Política de Privacidad para Trabajadores de una Empresa - Formulario Modelo Word y PDF Pro · ES-law

POLÍTICA INTERNA DE PROTECCIÓN DE DATOS, SEGURIDAD Y USO DE MEDIOS TECNOLÓGICOS APLICABLE A LOS TRABAJADORES

(Documento elaborado conforme al Reglamento (UE) 2016/679, a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, y al Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores)

En ________, a ________.

I. POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS DE LOS TRABAJADORES

En cumplimiento del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (en adelante, «RGPD»), y de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (en adelante, «LOPDGDD»), la empresa ________ (en adelante, la «Empresa») proporciona, mediante el presente apartado, toda la información necesaria para que el Trabajador conozca la tipología de datos que la Empresa trata sobre sus empleados, las finalidades perseguidas, la base de legitimación, los derechos reconocidos por la normativa de protección de datos y el modo de ejercerlos.

Los datos se facilitan para el establecimiento, mantenimiento y cumplimiento de la relación laboral, así como para la gestión administrativa, contable y de personal de la Empresa, encontrando su principal base de legitimación en la ejecución del contrato de trabajo (art. 6.1.b RGPD) y en el cumplimiento de las obligaciones legales que incumben a la Empresa (art. 6.1.c RGPD).

Debe advertirse que la negativa a facilitar determinados datos estrictamente necesarios podría obstaculizar el desarrollo de la relación laboral y el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de trabajo.

§ 1.- Normativa aplicable

La presente política se adapta a la normativa española y europea vigente en materia de protección de datos personales. En particular, respeta las siguientes normas:

• El Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016 (RGPD).
• La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
• El Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores (en adelante, «ET»).
• La Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.

§ 2.- Ámbito de aplicación

Esta política es de aplicación al tratamiento de datos personales de las siguientes personas:

• empleados que prestan servicios para la Empresa, incluidos becarios y estudiantes en prácticas;
• candidatos a puestos dentro de la Empresa;
• antiguos empleados de la Empresa.

A efectos de este documento, estas personas se denominan conjuntamente los «Trabajadores». Esta política no se aplica a los datos personales de clientes, proveedores, accionistas o visitantes, para los que deberá consultarse la política de privacidad correspondiente.

La Empresa se reserva el derecho de actualizar la presente política en cualquier momento, notificando a los Trabajadores cualquier modificación sustancial.

§ 3.- Identidad del Responsable del Tratamiento

El Responsable del Tratamiento de los datos personales recogidos es: ________, con NIF: ________ (en adelante, el «Responsable del Tratamiento»). Sus datos de contacto son los siguientes:

Dirección:
________
Teléfono de contacto: ________
Correo electrónico de contacto: ________

En su caso, los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos son: ________.

§ 4.- Principios aplicables al tratamiento

El tratamiento de los datos personales del Trabajador se someterá a los principios recogidos en el artículo 5 del RGPD y en los artículos 4 y siguientes de la LOPDGDD:

• Principio de licitud, lealtad y transparencia.
• Principio de limitación de la finalidad.
• Principio de minimización de datos.
• Principio de exactitud.
• Principio de limitación del plazo de conservación.
• Principio de integridad y confidencialidad.
• Principio de responsabilidad proactiva.

§ 5.- Categorías de datos personales

Los datos personales que podrán ser objeto de tratamiento son:

• datos identificativos (apellidos, nombre, sexo, nacionalidad, fecha y lugar de nacimiento, fotografías) e información de contacto (dirección postal, correo electrónico y teléfono);
• información social (número de la Seguridad Social, permiso de trabajo, información sobre discapacidad);
• información económica y financiera (situación fiscal, salario, categoría profesional, aportaciones a planes de pensiones, datos bancarios, registros de nómina);
• información sobre la situación familiar (estado civil) y datos identificativos del cónyuge, pareja, hijos, personas a cargo o parientes más cercanos e información de contacto en caso de emergencia;
• información académica y profesional (titulaciones, CV, planificación profesional);
• datos identificativos sobre empresas o empleadores de referencia;
• información profesional (contrato de trabajo, fecha de comienzo, número de identificación, puestos ocupados, jornada, ausencias y bajas, registros de formación, fecha y motivo de salida);
• información disciplinaria y sobre reclamaciones;
• datos sobre la utilización de los sistemas de información de la Empresa (dirección IP, datos de inicio de sesión);
• datos del sistema de videovigilancia y control de acceso a las instalaciones;
• cualesquiera otros datos recogidos durante la relación laboral o aportados por el Trabajador.

El tratamiento de categorías especiales de datos (art. 9 RGPD), tales como datos relativos a la salud, se realizará únicamente cuando exista una base legitimadora habilitante, en particular el cumplimiento de obligaciones en materia de Derecho laboral y de Seguridad Social, así como en materia de prevención de riesgos laborales y vigilancia de la salud.

Los datos se obtienen directamente del Trabajador mediante la aportación de su CV y demás documentación durante el proceso de contratación, así como en el curso de la relación laboral. Será obligación del Trabajador comunicar a la Empresa cualquier modificación de sus datos.

§ 6.- Finalidad del tratamiento

La Empresa tratará los datos personales de los Trabajadores con las siguientes finalidades:

• Gestión laboral (alta, modificaciones y bajas de contratos, nóminas, etc.);
• Gestión fiscal (aplicación de retenciones, bonificaciones, etc.);
• Gestión administrativa (permisos, vacaciones, beneficios sociales, etc.);
• Gestión de la formación de los Trabajadores;
• Gestión de la prevención de riesgos laborales y vigilancia de la salud;
• Registro de la jornada laboral, conforme al artículo 34.9 del ET;
• Ejercicio de las facultades de organización, dirección y control reconocidas a la Empresa por el artículo 20 del ET.

§ 7.- Base de legitimación del tratamiento

§ 8.- Plazo de conservación

Los datos personales facilitados por los Trabajadores se conservarán mientras se mantenga la relación laboral. Tras su finalización, se conservarán debidamente bloqueados durante los plazos de prescripción de las acciones y obligaciones legales que resulten de aplicación, en particular en materia laboral, fiscal y de Seguridad Social, no inferiores en ningún caso a cuatro años respecto de la documentación laboral. Transcurridos dichos plazos, los datos serán suprimidos de los sistemas de la Empresa.

§ 9.- Comunicación y cesión de datos

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Cuando la Empresa recurra a encargados del tratamiento, suscribirá con ellos el correspondiente contrato conforme al artículo 28 del RGPD, garantizando que ofrezcan el nivel de protección exigido por la normativa vigente.

No están previstas transferencias internacionales de datos. En caso de que el Responsable del Tratamiento previera la transmisión de datos a terceros países u organizaciones internacionales, lo comunicaría previamente al Trabajador, aplicando las garantías exigidas por el Capítulo V del RGPD.

La Empresa no comunicará los datos personales de los Trabajadores a terceros con fines de marketing directo, salvo consentimiento expreso del interesado.

§ 10.- Derechos de los Trabajadores

El Trabajador podrá ejercitar frente al Responsable del Tratamiento los derechos de acceso, rectificación, supresión («derecho al olvido»), limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y oposición, en los términos previstos en los artículos 15 a 22 del RGPD y en los artículos 12 y siguientes de la LOPDGDD.

• Derecho de acceso: obtener confirmación de si se están tratando o no sus datos y, en su caso, acceder a ellos y a la información sobre el tratamiento.
• Derecho de rectificación: obtener la modificación de los datos inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión: obtener la supresión de los datos cuando concurra alguno de los supuestos del artículo 17 del RGPD.
• Derecho a la limitación del tratamiento: obtener la limitación del tratamiento en los supuestos del artículo 18 del RGPD.
• Derecho a la portabilidad: recibir los datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica y transmitirlos a otro responsable.
• Derecho de oposición: oponerse al tratamiento de sus datos por motivos relacionados con su situación particular.

El Trabajador podrá ejercitar sus derechos mediante comunicación dirigida al Responsable del Tratamiento con la referencia «RGPD-________», especificando: nombre, apellidos y copia del DNI o documento equivalente; en su caso, acreditación de la representación; petición concreta; domicilio a efectos de notificaciones; fecha y firma; y la documentación que acredite la petición. La solicitud podrá remitirse a la siguiente dirección postal o correo electrónico:

Dirección postal:
________
Correo electrónico: ________

Asimismo, el Trabajador tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es) si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

II. POLÍTICA DE PROTECCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

§ 11.- Videovigilancia

La Empresa informa de que ha instalado un sistema de videovigilancia mediante cámaras en el centro de trabajo situado en ________, con la finalidad de garantizar la seguridad de personas, bienes e instalaciones, así como para el ejercicio de las facultades de control empresarial que el artículo 20.3 del ET y el artículo 89 de la LOPDGDD reconocen a la Empresa, guardando la debida consideración a la dignidad del Trabajador.

Las imágenes captadas constituyen un dato personal conforme al artículo 4 del RGPD. A tal efecto, el Responsable del Tratamiento facilita la siguiente información:

• La finalidad del tratamiento es la seguridad de personas, bienes e instalaciones, así como el control del cumplimiento de las obligaciones laborales.
• La base de legitimación es la facultad de control del empleador (art. 20.3 ET) y el interés legítimo en la seguridad (art. 6.1.f RGPD).
• Las imágenes se conservarán durante un plazo máximo de ________, no pudiendo exceder de un mes desde su captación, salvo deber de conservación para acreditar infracciones, conforme al artículo 22 de la LOPDGDD.
• Los sistemas de grabación se ubicarán en lugar de acceso restringido, accediendo a las imágenes únicamente el personal autorizado.
• Salvo obligación legal, los datos no se comunicarán a terceros. Las peticiones de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad se atenderán en el marco de actuaciones policiales o judiciales.
• El Trabajador podrá ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad a través del siguiente contacto: ________.
• El Trabajador tiene derecho a presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

No se instalarán sistemas de videovigilancia en lugares destinados al descanso o esparcimiento de los Trabajadores, ni en vestuarios, aseos o análogos (art. 89.2 LOPDGDD).

§ 12.- Cláusula de confidencialidad

De conformidad con los artículos 5.1.f y 28 del RGPD y con el artículo 5 de la LOPDGDD, los Trabajadores que intervengan en cualquier fase del tratamiento de datos personales están obligados al deber de confidencialidad y secreto profesional, obligación que subsistirá aun después de finalizar la relación laboral.

El Trabajador se compromete a:

• No revelar a personas ajenas a la Empresa la información a la que haya tenido acceso, salvo cuando sea necesario para el cumplimiento de sus obligaciones o medie requerimiento de autoridad competente o disposición legal.
• Utilizar dicha información con sigilo y confidencialidad, sin destinarla a finalidades distintas de las laborales ni cederla a terceros sin autorización.
• No utilizar de ninguna forma la información obtenida con ocasión de su condición de Trabajador que no resulte necesaria para el desarrollo de sus funciones.

Queda prohibido extraer documentación de la Empresa sin autorización expresa del Responsable del Tratamiento, así como cualquier copia, transmisión o difusión no autorizada de la misma.

Esta obligación de confidencialidad deberá respetarse durante toda la vigencia de la relación laboral y con posterioridad a su extinción. Su incumplimiento podrá dar lugar a las responsabilidades disciplinarias, civiles y, en su caso, penales que correspondan.

§ 13.- Política de mesas y pantallas limpias

La Empresa establece como norma de obligado cumplimiento la política de mesas y pantallas limpias, con el fin de garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de la información tratada.

El Trabajador deberá mantener su puesto despejado de documentación o soportes que contengan información confidencial o datos personales. Al ausentarse o al finalizar la jornada, dicha documentación deberá guardarse bajo llave, sin quedar a la vista de terceros.

El Trabajador deberá bloquear el equipo informático siempre que se ausente de su puesto, de forma que la reanudación requiera la introducción de la contraseña correspondiente, y deberá apagarlo o dejarlo en estado que impida la visualización de información protegida al finalizar la jornada.

Asimismo, deberá retirar de inmediato los documentos confidenciales de impresoras, fotocopiadoras y faxes, y proceder a la destrucción segura de la documentación que ya no resulte necesaria.

§ 14.- Registro de jornada

De conformidad con el artículo 34.9 del ET, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, la Empresa garantiza el registro diario de la jornada de cada Trabajador, que comprenderá el horario concreto de inicio y finalización de la jornada. El sistema de registro adoptado por la Empresa es el siguiente: ________.

El registro contendrá, como mínimo, la siguiente información: identificación de la Empresa; identificación del Trabajador; horario de entrada y salida; y distinción entre horas ordinarias y horas extraordinarias o complementarias, en su caso. El Trabajador tiene la obligación de registrar su jornada con veracidad.

La Empresa conservará los registros de jornada durante un plazo de cuatro años, permaneciendo a disposición de los Trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

§ 15.- Derecho a la desconexión digital

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III. POLÍTICA DE USO DE MEDIOS TECNOLÓGICOS

Los sistemas informáticos, las aplicaciones de mensajería y correo electrónico, el uso de Internet, las redes de datos y demás dispositivos constituyen herramientas necesarias para la actividad de la Empresa. La Empresa los pone a disposición de los Trabajadores con la finalidad exclusiva de que estos desarrollen las funciones propias de su puesto de trabajo.

De conformidad con el artículo 87 de la LOPDGDD, los Trabajadores tendrán derecho a la protección de su intimidad en el uso de los dispositivos digitales puestos a su disposición por la Empresa. La presente política, elaborada con participación de la representación legal de los Trabajadores en lo que resulte preceptivo, establece los criterios de uso de dichos dispositivos.

§ 16.- Uso de Internet

La Empresa facilita el acceso a Internet en función de las funciones asignadas. El Trabajador es responsable de las sesiones iniciadas y del material que visualice y descargue, debiendo realizar un uso responsable y lícito.

Internet es una herramienta de uso profesional. Se prohíbe su utilización inapropiada, con fines recreativos o para obtener o distribuir material incompatible con los valores de la Empresa. El Trabajador seguirá las recomendaciones de seguridad relativas a la navegación, tales como verificar la corrección de las URL de destino, la validez de los certificados en entornos seguros y el cumplimiento del protocolo https en páginas con información crítica.

Se prohíbe expresamente el acceso, descarga o almacenamiento de páginas o contenidos ilegales o que atenten contra la moral, así como de programas o complementos sin autorización de la Empresa.

Conforme al artículo 87 de la LOPDGDD, la Empresa podrá acceder a los contenidos derivados del uso de Internet a los solos efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales y de garantizar la integridad de los dispositivos, respetando en todo caso los criterios de uso previamente establecidos y los estándares mínimos de protección de la intimidad del Trabajador.

§ 17.- Uso de equipos informáticos (hardware)

Son de aplicación las siguientes reglas:

• El Trabajador no podrá realizar cambios, manipulaciones o modificaciones de los equipos sin autorización expresa del Departamento de Servicios Informáticos.
• En las instalaciones de ________ se trabajará con los medios titularidad de la Empresa. Los medios ajenos deberán cumplir los requisitos técnicos y de seguridad establecidos.
• Queda prohibida la conexión de medios tecnológicos propios del Trabajador a la red corporativa salvo autorización expresa.
• Cada Trabajador será responsable de la custodia del equipo asignado, debiendo apagarlo o bloquearlo cuando se ausente.

§ 18.- Uso responsable del software y política de credenciales

Cada equipo contendrá las aplicaciones necesarias para el desempeño de las funciones del Trabajador. Únicamente el Departamento de Servicios Informáticos podrá instalar software del que la Empresa disponga de licencia o de carácter gratuito o libre. Queda prohibido instalar software no autorizado o no licenciado («pirata»), cuya utilización puede conllevar responsabilidades civiles y penales.

Para el acceso a los sistemas de la Empresa se establecen las siguientes normas:

• Cada Trabajador dispondrá de un identificador único de usuario.
• No se accederá al sistema con el identificador y contraseña de otro Trabajador; las responsabilidades del acceso recaerán sobre el titular del identificador.
• Las contraseñas son de carácter secreto y no se comunicarán a terceros ni se incluirán en mensajes de correo electrónico u otros medios.
• La contraseña deberá reunir las siguientes condiciones:

________

§ 19.- Uso responsable del correo electrónico corporativo

El correo electrónico corporativo es una herramienta puesta a disposición del Trabajador para el desarrollo de las funciones encomendadas. Su uso para fines ajenos se considera inapropiado y podrá constituir falta laboral.

Queda prohibido:

• Utilizar el correo electrónico para fines comerciales o financieros ajenos a la actividad laboral.
• Utilizar en los equipos de la Empresa buzones de otros proveedores, manipular cabeceras o emplear direcciones no asignadas.
• Distribuir masivamente mensajes con contenidos inapropiados.
• Enviar mensajes con contenidos de carácter sexual, discriminatorio, ofensivo, difamatorio, amenazante o insultante.
• Enviar mensajes con contenidos audiovisuales o multimedia no relacionados con las funciones que dificulten el tráfico de la red.
• Enviar correos profesionales desde direcciones privadas del Trabajador.
• Permitir el uso de la cuenta a personas no autorizadas.
• Enviar mensajes que comprometan la reputación de la Empresa.
• Divulgar secretos comerciales o información confidencial de la Empresa, clientes o proveedores.
• Difundir mensajes a múltiples destinatarios revelando innecesariamente sus direcciones entre sí.

Las comunicaciones enviadas, recibidas o almacenadas mediante los sistemas de la Empresa se consideran propiedad de esta. La Empresa podrá supervisar dichas comunicaciones, conforme al artículo 87 de la LOPDGDD y al artículo 20.3 del ET, a los solos efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales, respetando la intimidad del Trabajador. El incumplimiento de esta política podrá dar lugar a las correspondientes sanciones disciplinarias, incluida, en su caso, la extinción del contrato de trabajo.

§ 20.- Obligación de notificar incidentes de seguridad

El Trabajador deberá comunicar de forma inmediata al departamento competente cualquier incidente relacionado con su puesto de trabajo, entre otros:

• alertas de virus o malware;
• llamadas sospechosas solicitando información sensible;
• correos electrónicos que contengan virus;
• pérdida de dispositivos móviles o de almacenamiento externo;
• borrado o alteración accidental de información;
• comportamientos anómalos de los sistemas;
• hallazgo de información en ubicaciones no designadas;
• indicios de acceso físico no autorizado a áreas restringidas;
• indicios de accesos no autorizados a sistemas o información confidencial.

La detección de cualquier brecha de seguridad de los datos personales deberá comunicarse de inmediato al Responsable del Tratamiento, a fin de cumplir, en su caso, con las obligaciones de notificación previstas en los artículos 33 y 34 del RGPD.

§ 21.- Política de uso de dispositivos móviles de la Empresa

La Empresa dotará a los Trabajadores que lo requieran de línea y terminal móvil corporativos, elaborando un registro de los dispositivos asignados. Serán de aplicación las siguientes reglas:

• El Trabajador hará buen uso del dispositivo, de uso exclusivo personal, sin cederlo a terceros.
• El mantenimiento queda restringido al Departamento de Servicios Informáticos.
• Los dispositivos se destinarán únicamente a fines profesionales; el Trabajador será responsable de cualesquiera datos personales que en su caso almacene.
• La información corporativa no estrictamente necesaria no se almacenará en el dispositivo, debiendo sincronizarse para evitar duplicidades.
• La información confidencial se almacenará cifrada y será eliminada de forma segura antes de la devolución del dispositivo.
• El Trabajador adoptará las medidas de custodia adecuadas y notificará de inmediato cualquier robo o pérdida.
• En caso de avería por uso ordinario, se facilitará un terminal similar, previa entrega del averiado.
• En caso de robo o hurto deberá formularse la correspondiente denuncia.
• Serán de aplicación las normas de la presente política relativas al uso de equipos informáticos.

El incumplimiento de la presente política podrá dar lugar a la aplicación de las medidas disciplinarias correspondientes, conforme al régimen siguiente:

________

§ 22.- Uso del teléfono móvil personal en la Empresa

El uso de teléfonos móviles particulares durante la jornada laboral, salvo en los tiempos de descanso, se permite respetando las siguientes pautas:

• Mantener los dispositivos en modo silencio o vibración para no perturbar el trabajo ajeno.
• Limitar la duración de las llamadas a avisos o mensajes breves.
• No abandonar las instalaciones para atender llamadas personales sin autorización del superior jerárquico.
• No conectar el dispositivo a la red wifi de la Empresa sin autorización.
• Desconectar obligatoriamente el teléfono móvil en los siguientes casos: ________.
• Usar las redes sociales personales con moderación, sin perjudicar la productividad ni la reputación de la Empresa.
• No incumplir el Código Ético y de Conducta, en particular en materia de discriminación, acoso o intimidación, ni divulgar información confidencial.

El incumplimiento de estas directrices podrá dar lugar a la imposición de las sanciones que correspondan en el orden laboral.

§ 23.- Inspección y control

El artículo 20.3 del ET reconoce a la Empresa la facultad de adoptar las medidas de vigilancia y control que estime oportunas para verificar el cumplimiento por el Trabajador de sus obligaciones laborales, guardando la consideración debida a su dignidad. A tal fin, la Empresa podrá revisar periódicamente los medios puestos a disposición del Trabajador, respetando en todo caso los criterios de uso previamente comunicados y los derechos reconocidos en los artículos 87 a 90 de la LOPDGDD.

El Trabajador manifiesta haber leído y comprendido la presente Política de ________ y declara estar informado de sus funciones y obligaciones.

§ 24.- Suspensión o finalización de la relación laboral

La cesión del uso de los medios tecnológicos se mantiene únicamente mientras dure la relación laboral. Producida su extinción por cualquier causa, se denegará el acceso a dichos medios. De forma coetánea o inmediatamente previa, se permitirá al Trabajador, bajo supervisión del Departamento de Servicios Informáticos, el acceso para borrar o extraer su información personal.

Tras la extinción, la Empresa accederá al medio tecnológico y a la información en él contenida sin limitación, suprimiendo, en su caso, la información personal no borrada por el Trabajador. El Trabajador deberá devolver en la fecha de extinción del contrato cualesquiera medios tecnológicos en su poder, conforme al proceso de devolución previsto.

Estas reglas, con las adaptaciones necesarias, serán aplicables también a los supuestos de suspensión de la relación laboral, especialmente los de larga duración.

§ 25.- Aceptación y recibí

El Trabajador, cuyos datos se indican a continuación, declara haber recibido, leído y comprendido la presente Política y se compromete a su cumplimiento:

Nombre y apellidos del Trabajador: ________
DNI/NIE: ________
Puesto/categoría profesional: ________
Fecha: ________

Firma del Trabajador:
________

Por la Empresa:
________