________ ASBL
Siège social : ________
Numéro d'entreprise (BCE) : ________
Registre des personnes morales : ________
CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE DE ________ ASBL
Établie conformément aux dispositions du Code des sociétés et des associations (CSA) et aux statuts de l'association.
Chers membres de l'ASBL ________,
L'organe d'administration a l'honneur de vous convoquer, conformément à l'article 9:14 du Code des sociétés et des associations et aux statuts de l'association, à l'Assemblée générale ordinaire qui se tiendra le ________, à ________, à l'adresse suivante : ________.
La présente convocation est adressée à chaque membre au moins quinze (15) jours avant la date de l'assemblée, conformément à l'article 9:14, alinéa 1er, du CSA et aux statuts.
§ 1. Ordre du jour
Conformément à l'article 9:13 du CSA et aux statuts, l'ordre du jour de l'assemblée comporte les points suivants :
- Vérification des présences et des pouvoirs ; constatation de la validité de la convocation et du quorum ;
- Présentation et approbation des comptes annuels de l'exercice clôturé au ________ ;
- Examen et adoption du budget de l'exercice suivant ;
- Décharge à donner aux administrateurs pour l'exercice de leur mandat ;
- Le cas échéant, décharge au commissaire ;
- ________ ;
- Divers.
§ 2. Compétences de l'assemblée et règles de délibération
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§ 3. Confirmation de participation
Les membres souhaitant participer à l'Assemblée générale sont invités à confirmer leur présence ou à signaler leur absence, par courriel ou par courrier postal, aux adresses suivantes : ________ — ________, au moins trois (3) jours avant la date fixée pour l'assemblée. La participation de chacun est essentielle pour assurer des délibérations éclairées.
§ 4. Participation à distance
Conformément à l'article 9:19 du CSA et aux statuts, la participation à distance à l'Assemblée générale au moyen d'un moyen de communication électronique est autorisée, selon les modalités suivantes :
________
Le membre qui participe par voie électronique est réputé présent à l'endroit où se tient l'assemblée pour le respect des conditions de présence et de majorité.
§ 5. Représentation et procuration
En cas d'impossibilité d'assister personnellement à l'assemblée, tout membre peut, conformément aux statuts, être représenté par un autre membre de l'ASBL. À cette fin, il suffit de compléter et de signer le formulaire de procuration joint à la présente convocation et de le remettre à la personne désignée pour représenter le membre absent le jour de l'assemblée. Chaque mandataire ne peut représenter qu'un nombre de membres déterminé conformément aux statuts.
§ 6. Documents annexés
Vous trouverez ci-joint à la présente convocation les documents suivants, qui seront soumis à l'examen et à l'approbation de l'Assemblée générale :
- les comptes annuels et le projet de budget ;
- le cas échéant, le rapport du commissaire ;
- le formulaire de procuration.
§ 7. Protection des données à caractère personnel
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Fait à ________, le ________.
SIGNATURE(S) :
...................................................................................
________
Pour l'Organe d'administration
FORMULAIRE DE PROCURATION
(Article 9:18 du Code des sociétés et des associations)
Je soussigné(e), ________, demeurant à ________, en ma qualité de membre de l'ASBL ________, donne par la présente procuration à ________, demeurant à ________, lui-même membre de l'association, pour me représenter, prendre part aux délibérations et voter en mon nom sur l'ensemble des points portés à l'ordre du jour de l'Assemblée générale ordinaire de l'ASBL ________, prévue le ________ à ________, ainsi que sur tout point complémentaire régulièrement soumis à l'assemblée.
Le mandant donne, par les présentes, plein pouvoir au mandataire pour signer tout document utile et faire le nécessaire en exécution de la présente procuration.
Fait à ________, le ________, en autant d'exemplaires que de parties.
Le mandant
...................................................
(signature précédée de la mention « bon pour pouvoir ») | Le mandataire
...................................................
(signature) |