Informativa Privacy Lavoratore Dipendente - Modulo

INFORMATIVA E CONSENSO SUL TRATTAMENTO DEI DATI LAVORATORE DIPENDENTE E COLLABORATORI

Gentile Sig. ________,

La Società ________, (d'ora in avanti "la Società"), Le fornisce l'informativa riguardante il trattamento dei suoi dati personali in relazione alla gestione del rapporto lavorativo con Lei in corso.

1 - Trattamento dei dati

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2 - Tipologia dei dati trattati

1. I dati personali da Lei forniti in occasione della Sua assunzione o altrimenti acquisiti dal titolare del trattamento durante la gestione del rapporto di lavoro saranno trattati nel rispetto delle disposizioni legislative e contrattuali vigenti e formeranno oggetto di trattamento nel rispetto della normativa sopra richiamata e degli obblighi di riservatezza e di sicurezza.

2. I principali dati personali relativi alla gestione del rapporto di lavoro sono i seguenti:

a) i dati anagrafici, fiscali e gli estremi del conto corrente bancario, Suoi e degli eventuali componenti del Suo nucleo familiare, da Lei comunicati. Tali dati sono trattati per adempiere agli obblighi di legge e/o contrattuali, quali, ad esempio, l'elaborazione del suo stipendio, nonché del suo pagamento effettivo, il riconoscimento degli assegni familiari e simili;

b) i dati che si riferiscono al contratto di lavoro con noi stipulato, tale da poter effettuare riscontri e le verifiche sull'adempimento degli obblighi scaturiti dallo stesso contratto, quali statistiche di presenza ed assenza dal lavoro, i dati di gestione ed aggiornamento del profilo professionale, di attribuzione di nuove mansioni ed incarichi, di sviluppo professionale e di carriera, anche in forma di CV, di valutazione delle prestazioni;

c) i dati relativi ad eventuali iscrizioni e/o partecipazioni sindacali ed alla copertura di incarichi sindacali;

d) i dati relativi alla copertura di cariche pubbliche elettive, al fine del godimento dei diritti previsti dalla legge;

e) i dati necessari al controllo delle spese dei lavoratori dipendenti e assimilati, come ad esempio: pianificazione economica; gestione e predisposizione del budget aziendale; il controllo delle voci di costo relative ai lavoratori dipendenti e assimilati; la gestione delle spese di viaggio; la gestione dei costi dei servizi telefonici, auto, e di tutte le altre voci corrispondenti o simili;

f) i dati relativi all'utilizzo degli strumenti di lavoro, raccolti e trattati per motivi di sicurezza del sistema informatico, per motivi tecnici e/o di manutenzione, quali, ad esempio, aggiornamento/sostituzione/ implementazione di programmi, manutenzione hardware, back-up, per il controllo e la programmazione dei costi aziendali, quali, ad esempio, verifica costi di connessione ad Internet, traffico telefonico, ovvero per obblighi normativi.

g) dati relativi a condanne penali e reati di cui all'art. 10 del Regolamento (UE) 2016/679, desumibili dalla documentazione prodotta dall'interessato e che saranno trattati solo nei casi consentiti dalla legge.

3. Tutti i dati verranno trattati secondo le finalità indicate al punto successivo.

3 - Finalità del trattamento

1. I Suoi dati verranno trattati sulla scorta delle seguenti basi legali e per le seguenti finalità:

a) In base all'art. 6.1.b del Regolamento (UE) 2016/679, per l'adempimento di obbligazioni contrattuali. I Suoi dati sono trattati per l'esecuzione di tutti gli obblighi nascenti dalla instaurazione del rapporto di lavoro quali:

i) accordi individuali finalizzati a definire particolari modalità di svolgimento del rapporto di lavoro;

ii) riconoscere particolari benefici ai collaboratori;

iii) gestire il Suo rapporto di lavoro in tutti i suoi aspetti contrattuali, previdenziali, assicurativi e fiscali;

iv) adempiere ad ogni obbligo imposto dalla legge o derivante dal Suo contratto di lavoro o dalle norme dei contratti di lavoro collettivi nazionali;

v) assolvere ogni altro compito che la legge affida a chi agisce in veste di datore di lavoro;

vi) adempiere a o esigere l'adempimento di specifici obblighi, anche in riferimento ai CCNL di volta in volta applicabili;

b) In base all'art. 6.1.f del Regolamento (UE) 2016/679, in base agli interessi legittimi. Dove richiesto e senza condizionare indebitamente gli interessi alla riservatezza o i diritti e le libertà fondamentali dei collaboratori, i Suoi dati verranno trattati al di là del concreto adempimento del contratto per soddisfare i propri legittimi interessi, da noi perseguiti direttamente o da terze parti. Tali legittimi interessi includono o potrebbero, anche in futuro, includere:

i) Valutare azioni e difendersi in controversie legali;

ii) Garantire la sicurezza dell'ambiente e dell'infrastruttura IT della Società;

iii) Risk management e compliance;

iv) Valutazione sulla performance dei lavoratori in base ai parametri che verranno inseriti dall'azienda;

v) Definizione di piani formativi per i lavoratori e/o di piani di incentivazione;

vi) Definizione, implementazione e miglioramento continuo dell'organizzazione interna e dei processi aziendali;

vii) amministrazione ed organizzazione del rapporto di lavoro e valutazione professionale;

viii) qualificazione ed aggiornamento professionale dei lavoratori dipendenti e assimilati, organizzazione corsi di formazione;

ix) gestione dei piani e processi di carriera e crescita professionale ed accademica laddove necessario;

c) In base all'art. 6.1.a del Regolamento (UE) 2016/679, come un risultato del Suo consenso. Il rilascio del vostro consenso a trattare i dati per determinate finalità, come ad esempio ricevere newsletters non inerenti all'attività lavorativa, rende lecito il trattamento. Il Suo consenso è sempre opzionale ed è revocabile in qualsiasi momento. La revoca del consenso non condiziona la liceità del trattamento dei dati precedente alla revoca stessa.

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4 - Base giuridica del trattamento

1. I Suoi dati personali sono trattati per le finalità appena specificate, da parte nostra, al solo fine di eseguire il Suo contratto di lavoro e/o adempiere agli obblighi di legge ai quali è soggetto il Titolare del trattamento.

2. Per l'adempimento di specifici obblighi relativi alla gestione del rapporto di lavoro, anche in materia di igiene e sicurezza del lavoro e di previdenza e assistenza, la nostra Società tratta dati particolari ai sensi dell'art. 9 del Regolamento (UE) 679/2016. In questi casi non è richiesto il Suo consenso scritto nel caso di trattamento necessario per adempiere a specifici obblighi previsti dalla legge, dalla normativa comunitaria o dal contratto collettivo.

3. Gli eventuali dati personali particolari raccolti invece per procedere a valutazioni personali raccolte nel fascicolo del lavoratore, ai fini della gestione dei processi organizzativi interni, quali quelli relativi alla salute, o alle condizioni di handicap, possono essere trattati per quelle finalità senza il suo consenso in quanto si tratta di un rilevante interesse pubblico ai sensi dell'art. 2 sexies del D.Lgs. 196/2003. A riguardo garantiamo che i trattamenti sono proporzionati alla finalità perseguita e con l'applicazione di misure appropriate e specifiche per tutelare i suoi diritti fondamentali e interessi.

Art. 5 - Comunicazione dei dati

1. I dati personali a Lei relativi potranno essere comunicati, oltreché ad Autorità pubbliche, enti assicuratori e previdenziali sopra indicate per necessità di legge, a:

a) società, enti o consorzi che forniscono alla nostra Società servizi di elaborazione dati o che svolgano attività strumentali o complementari nella gestione del personale;

b) società che gestiscono attività funzionali o correlate al rapporto contrattuale ed a Lei riservate quale dipendente della Società (es. compagnie di assicurazione con le quali si possono stipulare polizze a favore dei propri dipendenti, fondi di solidarietà o altri fondi, società che gestiscono, anche all'estero, piani di gestione di stock options, piani azionari, ecc.);

c) a medici competenti per l'espletamento delle visite mediche eventualme;

d) banche e/o uffici postali per l'effettuazione dei bonifici per il pagamento degli stipendi dei dipendenti e/o la gestione di Carte di Credito aziendali;

e) società o enti bilaterali o Fondi di solidarietà che si occupano della formazione dei dipendenti;

f) studi legali/professionali per la gestione di eventuali contenziosi;

g) società terze che implementano, gestiscono e mantengono i sistemi informativi anche a livello centralizzato;

h) società controllate e collegate, anche all'estero.

2. I soggetti appartenenti alle categorie alle quali i dati possono essere comunicati effettueranno il trattamento dei dati medesimi e li utilizzeranno, a seconda dei casi, in qualità di Responsabili del trattamento espressamente nominati da parte del Titolare ai sensi della legge, o piuttosto in qualità di autonomi Titolari. L'elenco dei Responsabili del trattamento designati è costantemente aggiornato e reso a Lei disponibile.

6 - Trasferimento dei dati

1. I Suoi dati personali potranno essere trasferiti in Paesi extra - UE, in particolare nel caso di servizi che siano ubicati al di fuori del territorio dell'Unione Europea, come ad esempio il servizio di cloud storage, tra gli altri.

2. Qualora risulti necessario per la gestione del Suo rapporto di lavoro trasferire i Suoi dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, ai soggetti destinatari dei dati saranno imposti obblighi di protezione e sicurezza equivalenti a quelli garantiti dal Titolare. In ogni caso, saranno comunicati i soli dati necessari al perseguimento degli scopi previsti e descritti e saranno applicate, ove richiesto, le garanzie applicabili ai trasferimenti di dati verso paesi terzi.

7 - Periodo di conservazione dei dati

1. I Suoi dati personali saranno conservati per tutta la durata del rapporto di lavoro e, successivamente alla cessazione dello stesso, per il tempo necessario all'adempimento degli obblighi di legge, contrattuali, fiscali, previdenziali e assicurativi cui è soggetto il Titolare del trattamento.

2. In ogni caso, i dati saranno conservati per il periodo previsto dalla normativa vigente in materia, nonché per il termine prescrizionale ordinario, al fine di consentire l'eventuale accertamento, esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria.

3. Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i dati saranno cancellati o resi anonimi in modo irreversibile, salvo che ne sia necessaria la conservazione per ulteriori obblighi di legge o per altre finalità compatibili con quelle per le quali i dati sono stati raccolti.

4. La valutazione dei tempi di conservazione dei dati avviene secondo i principi di limitazione della conservazione e di minimizzazione di cui all'art. 5 del Regolamento (UE) 2016/679.

5. Specifici criteri di conservazione potranno essere forniti, su richiesta dell'interessato, dal Titolare del trattamento.

8 - Diritti dell'interessato

1. La informiamo che in qualità di interessato, oltre al diritto di proporre reclamo ad un'Autorità di controllo, ha anche i diritti di seguito elencati, che potrà far valere rivolgendo apposita richiesta scritta al Titolare del trattamento e/o al Responsabile del trattamento. Tutti gli articoli citati faranno riferimento al Regolamento (UE), 2016/679, GDPR.

a) In base all'art.15, Lei ha il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle informazioni riguardanti il trattamento;

b) In base all'art.16, Lei ha il diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, Lei ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;

c) In base all'art. 17, Lei ha il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l'obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali. Tale diritto può essere limitato in forza alla legge quando:

i) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;

ii) in caso di revoca il consenso su cui si basa il trattamento conformemente e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;

iii) nel caso di opposizione al trattamento dati automatizzato ai sensi dell'articolo 21, paragrafo 1 del reg. UE, senza che sussista alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento;

iv) i dati personali sono stati trattati illecitamente;

v) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;

d) In base all'art.18, Lei ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento in base alle ipotesi previste dallo stesso articolo;

e) In base all'art.21, Lei ha diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni.

f) In base all'art.22, Lei ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.

g) Lei può inoltre proporre reclamo all'autorità garante della Privacy in base all'art. 77.

9 - Luogo del trattamento dei dati

1. Il trattamento dei dati avviene presso ________.

2. In caso di necessità, i dati connessi al servizio newsletter possono essere trattati dal responsabile del trattamento o soggetti da esso incaricati a tal fine presso la relativa sede.

10 - Titolare del trattamento dei dati

1. Il titolare del trattamento dei dati da Lei forniti è: ________, e per ogni chiarimento o esercizio dei diritti indicati in precedenza potrà contattarlo al seguente indirizzo mail: ________.

11 - Responsabile del trattamento dei dati

1. Il responsabile del trattamento è la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che tratta dati personali per conto del titolare del trattamento.

2. Ai sensi dell'articolo 28 del regolamento UE n. 2016/679, su nomina del titolare del dati, il responsabile del trattamento dei dati da Lei forniti è: ________.

Data: ________

Firma datore di lavoro

Firma del lavoratore

Espressione di consenso

Preso atto di quanto indicato nella precedente informativa, autorizzo in modo esplicito il trattamento dei miei dati personali, anche quelli di tipo particolare, per l'elaborazione di rapporti ("reports") ai fini della formazione dei processi di valutazione, e per ogni tipo di valutazione che verrà comunque effettuata per i fini sopra indicati.

Data: ________

Firma datore di lavoro

Firma del lavoratore