, tout dirigeant doit tenir une réunion spéciale afin d'élire un nouvel administrateur ou un nouveau conseil d'administration.

12. Démission. Si un administrateur souhaite démissionner de son poste, il doit le faire de la manière suivante :

________.

13. Comités. Dans la mesure permise par le droit provincial, territorial ou fédéral, le conseil d'administration peut nommer parmi ses membres un ou plusieurs comités, temporaires ou permanents, et désigner les fonctions, les pouvoirs et les autorités de ces comités. Les comités doivent avoir un objectif spécifique et le conseil d'administration, en créant un comité, doit en définir les paramètres, y compris, mais sans s'y limiter, les réunions, la notification, les exigences en matière de quorum et toutes les autres procédures pertinentes.

ARTICLE III - DIRIGEANTS

1. Nombre de dirigeants. Les dirigeants de l'organisation sont les suivants :

a. un président

b. un vice-président

c. un trésorier

d. un secrétaire

Une même personne peut exercer deux ou plusieurs fonctions. Le président ne peut exercer simultanément une autre fonction.

2. Rôles des dirigeants. Les dirigeants ont les responsabilités suivantes dans leurs rôles :

Président -- Le président est le directeur général et préside toutes les réunions du conseil d'administration et de son comité exécutif, si un tel comité est créé par le conseil d'administration, signe tous les documents de la société à moins qu'il ne délègue cette responsabilité à un autre dirigeant, et dirige le processus de création et de mise en œuvre des résolutions.

Vice-président(s) -- Le(s) vice-président(s) est (sont) chargé(s) de remplir les fonctions du président en l'absence de celui-ci et d'assister le président dans l'exercice de ses fonctions.

Secrétaire -- Le secrétaire notifie toute réunion au conseil d'administration, tient à jour la liste des membres du conseil d'administration, rédige et organise les procès-verbaux de toutes les réunions ordinaires et spéciales, et certifie et organise les archives officielles de l'organisation.

Trésorier -- Le trésorier est responsable de la conduite des affaires financières de l'organisation selon les directives du conseil d'administration et doit préparer et présenter des rapports concernant les finances de l'entreprise selon les besoins, mais pas moins souvent qu'à la réunion annuelle du conseil d'administration.

3. Élection et durée du mandat. Les dirigeants sont élus chaque année par le conseil d'administration lors de la première réunion du conseil d'administration, qui suit immédiatement la réunion annuelle. Chaque dirigeant exerce les fonctions pour une durée déterminée de ________.

4. Compensation. Chaque personne exerçant les fonctions de dirigeant reçoit une rémunération raisonnable en échange de ses services en tant que dirigeant. Le Conseil d'administration fixe le montant de la rémunération par résolution lors de la réunion annuelle du Conseil.

5. Vacances et révocations. Le conseil d'administration a le pouvoir de révoquer un dirigeant ou un agent de l'organisation. Toute vacance qui survient pour quelque raison que ce soit peut être comblée par le conseil d'administration.

ARTICLE IV - SCEAU DE LA SOCIÉTÉ ET EXÉCUTION DES INSTRUMENTS

1. Sceau de la société. L'organisation doit avoir un sceau de société qui doit être apposé sur tous les prêts hypothécaires, actes et autres instruments affectant ou liés à l'immobilier.

2. Instruments. Tous les instruments signés au nom de l'organisation qui sont reconnus et qui affectent un intérêt dans des biens immobiliers doivent être signés par le président ou un autre administrateur ou dirigeant. Tous les autres instruments signés par l'organisation, y compris la mainlevée d'une hypothèque ou d'un privilège, peuvent être signés par le président. Nonobstant les dispositions précédentes du présent document, tout instrument écrit peut être signé par tout(e) dirigeant(e) ou agent(e) spécifiquement désigné(e) comme ayant cette responsabilité par une résolution du conseil d'administration.

ARTICLE V - MODIFICATION DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

1. Procédure d'amendement. Les règlements administratifs peuvent être modifiés, changés ou abrogés par le conseil d'administration à la majorité du quorum lors de toute réunion ordinaire ou spéciale. Le texte complet de la modification proposée est distribué à tous les membres du conseil d'administration au moins quatorze (14) jours avant la réunion au cours de laquelle la modification doit être votée.

ARTICLE VI - INDEMNISATION

1. Indemnisation des dirigeants. Tout dirigeant ou administrateur qui est impliqué dans un litige en raison de sa position en tant que dirigeant ou agent de cette organisation sera indemnisé et dégagé de toute responsabilité par l'organisation dans toute la mesure permise par la loi telle qu'elle existe actuellement ou peut être modifiée à l'avenir pour étendre ces droits.

2. Indemnisation des employés. Tout employé ou agent impliqué dans un litige du fait de son travail au sein de l'organisation doit être indemnisé et dégagé de toute responsabilité par l'organisation dans toute la mesure permise par la loi telle qu'elle existe actuellement ou telle qu'elle pourrait être modifiée à l'avenir pour étendre ces droits.

ARTICLE VII - DISPOSITIONS DIVERSES

1. Exercice financier. L'exercice financier de l'organisation est fixé par résolution du conseil d'administration. À défaut d'une telle résolution, l'exercice financier commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.

2. Livres et registres. L'organisation tient des livres et des registres comptables exacts et complets, ainsi que les procès-verbaux des délibérations de son conseil d'administration et de ses comités. Tous les livres et registres de l'organisation peuvent être consultés par tout administrateur, ou par son représentant ou avocat, à toute fin raisonnable et à tout moment raisonnable.

3. Dissolution. En cas de dissolution de l'organisation, les actifs restants, après paiement de toutes les dettes et obligations, sont distribués à une ou plusieurs organisations à but non lucratif exonérées d'impôt poursuivant des objectifs semblables, conformément à la loi applicable. Aucune partie des actifs ne peut être distribuée au profit des administrateurs, des dirigeants ou des membres de l'organisation.

CERTIFICATION

Je soussigné, ______________________, président de ________ certifie que ce qui précède est une copie conforme et correcte des règlements administratifs de l'organisation susmentionnée, dûment adoptés par le conseil d'administration.

_________________________________
Président

Date de signature : ________________________