Politique de Remboursement des Dépenses - Formulaire

POLITIQUE DE REMBOURSEMENT DES DÉPENSES

________ (l'« Employeur »)

Adresse du siège : ________

Date de mise en vigueur : ________

La présente politique de remboursement des dépenses (la « politique ») énonce les lignes directrices que tout employé de l'Employeur est tenu de respecter lorsqu'il engage des dépenses dans le cadre de l'exercice de ses fonctions. La présente politique fait partie intégrante des conditions de travail applicables aux employés et doit être interprétée conformément au Code civil du Québec, à la Loi sur les normes du travail (RLRQ, c. N-1.1) et aux autres lois applicables.

Cette politique vise les dépenses telles que les déplacements professionnels des employés, les repas pris dans le cadre du travail ou l'achat, à même leurs fonds personnels, d'articles nécessaires à l'accomplissement de leurs fonctions. Elle a pour objectif de préciser quelles dépenses sont couvertes et lesquelles ne le sont pas, ainsi que les responsabilités assumées par les employés en matière de dépenses.

Conformément à l'article 2088 du Code civil du Québec, l'employé exécute son travail avec prudence et diligence et agit avec loyauté envers l'Employeur. Aux termes de l'article 2087 du Code civil du Québec, l'Employeur prend les mesures appropriées à la nature du travail et assume les frais raisonnables engagés par l'employé pour l'exécution de ses fonctions, sous réserve des modalités prévues à la présente politique.

§ 1. CHAMP D'APPLICATION

1.1 La présente politique s'applique à l'ensemble des employés de l'Employeur, quel que soit leur statut, à compter de la date de mise en vigueur indiquée ci-dessus.

1.2 En cas de divergence entre la présente politique et le contrat de travail individuel d'un employé ou une convention collective applicable, les dispositions les plus favorables à l'employé prévalent dans la mesure prévue par la loi.

§ 2. DÉPENSES COUVERTES

2.1 L'Employeur couvre généralement les dépenses liées au travail des employés. Une dépense liée au travail s'entend de toute dépense raisonnable et nécessaire directement liée à l'exécution des fonctions de l'employé.

2.2 Les dépenses liées au travail peuvent être soit payées directement par l'Employeur, soit avancées par l'employé puis remboursées conformément à la procédure prévue au paragraphe § 4.

2.3 Bien que les dépenses professionnelles puissent être généralement couvertes, elles peuvent être assujetties à un plafond fixé par l'Employeur. Le plafond applicable par catégorie de dépense est de ________. Avant d'engager une dépense liée au travail, l'employé est invité à consulter son supérieur immédiat.

2.4 Sous réserve d'approbation préalable et sans qu'aucune dépense ne soit approuvée de façon catégorique, l'Employeur couvre notamment les dépenses professionnelles suivantes :

• les dépenses liées à l'appareil téléphonique professionnel (cellulaire) de l'employé, à condition que l'appareil soit utilisé exclusivement à des fins professionnelles, sans usage personnel autorisé;
• les dépenses liées aux voyages d'affaires de l'employé, telles que les billets d'avion, l'hébergement, la location de véhicule, l'essence, les visas requis et les vaccinations;
• les dépenses liées aux repas pris par l'employé dans le cadre de ses activités professionnelles, notamment lors de voyages d'affaires ou d'événements professionnels;
• les dépenses de représentation raisonnables engagées par l'employé à l'égard des clients de l'Employeur ou d'autres tiers liés à l'Employeur;
• les dépenses liées à certaines formations ou activités de perfectionnement liées au travail de l'employé;
• les dépenses liées à l'achat d'outils et d'équipements nécessaires au travail de l'employé;
• les dépenses liées aux permis d'exercice et autres cotisations professionnelles liées au travail de l'employé.

2.5 Pour toute dépense dont l'employé souhaite obtenir le remboursement et qui ne figure pas dans la liste ci-dessus, l'employé peut s'adresser à son supérieur immédiat afin d'en demander la couverture. La couverture n'est pas garantie.

§ 3. DÉPENSES NON COUVERTES

3.1 Les dépenses suivantes ne sont catégoriquement pas couvertes et leur coût intégral demeure à la charge de l'employé :

• les dépenses liées à des réunions ou déplacements non autorisés ou de nature personnelle;
• les dépenses liées à l'expiration d'un permis professionnel imputable à la négligence de l'employé;
• les dépenses non liées au travail de l'employé;
• les dépenses liées à des surclassements non autorisés lors d'un voyage ou de la location d'équipement au nom de l'Employeur;
• les dépenses liées à une amende pour excès de vitesse ou à toute autre infraction au Code de la sécurité routière (RLRQ, c. C-24.2).

3.2 La liste qui précède n'est pas exhaustive. Pour toute question relative aux dépenses couvertes ou non couvertes, l'employé est invité à consulter son supérieur immédiat.

§ 4. PROCÉDURE DE REMBOURSEMENT

4.1 Pour obtenir le remboursement d'une dépense liée au travail, l'employé doit soumettre une demande de remboursement à son supérieur immédiat dans un délai de ________ suivant l'engagement de la dépense.

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4.3 Une fois la demande approuvée, l'employé est remboursé dans un délai de ________ selon les modalités habituelles de paiement de l'Employeur, par ________.

4.4 L'Employeur conserve les pièces justificatives conformément aux obligations légales et fiscales applicables, notamment en matière de protection des renseignements personnels.

§ 5. MESURES DISCIPLINAIRES

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5.2 Les mesures disciplinaires sont appliquées de façon proportionnée à la gravité du manquement et dans le respect des principes d'équité procédurale.

§ 6. MODIFICATION DE LA POLITIQUE

6.1 L'Employeur se réserve le droit de modifier la présente politique en tout temps, sous réserve d'un préavis raisonnable aux employés. Toute modification entre en vigueur à la date qu'elle indique.

§ 7. ACCUSÉ DE RÉCEPTION

7.1 L'employé reconnaît avoir reçu, lu et compris la présente politique et s'engage à s'y conformer.

Nom de l'employé : ________

Signature de l'employé : ________

Date : ________

Pour l'Employeur : ________, ________

Signature : ________

Date : ________