Convention de Subvention pour les Organismes à But Non Lucratif - Formulaire Modèle Word & PDF
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CONVENTION DE SUBVENTION
La présente convention de subvention ("convention") prend effet le ________ (la "date d'entrée en vigueur"), entre les parties suivantes (individuellement "partie" et collectivement les "parties") :
________ ("cédant"), fondation privée, située dans la province ou le territoire suivant : Alberta.
ET
________ ("bénéficiaire"), organisation à but non lucratif exonérée d'impôt, organisée dans la province ou le territoire suivant : Alberta.
PRÉAMBULE
CONSIDÉRANT que le concédant a la mission suivante ("Mission") :
________ ;
CONSIDÉRANT que le concédant souhaite accorder une subvention au bénéficiaire dans le but suivant :
________ ;
ATTENDU QUE le bénéficiaire cherche à entreprendre un programme ou un projet ("projet") à l'appui de la mission du concédant ;
EN CONSÉQUENCE, le concédant et le bénéficiaire (chacun étant une "partie" et, collectivement, les "parties") conviennent de ce qui suit :
Article I - ENGAGEMENT
Sous réserve des dispositions du présent accord, le concédant s'engage à transférer au bénéficiaire une subvention d'une valeur de ________ (________$) (la "subvention").
Article II - TRANSFERT
Les fonds de la subvention ("fonds de subvention") peuvent être transférés sous une forme acceptable pour le bénéficiaire, à condition toutefois que seuls des systèmes bancaires fiables ou d'autres canaux financiers réglementés soient utilisés.
Article III - PAIEMENT
Le concédant transférera les fonds de la subvention au bénéficiaire dans le cadre de la présente convention comme suit :
La subvention d'un montant de ________ (________$) sera versée dans les ________ jours suivants la date d'entrée en vigueur de la présente convention.
Article IV - TERMES
En acceptant les fonds de la subvention, le bénéficiaire confirme :
(a) Le bénéficiaire est une organisation enregistrée et capable de recevoir des subventions financières ;
(b) Tous les fonds de subvention et les revenus générés par ces fonds ne peuvent être dépensés qu'aux fins décrites ci-dessus ;
(c) Les personnes liées à la présente subvention ou au bénéficiaire ne doivent recevoir aucun avantage, bien ou service dans le cadre de la présente subvention ;
(d) Cette subvention ne sera pas utilisée pour satisfaire au paiement d'un engagement préexistant ou d'une autre obligation financière ;
(e) Le titulaire de la subvention se conformera à toutes les lois applicables en matière de lutte contre le terrorisme, la corruption et le blanchiment d'argent dans les juridictions d'origine du concédant et du titulaire de la subvention.
Article V - LA SUSPENSION OU LA RÉSILIATION
La période d'octroi va de la date d'entrée en vigueur jusqu'au ________.
À moins d'être suspendu ou résilié conformément aux conditions ci-dessous, le présent accord prendra fin à la fin de la période de subvention et tous les fonds de subvention qui ne sont pas grevés ou n'ont pas été dépensés par le bénéficiaire seront restitués au concédant.
La présente convention peut être suspendue ou résiliée, en tout ou en partie, dans l'une des situations suivantes :
(a) Le concédant lorsque le titulaire de la subvention ne respecte pas les conditions de la présente convention, à condition que le concédant donne au titulaire de la subvention un avis de non-respect et que le titulaire de la subvention ne remédie pas à ce non-respect dans les 30 jours suivant cet avis. La non-conformité comprend l'utilisation des fonds de la subvention à des fins autres que celles décrites ci-dessus. Le bénéficiaire est tenu de restituer les fonds de subvention qui ne sont pas conformes à l'objectif indiqué dans le présent document ;
(b) Au concédant, lorsque celui-ci a des raisons, y compris, mais sans s'y limiter, un manque de tenue de dossiers adéquate de la part du bénéficiaire, de sorte que le concédant n'est pas en mesure de s'assurer que les fonds de la subvention sont utilisés comme indiqué ;
(c) Accord mutuel entre le concédant et le bénéficiaire ; ou
(d) Le bénéficiaire, sur notification écrite au concédant, en précisant les raisons de cette mesure, la date d'effet et, en cas de résiliation partielle, la partie à résilier ou à suspendre (étant entendu que si le concédant détermine que la partie non résiliée ne permettra pas d'atteindre les objectifs de la subvention, il peut suspendre ou résilier la totalité de la subvention).
Aucun frais engagé pendant une période de suspension ou après la date d'entrée en vigueur d'une résiliation ne sera autorisé en vertu du présent accord, à l'exception des frais que, de l'avis du concédant, le bénéficiaire ne pourrait raisonnablement éviter ou éliminer, ou qui ont été autrement autorisés par l'avis de suspension ou de résiliation. Tous les fonds de la subvention détenus par le titulaire à la date d'entrée en vigueur de la résiliation qui ne sont pas grevés ou n'ont pas été dépensés sont immédiatement restitués au concédant.
Article VI - RAPPORT ET ÉVALUATION DE LA SUBVENTION
Le bénéficiaire s'engage à soumettre des rapports de subvention à intervalles réguliers pendant toute la durée de la subvention, ainsi qu'au plus tard 30 jours après la fin de la présente convention.
Le rapport comprendra :
(a) Une description des activités du projet qui ont eu lieu jusqu'à présent ;
(b) Une description des événements qui ont eu un effet significatif sur le projet ;
(c) Une évaluation du projet à ce jour ;
(d) Une discussion sur le degré de réalisation des objectifs du projet ;
(e) Une description de tout effet imprévu du projet ; et
(f) Une comptabilité financière complète des dépenses de la subvention.
Le titulaire de la subvention reconnaît que le bailleur de fonds peut publier des études de cas, des analyses, des données, des rapports et d'autres documents d'évaluation concernant la conduite des activités du titulaire de la subvention conformément à la présente convention (collectivement, les "documents d'évaluation de projet") dans le but de fournir au public, aux donateurs et aux autres bailleurs de fonds, ainsi qu'aux autres organismes de bienfaisance en activité, des données et de nouvelles idées qui amélioreront l'efficacité et l'impact de l'octroi de subventions et des activités de bienfaisance. Le bénéficiaire s'engage à fournir au concédant les renseignements et les documents supplémentaires que ce dernier lui demande pour évaluer les activités du bénéficiaire en vertu de la présente convention et pour l'aider à créer des documents d'évaluation de projet.
Le concédant et le titulaire de la subvention travailleront ensemble de bonne foi pour résoudre toute divergence d'opinion concernant le contenu des documents d'évaluation de projet avant leur diffusion publique initiale.
En aucun cas, les documents d'évaluation de projet ne peuvent inclure des informations confidentielles (telles que définies ci-dessous) ou faire référence, directement ou indirectement, à la substance de ces informations confidentielles sous-jacentes. En outre, dans la mesure où les documents d'évaluation de projet reposent directement sur des informations confidentielles, font référence à l'existence d'informations confidentielles ou comprennent des opinions formées directement sur la base d'informations confidentielles, le concédant et le bénéficiaire de la subvention concluront un accord mutuel quant au contenu des documents afin d'éviter la diffusion accidentelle d'informations confidentielles.
L'obligation du concédant de consulter le titulaire de subvention concernant la publication des documents d'évaluation de projet ne limite en rien la capacité du titulaire de subvention ou du concédant de faire des communications publiques qui sont autrement autorisées ou non restreintes en vertu du présent accord, y compris des publications supplémentaires ou des résumés de documents d'évaluation de projet déjà publiés, des mentions du titulaire de subvention dans des commentaires sur la politique de philanthropie en général ou d'autres publicités.
Le titulaire de la subvention peut commenter, sous le format ou le support qu'il souhaite, tout matériel d'évaluation de projet publié, et le concédant peut répondre à ces commentaires dans le cadre du matériel d'évaluation de projet.
Le concédant s'engage à fournir au titulaire de la subvention, pendant au moins cinq ans, des copies de tous les documents d'évaluation du projet, ainsi que de tout document obtenu du titulaire de la subvention dans le cadre de la préparation des documents d'évaluation du projet. Le bénéficiaire s'engage à fournir au concédant les renseignements supplémentaires dont ce dernier a besoin pour se conformer aux lois applicables, et s'engage en outre à tenir des livres et des registres précis et complets des recettes et des dépenses effectuées, ainsi que des activités menées, à l'aide des fonds de la subvention.
Article VII - CONFIDENTIALITÉ
Aux fins du présent accord, on entend par "informations confidentielles" tout renseignement non public, qu'il soit de nature commerciale, financière, technique, personnelle ou autre, divulgué par une partie (la "partie divulgatrice") à l'autre partie (la "partie réceptrice") dans le cadre de la présente convention, qu'il soit communiqué oralement, par écrit ou sous toute autre forme, et qui est désigné comme confidentiel ou qui, par sa nature ou les circonstances de sa divulgation, devrait raisonnablement être considéré comme confidentiel.
La partie réceptrice s'engage à ne pas divulguer les informations confidentielles à des tiers et à ne les utiliser qu'aux fins de l'exécution de ses obligations en vertu du présent accord. La partie réceptrice protégera les informations confidentielles avec le même degré de soin qu'elle accorde à ses propres informations confidentielles, et en aucun cas avec un degré de soin inférieur à un soin raisonnable.
Les obligations de confidentialité énoncées au présent article ne s'appliquent pas aux informations qui : (a) sont ou deviennent du domaine public sans qu'il y ait eu manquement de la part de la partie réceptrice ; (b) étaient légitimement en la possession de la partie réceptrice avant leur divulgation par la partie divulgatrice ; (c) sont obtenues légitimement par la partie réceptrice auprès d'un tiers non soumis à une obligation de confidentialité ; ou (d) doivent être divulguées en vertu de la loi, d'une ordonnance d'un tribunal ou d'une autorité gouvernementale compétente, à condition que la partie réceptrice en informe rapidement la partie divulgatrice afin de lui permettre de demander une mesure de protection appropriée.
Les obligations de confidentialité prévues au présent article demeureront en vigueur pendant toute la durée du présent accord et continueront de s'appliquer après sa résiliation ou son expiration. À la demande de la partie divulgatrice ou à la fin du présent accord, la partie réceptrice restituera ou détruira toutes les informations confidentielles en sa possession, ainsi que toute copie de celles-ci.
Article VIII - TENUE DE REGISTRES
Le bénéficiaire de la subvention tiendra des registres adéquats pour documenter la dépense des fonds et les activités soutenues par la subvention. Ces dossiers peuvent comprendre des registres comptables internes, des relevés d'institutions financières, des reçus, des photographies, des vidéos, des témoignages ou d'autres documents écrits pertinents.
Le bénéficiaire doit fournir au concédant, à intervalles réguliers, les documents financiers relatifs aux activités soutenues par les fonds de la subvention. Le bénéficiaire continuera à fournir des rapports réguliers, accompagnés de pièces justificatives, au concédant jusqu'à ce que les fonds de la subvention aient été entièrement dépensés.
Article IX - LOIS APPLICABLES
Le bénéficiaire s'engage à respecter les règles prévues dans la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23.
Le bénéficiaire s'engage à ne pas utiliser les fonds d'une manière incompatible avec les dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu, L.R.C (1985), ch. 1 (5e suppl.), la Loi sur la taxe d'accise, L.R.C. (1985), ch. E-15, la Loi sur les douanes, L.R.C. (1985), ch.1 (2e suppl.) et toute autre loi relevant du ministre du Revenu national.
Article X - MODIFICATIONS DES PROJETS
Le concédant et le bénéficiaire peuvent uniquement convenir par écrit de modifier les objectifs, les méthodes ou le calendrier du projet pour lequel des fonds de subvention ont été accordés.
Article XI - AVIS DE MODIFICATION
Le bénéficiaire s'engage à informer le concédant de tout changement dans le personnel clé du projet ou de l'organisation, de tout changement d'adresse ou de numéro de téléphone, de tout changement dans la classification d'exonération fiscale et de tout développement qui affecte de manière significative le fonctionnement du projet ou de l'organisation.
Article XII - AUCUNE LIBERTE POLITIQUE
Si le bénéficiaire fait de la propagande ou tente d'influencer la législation, le bénéficiaire confirme par la présente que les fonds de la subvention sont soit (i) destinés à un soutien général et n'ont pas été affectés à une tentative d'influencer la législation, ou (ii) pour une subvention de projet spécifique qui n'a pas été destinée à être utilisée dans une tentative d'influencer la législation et qui, avec d'autres subventions du concédant pour le même projet pour la même année, ne dépasse pas le montant budgétisé, pour l'année de la subvention, par le bénéficiaire pour les activités du projet qui ne sont pas des tentatives d'influencer la législation.
Article XIII - SUBVENTIONS NON PERMISES
Le bénéficiaire ne peut pas conclure de sous-convention ou de sous-prime dans le cadre de ce projet sans le consentement écrit préalable du concédant.
Article XIV - DROIT D'AUDIT
Le bénéficiaire accepte que le concédant ait le droit inconditionnel de procéder à des audits, à intervalles réguliers, afin de vérifier les informations fournies par le bénéficiaire au moyen de rapports écrits, de dossiers financiers et de vérifications. Ces audits peuvent être effectués sur place, la décision de le faire étant le droit unique et exclusif du concédant.
Article XV - LICENCE D'UTILISATION DU PRODUIT DE TRAVAIL
Le produit de travail ("produit de travail") se compose des produits livrables et autres matériels, y compris leurs ébauches, préparés par le bénéficiaire avec les fonds de la subvention. Le bénéficiaire accorde au concédant une licence perpétuelle, non exclusive, libre de droits, irrévocable et non transférable pour utiliser, afficher, reproduire et distribuer les versions finales "en l'état" du produit de l'œuvre à des fins non commerciales. Toutes les autres utilisations du produit de l'œuvre nécessitent l'approbation écrite préalable du bénéficiaire.
Article XVI - PUBLICITÉ
Article XVII - MAINTIEN DE LA RESPONSABILITÉ
Article XVIII - PAS D'ASSIGNATION
Le présent accord ne peut être transféré ou cédé par le bénéficiaire à une autre organisation ou personne sans l'approbation écrite préalable du concédant.
Article XIX - MODIFICATION
Le présent accord ne peut être modifié que par un écrit signé par les parties.
Article XX - EFFET OBLIGATOIRE
Le concédant reconnaît et accepte que a) l'accord du bénéficiaire d'utiliser les fonds de la subvention aux fins convenues constitue une contrepartie intégrale et adéquate entre les parties pour le présent accord, et b) le présent accord lie les parties et leurs successeurs et ayants droit, sauf dans la mesure où il est résilié conformément à ses dispositions. Le présent accord est soumis à la législation de la province ou territoire et interprété selon celle-ci.
Article XXI - ACCORD ENTIER, DIVERSITÉ
Le présent accord remplace toute entente ou communication antérieure, orale ou écrite, entre les parties et constitue l'intégralité de l'accord entre les parties en ce qui concerne l'objet du présent accord. Les dispositions du présent accord sont divisibles de sorte que, si une disposition est jugée invalide ou illégale, cette constatation n'affectera pas la validité ou le caractère exécutoire des autres dispositions.
Article XXII - RUBRIQUES
Les titres des articles sont fournis à titre de référence et ne font pas partie du présent accord.
Les parties acceptent les termes du présent accord, comme en témoignent les signatures ci-dessous :
EXÉCUTION
________
Nom du représentant : ________________________
Signature du représentant : _____________________
Titre de représentant : _________________________
Date : _________________________
________
Nom du représentant : ________________________
Signature du représentant : _____________________
Titre de représentant : _________________________
Date : _________________________
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