Politique en Matière de Conflits d'Intérêts à But Non Lucratif - Formulaire Modèle Word & PDF
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POLITIQUE EN MATIÈRE DE CONFLITS D'INTÉRÊTS À BUT NON LUCRATIF
Nom de l'organisation : ________ ("Organisation")
Date de mise à jour : ________
Article I - INTRODUCTION
L'Organisation s'engage à observer les normes les plus élevées de conduite éthique dans ses activités et attend de ses directeurs, administrateurs et employés qu'ils fassent de même. Le conseil d'administration (le "conseil", les "directeurs" ou, au singulier, le "directeur") de l'Organisation a adopté la présente politique en matière de conflits d'intérêts à but non lucratif (la "politique") pour s'assurer que l'Organisation reste fidèle à son objectif de bienfaisance.
Article II - OBJECTIF
L'objectif de cette politique est de protéger les intérêts de l'Organisation lorsqu'elle envisage une transaction qui pourrait bénéficier à titre privé à un directeur, un responsable ou un autre décideur de haut niveau, ainsi que d'éviter toute transaction de bénéfice excessif.
La présente politique vise également à garantir que l'Organisation continue de fonctionner conformément à son objectif d'exonération fiscale.
Article III - DEVOIR DE LOYAUTÉ
Les administrateurs, les dirigeants, les membres des comités directeurs et certains cadres supérieurs, y compris ceux qui agissent en tant que mandants de l'Organisation (appelés "parties intéressées" ou, au singulier, "partie intéressée"), ont un devoir de loyauté envers l'Organisation. Ce devoir de loyauté exige des parties intéressées qu'elles évitent d'utiliser leur position au sein de l'Organisation pour en tirer un avantage ou un gain personnel. Les parties intéressées doivent également éviter toute action, y compris le vote, le cas échéant, lorsque l'intérêt personnel de la partie intéressée, y compris son intérêt financier, pourrait entrer en conflit avec les intérêts de l'Organisation.
Article IV - DÉFINITIONS
Les exemples suivants de conflits d'intérêts potentiels doivent être considérés comme illustratifs, mais non exhaustifs :
a. Lorsqu'une partie intéressée est susceptible de tirer un avantage financier personnel d'une transaction à laquelle l'Organisation peut être associée ;
b. Lorsqu'une partie intéressée détient une participation, y compris par le biais d'un investissement, dans une autre entité avec laquelle l'Organisation a l'intention de traiter ou de faire des affaires ;
c. Lorsqu'une partie intéressée conclut ou maintient un accord pour être indemnisée par l'Organisation (aux fins de cette clause, les administrateurs qui sont également des employés de l'Organisation peuvent être en conflit dans certaines situations, comme le vote sur l'indemnisation) ;
d. Lorsqu'une partie intéressée rejoint ou crée une Organisation concurrente ;
e. Lorsqu'une partie intéressée ou une entité dans laquelle une partie intéressée détient une participation entre en concurrence avec l'Organisation dans le cadre d'un achat, d'une vente, d'une offre de contrat ou de tout autre intérêt ou service ;
f. Lorsqu'une partie intéressée utilise des informations confidentielles appartenant à l'Organisation pour une raison quelconque qui n'est pas liée à son travail pour l'Organisation, comme un profit personnel ou au profit d'une autre entité ;
g. Lorsqu'une partie intéressée utilise les ressources de l'Organisation pour tout intérêt concurrent ; ou
h. Lorsqu'une partie intéressée participe à la prise de décision ou à des négociations pour l'Organisation dans une affaire dans laquelle la partie intéressée, une personne liée à la partie intéressée ou une entité dans laquelle la partie intéressée a une participation est également impliquée.
2. Conflit d'intérêts potentiel : Un conflit d'intérêts potentiel se produit lorsqu'une partie intéressée reconnaît qu'un conflit d'intérêts peut se produire si aucune mesure d'amélioration n'est prise. Les conflits d'intérêts potentiels n'entraînent pas toujours des conflits d'intérêts réels. Les parties intéressées qui ont un conflit d'intérêts potentiel devront suivre les procédures décrites dans la section "Divulgation des conflits" ci-dessous. L'Organisation cherche à éviter toute apparence d'irrégularité, car même les conflits d'intérêts potentiels peuvent nuire à la réputation de l'Organisation. Par conséquent, tous les conflits d'intérêts potentiels doivent être traités avec soin et divulgués conformément aux procédures décrites ici.
Article V - DIVULGATION DE CONFLIT
1. Divulgation : Toute personne qui soupçonne qu'un conflit d'intérêts ou un conflit d'intérêts potentiel pourrait surgir à l'égard d'une activité quelconque est tenue de divulguer ce conflit ou ce conflit potentiel au Conseil dès que possible afin que la situation puisse être évaluée. Les parties intéressées ne doivent pas évaluer unilatéralement les conflits. Les parties intéressées doivent divulguer au moins tous les détails suivants à la Commission, mais en tout cas suffisamment d'informations pour que la Commission puisse se faire une idée claire du conflit potentiel :
a. Tous les faits matériels ;
b. Tout intérêt financier potentiel ou existant ;
c. Tout intérêt concurrent potentiel ou existant ; même s'il n'est pas financier ;
d. Toute transaction personnelle ou potentielle.
2. Divulgation des conflits d'autrui : Si une personne a connaissance d'un conflit d'intérêts potentiel impliquant une autre partie, elle doit immédiatement le signaler au conseil d'administration.
3. Partie à divulguer : La divulgation peut être faite au président du conseil d'administration ou à l'ensemble du conseil d'administration.
4. Récusation : Les parties intéressées doivent également informer la Commission lorsqu'elles ont l'intention de ne pas assister à une réunion de la Commission ou d'un comité parce qu'elles pensent que la Commission ou le comité votera ou agira sur une question dans laquelle la partie intéressée pourrait avoir un conflit d'intérêts.
Article VI - PROCÉDURES EN CAS DE CONFLIT
1. Les parties intéressées divulguent les conflits d'intérêts potentiels au conseil d'administration dès que possible après avoir pris connaissance du conflit potentiel, comme décrit ci-dessus. Les parties intéressées sont également tenues de remplir un formulaire de divulgation annuel pour décrire tout intérêt en cours susceptible de créer un conflit.
2. Évaluation : Après avoir reçu d'une partie intéressée un conflit potentiel ou une divulgation de conflit, la Commission peut demander des discussions de suivi ou des informations supplémentaires. À ce stade, la Commission décidera s'il existe un conflit réel et s'il s'agit d'un conflit d'intérêts financiers, de concurrence matérielle, d'opérations avec des tiers ou de tout autre type de conflit. La partie intéressée sera écartée de toute discussion ou de tout vote concernant le conflit. Le Conseil peut déterminer pleinement la question lors d'un vote ou peut la renvoyer à un comité spécialisé pour une enquête complémentaire. L'évaluation des conflits se fait au cas par cas.
3. Facteurs à prendre en considération : Le conseil d'administration peut prendre en considération tout facteur qu'il souhaite pour déterminer l'existence d'un conflit. Certains des facteurs à prendre en considération peuvent inclure :
a. Si l'intérêt financier de la partie intéressée est minime, par rapport à la transaction ;
b. Le degré d'implication de la partie intéressée dans l'autre entité impliquée dans une transaction avec l'Organisation ;
c. La mesure dans laquelle la partie intéressée pourrait tirer personnellement profit de la transaction ou de la relation en question.
4. Détermination de l'autonégociation : Si le conseil d'administration ou le comité détermine qu'il existe un conflit réel, il doit également déterminer si une opération d'autonégociation est en cause. Si tel est le cas, l'ensemble du conseil d'administration doit voter sur l'approbation de la transaction, et la transaction doit être approuvée par un vote plus important que les autres actions du conseil d'administration. En d'autres termes, si le conseil d'administration approuve généralement les actions à la majorité simple, un vote plus important est nécessaire pour approuver une transaction entre professionnels. L'approbation de la rémunération d'un administrateur agissant en qualité de directeur ou de dirigeant n'est pas considérée comme une opération avec apparentés.
5. Détermination du conflit d'intérêts transactionnel : Si le conseil d'administration ou le comité détermine qu'il existe un conflit réel impliquant une transaction ou un arrangement financier, mais qu'il ne s'agit pas d'une transaction avec un tiers, le conseil d'administration examinera d'autres scénarios qui ne présenteraient pas de conflit. Si la Commission détermine qu'une alternative appropriée existe, la Commission poursuivra cette voie. Si une alternative appropriée n'existe pas, le Conseil d'administration détermine si la ligne de conduite proposée à l'origine est dans le meilleur intérêt de l'Organisation et procède à un vote sur cette question, dans lequel une majorité est requise.
6. Détermination d'un autre conflit : Dans tout autre scénario où le Conseil ou le comité détermine qu'il existe un conflit, le Conseil ou le comité recommande une ligne de conduite raisonnable et appropriée pour protéger l'Organisation. L'organe directeur examine la question et détermine la meilleure façon de procéder.
Article VII - TENUE DE REGISTRES
Article VIII - VIOLATIONS DE LA POLITIQUE
1. Enquête : Si le conseil d'administration a des motifs raisonnables de croire qu'une partie intéressée a omis de divulguer un conflit d'intérêts réel ou potentiel, il informe la partie intéressée des motifs de cette croyance et lui donne l'occasion d'expliquer la transaction ou l'arrangement présumé non divulgué.
2. Enquête complémentaire : Si, après avoir entendu la réponse de la partie intéressée et après une enquête plus approfondie, le cas échéant, le conseil d'administration détermine que la partie intéressée a omis de divulguer un conflit d'intérêts réel ou potentiel, il prend les mesures disciplinaires et correctives appropriées.
3. Mesures correctives : Les mesures correctives peuvent comprendre, sans s'y limiter, l'annulation de la transaction ou de l'arrangement, le recouvrement de tout avantage indûment obtenu par la partie intéressée, ainsi que toute autre mesure que le conseil d'administration juge appropriée dans les circonstances.
4. Mesures disciplinaires : Les mesures disciplinaires peuvent comprendre, sans s'y limiter, un avertissement, une réprimande, la suspension ou le retrait de la partie intéressée de ses fonctions au sein de l'Organisation, ou la cessation de son emploi, conformément aux lois applicables et aux documents constitutifs de l'Organisation.
5. Confidentialité : Toute enquête menée en vertu du présent article doit être traitée de manière confidentielle dans la mesure du possible, sous réserve des obligations de divulgation imposées par la loi.
6. Protection contre les représailles : Aucune partie intéressée ne fera l'objet de représailles pour avoir divulgué de bonne foi un conflit d'intérêts réel ou potentiel, ou pour avoir signalé une violation présumée de la présente politique.
7. Documentation : Toutes les mesures prises en vertu du présent article doivent être consignées dans les registres de l'Organisation, conformément aux dispositions relatives à la tenue de registres énoncées ci-dessus.
Article IX - ABSTENTION DE VOTES SUR LES RÉMUNÉRATIONS
Aucun membre du Conseil d'administration rémunéré pour ses services rendus à l'Organisation ne peut voter sur sa propre rémunération.
Article X - RAPPORTS ANNUELS
Toutes les personnes tenues de se conformer à la présente politique doivent signer chaque année une déclaration attestant qu'elles ont reçu un exemplaire de la politique, qu'elles ont lu et compris la politique, qu'elles acceptent de se conformer à la politique et qu'elles comprennent que le maintien des activités caritatives de l'Organisation et l'exonération de l'impôt fédéral dépendent du fait qu'elle entreprend principalement des activités qui soutiennent son objectif caritatif.
Toute personne qui estime avoir des relations ou des intérêts permanents susceptibles de présenter un conflit doit également faire une déclaration annuelle, comme décrit ci-dessus, et est responsable de la mise à jour de cette déclaration en cas de changement important.
Article XI - RÉVISIONS
L'Organisation examinera périodiquement certains sujets afin de maintenir l'alignement avec ses objectifs caritatifs. L'examen comprendra au moins :
a. Les dispositions en matière de rémunération et d'avantages sociaux, afin de s'assurer qu'elles sont raisonnables et officialisées dans le cadre de négociations sans lien de dépendance ;
b. Les arrangements transactionnels, y compris les partenariats ou les coentreprises, pour s'assurer qu'ils sont conformes aux politiques de l'Organisation et qu'ils ne confèrent pas un avantage privé à une partie ou n'entraînent pas une transaction de bénéfice excessif ; et
c. Révision de la rémunération du président et du directeur financier de l'Organisation.
L'Organisation peut faire appel à des conseillers extérieurs pour effectuer les examens susmentionnés, mais la responsabilité de ces examens incombe en dernier ressort au Conseil.
Cette politique est destinée à compléter, mais non à remplacer, les lois des États et les lois fédérales régissant les conflits d'intérêts applicables aux organisations à but non lucratif et caritatives.
Certification : ________, en tant que président de ________ et ________, en tant que secrétaire, certifient que la présente est une copie conforme de la politique de l'Organisation en matière de conflits d'intérêts et que cette politique a été adoptée par le conseil d'administration le ________.
Signature du président : __________________________________
Signature du secrétaire : __________________________________
FORMULAIRE ANNUEL DE CONFLIT D'INTÉRÊTS
Le soussigné, comme le reconnaît _______________________________ (directeur, poste de dirigeant, gestionnaire, directeur, membre du comité ou employé clé) de ________ :
1. qu'il ou elle a reçu une copie de la politique de l'Organisation en matière de conflits d'intérêts ;
2. qu'il ou elle a lu et compris la politique ;
3. qu'il ou elle a accepté de se conformer à la politique ;
4. qu'il ou elle comprend que le maintien des activités de bienfaisance de l'Organisation et l'exonération de l'impôt fédéral dépendent du fait qu'elle entreprend principalement des activités qui soutiennent son objectif de bienfaisance ; et
5. les relations et intérêts permanents suivants peuvent présenter un conflit d'intérêts (veuillez décrire - si cela ne s'applique pas, écrivez "S/O" ou laissez en blanc) :
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Signature : ________________________________
Nom : ___________________________________
Titre : ____________________________________
Date : ____________________________________
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