Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is AXG Sp. z o.o., een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid opgericht naar Pools recht, met statutaire zetel te ul. Graniczna 29, 40-017 Katowice, Polen, ingeschreven in het Ondernemersregister van het Nationaal Gerechtsregister onder KRS-nummer 0000563458, NIP 9542756130, REGON 361793430 ("AXG", "wij", "ons", "onze").

U kunt voor alle aangelegenheden met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de uitoefening van uw rechten per e-mail contact met ons opnemen via: privacy@legaldocs.expert.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; vragen over gegevensbescherming dienen naar het bovenstaande adres te worden gestuurd.

2. Reikwijdte van dit Beleid

Dit Privacybeleid is van toepassing op persoonsgegevens die worden verwerkt wanneer u de Website bezoekt, een account aanmaakt, een Bestelling plaatst, een betaling verricht, een Document genereert of downloadt, contact met ons opneemt of de Dienst anderszins gebruikt.

Het is niet van toepassing op websites, diensten of applicaties van derden waarnaar wij verwijzen maar waarover wij geen controle hebben.

3. Gegevensminimalisatie en lokale verwerking

De Dienst is zo ontworpen dat de persoonsgegevens en andere informatie die u in de documentvelden invoert in de regel lokaal in uw browser of op uw apparaat worden verwerkt, uitsluitend met het oog op het genereren van het Document.

Wij verzamelen, verzenden of bewaren de inhoud van gegenereerde Documenten niet opzettelijk op onze servers, tenzij de Website duidelijk anders aangeeft voor een specifieke functie of u dergelijke inhoud vrijwillig aan ons verzendt, bijvoorbeeld in een ondersteunings- of klachtverzoek.

U dient ons geen ingevulde Documenten, gevoelige gegevens, bijzondere categorieën persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie van derden te verzenden, tenzij strikt noodzakelijk.

4. Categorieën persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van hoe u de Dienst gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• accountgegevens, zoals uw e-mailadres en wachtwoord (opgeslagen in gehashte vorm);
• bestel- en factuurgegevens, zoals naam of bedrijfsnaam, factuuradres en fiscale identificatie waar vereist voor facturen;
• betalingsgegevens, zoals betalingsstatus, transactie-identificatoren en de bevestiging ontvangen van onze betalingsaanbieder (wij bewaren geen volledige kaartnummers);
• inhoud die u vrijwillig aan ons verzendt, zoals berichten, bijlagen of Documenten die zijn opgenomen in een ondersteunings- of klachtverzoek;
• technische en gebruiksgegevens, zoals IP-adres, browsertype, apparaatinformatie, taalinstellingen, loggegevens, beveiligingsgebeurtenissen en de bij benadering bepaalde locatie afgeleid uit uw IP-adres;
• communicatiegegevens, zoals de inhoud van uw correspondentie met ons en registraties van klachten;
• gegevens die nodig zijn om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Documentveldgegevens die lokaal in uw browser worden verwerkt, vallen niet onder de bovenstaande categorieën, omdat zij bij normaal gebruik van de Dienst niet op onze servers terechtkomen.

5. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer er een rechtsgrond bestaat op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In het bijzonder:

• om de Dienst te leveren, uw account aan te maken en te beheren, Bestellingen te verwerken en Documenten te leveren - uitvoering van een overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b, AVG);
• om betalingen te verwerken en facturen op te stellen, en om te voldoen aan boekhoudkundige en fiscale verplichtingen - wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c, AVG);
• om klachten, vragen en ondersteuningsverzoeken af te handelen - uitvoering van een overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om u te antwoorden (artikel 6, lid 1, onder b en f, AVG);
• om de beveiliging van de Website te waarborgen, fraude en misbruik te voorkomen en logbestanden bij te houden - ons gerechtvaardigd belang bij het exploiteren van een veilige dienst (artikel 6, lid 1, onder f, AVG);
• om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen - ons gerechtvaardigd belang en, waar van toepassing, een wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder f en c, AVG);
• om optionele analyse- of soortgelijke niet-essentiële technologieën te gebruiken - uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a, AVG), waar die toestemming vereist is;
• om marketingcommunicatie te verzenden, waar aangeboden - uw toestemming (artikel 6, lid 1, onder a, AVG), die u te allen tijde kunt intrekken.

Waar wij ons baseren op gerechtvaardigde belangen, heeft u het recht bezwaar te maken, zoals beschreven in de sectie over uw rechten hieronder.

6. Cookies en soortgelijke technologieën

Wij gebruiken cookies en soortgelijke technologieën die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de Website, zoals het behouden van uw sessie en het beveiligen van de Dienst. Deze vereisen geen toestemming.

Wij gebruiken niet-essentiële cookies of soortgelijke technologieën, zoals analyse, uitsluitend met uw toestemming, waar vereist. U kunt uw toestemming beheren of intrekken via de op de Website beschikbaar gestelde cookie-instellingen of via de instellingen van uw browser.

Het uitschakelen van bepaalde cookies kan de beschikbaarheid of functionaliteit van delen van de Dienst beïnvloeden.

7. Ontvangers van persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend waar nodig en met passende waarborgen. Ontvangers kunnen zijn:

• betalingsverwerkers die de betalingen van Bestellingen afhandelen en ons betalingsbevestiging en transactiegegevens verstrekken;
• hosting- en infrastructuuraanbieders die de Website exploiteren en account-, factuur- en loggegevens namens ons opslaan;
• aanbieders van analyse-, beveiligings- en antifraudediensten, waar gebruikt en waar de toepasselijke toestemming is gegeven;
• e-mail- en communicatieaanbieders die worden gebruikt om servicemeldingen te verzenden en op vragen te reageren;
• boekhoudkundige, fiscale en juridische adviseurs en aanbieders van factureringsdiensten;
• overheidsinstanties, rechtbanken of andere instanties waar wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Waar deze aanbieders namens ons handelen, verwerken zij persoonsgegevens als verwerkers op grond van verwerkersovereenkomsten die hen verplichten uw gegevens te beschermen en uitsluitend volgens onze instructies te gebruiken.

8. Internationale doorgiften

Wij streven ernaar persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te houden.

Waar een ontvanger of verwerker zich buiten de EER bevindt, geven wij persoonsgegevens uitsluitend door waar een passend beschermingsniveau is gewaarborgd, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, standaardcontractbepalingen of een ander rechtmatig doorgiftemechanisme op grond van de AVG.

U kunt informatie opvragen over de op dergelijke doorgiften toegepaste waarborgen door contact met ons op te nemen op het bovenstaande adres.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens uitsluitend zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, waaronder:

• accountgegevens - zolang uw account actief is en gedurende een redelijke periode daarna, tenzij u om eerdere verwijdering verzoekt;
• bestel-, factuur- en belastinggegevens - gedurende de door het toepasselijke boekhoud- en belastingrecht vereiste periode;
• betalings- en transactieregistraties - gedurende de periode die nodig is voor de afhandeling van klachten, terugvorderingen en wettelijke verplichtingen;
• correspondentie- en klachtgegevens - zolang als nodig is om de aangelegenheid af te handelen en gedurende een eventuele toepasselijke verjaringstermijn;
• technische en beveiligingslogbestanden - gedurende een beperkte periode die nodig is voor beveiliging, diagnostiek en fraudepreventie;
• gegevens die nodig zijn om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen - totdat de relevante verjaringstermijnen verstrijken.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, verwijderen wij deze of anonimiseren wij deze onomkeerbaar.

10. Uw rechten

Onder voorbehoud van de in de AVG vastgelegde voorwaarden en uitzonderingen heeft u het recht om:

• toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens en een kopie daarvan te verkrijgen;
• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens te verzoeken;
• wissing van uw gegevens te verzoeken ("recht op vergetelheid");
• beperking van de verwerking te verzoeken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van onze gerechtvaardigde belangen, met inbegrip van profilering;
• gegevensoverdraagbaarheid, waar de verwerking is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst en met geautomatiseerde middelen wordt uitgevoerd;
• uw toestemming te allen tijde in te trekken, waar de verwerking op toestemming is gebaseerd, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen op het bovenstaande adres. Mogelijk moeten wij uw identiteit verifiëren voordat wij reageren.

U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Polen is dit de voorzitter van het Bureau voor de Bescherming van Persoonsgegevens (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warschau.

11. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen besluiten die rechtsgevolgen voor u hebben of u op vergelijkbare wijze in aanzienlijke mate treffen, uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, met inbegrip van profilering.

12. Beveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking, rekening houdend met de aard, de omvang en de risico's van de verwerking.

Geen enkele internetdienst, browsergebaseerd hulpmiddel, apparaat of netwerk is echter volledig veilig. U bent verantwoordelijk voor het gebruik van een veilig apparaat en een veilige browser, het vertrouwelijk houden van uw accountgegevens en het beschermen van de toegang tot uw e-mail, apparaat en gedownloade bestanden.

13. Kinderen

De Dienst is niet gericht op kinderen en is niet bedoeld voor gebruik door personen die niet de vereiste leeftijd hebben om op grond van het toepasselijke recht een overeenkomst aan te gaan. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

14. Verstrekking van gegevens

Het verstrekken van persoonsgegevens is vrijwillig, maar bepaalde gegevens zijn noodzakelijk om specifieke functies te gebruiken. Zo is een e-mailadres nodig om een account aan te maken en zijn factuurgegevens nodig om een factuur op te stellen. Zonder dergelijke gegevens kunnen wij mogelijk het betreffende deel van de Dienst niet leveren.

15. Wijzigingen van dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De geldende versie is altijd beschikbaar op de Website, met vermelding van de datum van de laatste update.

Wezenlijke wijzigingen worden op passende wijze meegedeeld waar de wet dit vereist.

16. Contact

Voor vragen over dit Privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens, of om uw rechten uit te oefenen, kunt u per e-mail contact met ons opnemen via: privacy@legaldocs.expert.