Poniżej wyjaśniamy, co powinno zawierać pokwitowanie i w jakich sytuacjach warto je sporządzić.
Do czego służy pokwitowanie?
Pokwitowanie potwierdza odbiór gotówki - np. zapłaty za towar lub usługę, zwrotu pożyczki, kaucji czy zaliczki. Chroni obie strony i może być dowodem w razie sporu. Dłużnik spełniający świadczenie ma prawo żądać pokwitowania.
Co powinno zawierać pokwitowanie?
- datę i miejsce sporządzenia,
- dane osoby przekazującej i odbierającej,
- kwotę (cyfrowo i słownie),
- tytuł płatności (czego dotyczy),
- oświadczenie o odbiorze gotówki,
- podpis osoby odbierającej.
Kiedy warto je sporządzić?
- przy płatnościach gotówkowych za towar lub usługę,
- przy zwrocie pożyczki lub kaucji,
- przy przekazaniu zaliczki lub zadatku,
- zawsze, gdy brak innego potwierdzenia, np. przelewu.
Pokwitowanie a inne dokumenty
Pokwitowanie nie zastępuje faktury ani paragonu, które mogą być wymagane do celów podatkowych. Pełni natomiast rolę dowodu spełnienia świadczenia pieniężnego.
Najczęstsze błędy
- brak kwoty słownie,
- nieokreślony tytuł płatności,
- brak podpisu odbiorcy,
- brak daty.
Najczęściej zadawane pytania
Czy pokwitowanie musi mieć formę pisemną?
Dla celów dowodowych zdecydowanie warto sporządzić je na piśmie. Osoba spełniająca świadczenie może żądać pokwitowania.
Czy pokwitowanie zastępuje fakturę?
Nie. Faktura lub paragon mogą być wymagane odrębnie, zwłaszcza do celów podatkowych. Pokwitowanie potwierdza jedynie odbiór środków.
Czy podpis odbiorcy jest konieczny?
Tak - to on potwierdza, że gotówka została odebrana. Bez podpisu dokument ma niewielką wartość dowodową.
Czy mogę żądać pokwitowania przy zapłacie?
Tak. Spełniając świadczenie, masz prawo żądać od wierzyciela pokwitowania.
Wzór ma charakter ogólny i może wymagać dostosowania do konkretnej sytuacji.