Kaufmännisches Bestätigungsschreiben - Musterformular

✓ Für die Verwendung in Deutschland konzipiert

Mit einem kaufmännischen Bestätigungsschreiben hält ein Kaufmann den Inhalt einer zuvor mündlich oder telefonisch getroffenen Vereinbarung schriftlich fest und übersendet ihn der anderen Seite. Es dient der Dokumentation und Bestätigung des Vereinbarten.

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Diese Vorlage hilft Ihnen, das Bestätigungsschreiben klar zu formulieren. Nachfolgend erklären wir, wofür es dient, worauf zu achten ist und wie Sie das Dokument ausfüllen und herunterladen.

Wozu dient das Bestätigungsschreiben?

Im kaufmännischen Geschäftsverkehr werden Vereinbarungen häufig zunächst mündlich getroffen. Das Bestätigungsschreiben fasst das Besprochene zusammen und gibt der anderen Seite die Möglichkeit, zu widersprechen, falls etwas nicht zutrifft.

Es schafft Klarheit über den Inhalt der Vereinbarung und kann im Geschäftsverkehr eine besondere Bedeutung haben.

Welche Angaben gehören hinein?

die Bezeichnung der Parteien,
den Bezug auf das vorausgegangene Gespräch,
die wesentlichen Punkte der Vereinbarung,
den Hinweis, dass um Mitteilung bei Abweichungen gebeten wird,
Ort, Datum und Unterschrift.

Worauf sollten Sie achten?

Geben Sie das Vereinbarte vollständig und zutreffend wieder, damit das Schreiben die Absprache richtig dokumentiert. Versenden Sie es möglichst zeitnah nach dem Gespräch.

Im kaufmännischen Verkehr kann ein Bestätigungsschreiben besondere Wirkungen entfalten. Da diese vom Einzelfall abhängen, ist bei wichtigen Geschäften fachkundiger Rat sinnvoll.

So füllen Sie die Vorlage aus

Tragen Sie die Parteien und den Inhalt der Vereinbarung ein.
Prüfen Sie die Vorschau.
Laden Sie das Schreiben als Word- und PDF-Datei herunter.
Versenden Sie es zeitnah an die andere Seite.

Häufige Fragen

Wann sollte ich das Schreiben versenden?

Möglichst zeitnah nach dem Gespräch. So ist die Absprache noch präsent und kann zutreffend wiedergegeben werden.

Was passiert, wenn der Inhalt nicht zutrifft?

Die andere Seite sollte einem unzutreffenden Inhalt zeitnah widersprechen. Im kaufmännischen Verkehr kann ein Schweigen besondere Bedeutung haben.

Gilt das auch für Privatpersonen?

Die besonderen Wirkungen betreffen vor allem den kaufmännischen Verkehr. Im privaten Bereich kann ein Bestätigungsschreiben dennoch der Dokumentation dienen.

Inhalt wird regelmäßig überprüft, damit er verständlich und aktuell bleibt.

Dokumentvorschau

Herr ________
________

Frau ________
________

________, den ________

Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Sehr geehrte Frau ________,

unter Bezugnahme auf unsere vorangegangenen Verhandlungen und Gespräche bestätige ich Ihnen hiermit als kaufmännisches Bestätigungsschreiben im Sinne der handelsrechtlichen Grundsätze (§ 346 HGB) den Inhalt des zwischen uns mündlich geschlossenen Vertrages mit folgendem wesentlichen Inhalt:

1. Vertragsgegenstand / Geschuldete Leistungen

1.1 Gegenstand des Vertrages sind die nachstehend bezeichneten Leistungen:

________

1.2 Der Leistungsumfang bestimmt sich abschließend nach vorstehender Beschreibung sowie nach den diesem Schreiben beigefügten Anlagen.

2. Vergütung

2.1 Für die in Ziffer 1 bezeichneten Leistungen wird folgende Vergütung vereinbart:

________ Euro (netto), zuzüglich der jeweils gesetzlich geschuldeten Umsatzsteuer in Höhe von derzeit 19 %, mithin insgesamt ________ Euro (brutto).

2.2 Die Vergütung ist nach ordnungsgemäßer Leistungserbringung und Zugang einer den Anforderungen des § 14 UStG entsprechenden Rechnung innerhalb von ________ Tagen ohne Abzug zur Zahlung fällig.

3. Leistungszeit

3.1 Die Leistungen sind bis zum ________ zu erbringen.

3.2 Vereinbarte Leistungstermine gelten als verbindlich; im Übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen über Verzug (§§ 286 ff. BGB).

4. Allgemeine Geschäftsbedingungen

4.1 Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass diesem Vertrag unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen zugrunde liegen, die als Anlage beigefügt sind und Vertragsbestandteil werden.

5. Rechtswahl und Gerichtsstand

5.2 Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist, soweit gesetzlich zulässig, ________.

6. Wirkung des Bestätigungsschreibens

Sollte der Inhalt dieses Schreibens vom Ergebnis unserer Gespräche abweichen, bitte ich Sie, mir dies unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von ________ Tagen schriftlich mitzuteilen. Andernfalls gilt der Vertrag nach den handelsrechtlichen Grundsätzen mit dem in diesem Schreiben wiedergegebenen Inhalt als verbindlich zustande gekommen.

Mit freundlichen Grüßen

...........................................

________

Anlage: Allgemeine Geschäftsbedingungen

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