Règlements Administratifs pour les Organisations à But Non Lucratif - Formulaire Modèle Word & PDF Pro · FR-CA-law

RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

________

Personne morale constituée en vertu de la Partie III de la Loi sur les compagnies (RLRQ, c. C-38) — Numéro d'entreprise du Québec (NEQ) : ________

Date d'entrée en vigueur : ________

PRÉAMBULE

La dénomination sociale de la personne morale sans but lucratif visée par les présents règlements est la suivante :

________

La personne morale est constituée et régie par les lois en vigueur dans la province suivante :

Québec

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L'adresse du siège de la personne morale, situé dans le district judiciaire de ________, est la suivante : ________. Les objets de la personne morale sont les suivants : ________.

ARTICLE I — ASSEMBLÉES DES MEMBRES

§ 1. Assemblée annuelle. Une assemblée générale annuelle des membres est tenue une fois par exercice financier aux fins de l'élection des administrateurs, de la présentation des états financiers et de l'examen de toute autre question régulièrement soumise à l'assemblée. L'assemblée annuelle se tient au lieu, à la date et à l'heure fixés par le conseil d'administration.

a. Les sujets suivants sont notamment abordés lors de l'assemblée annuelle, sauf décision contraire du conseil d'administration communiquée par avis écrit :

i. l'élection des administrateurs;

ii. la présentation du rapport annuel d'activités;

iii. la présentation et l'examen des états financiers;

iv. la nomination du vérificateur ou de l'expert-comptable, le cas échéant;

v. toute autre affaire régulièrement soumise à l'assemblée.

b. Sauf si cette date tombe un jour férié ou est autrement fixée par le conseil d'administration au moyen d'un avis écrit, l'assemblée annuelle se tient le ________. Si cette date tombe un jour férié, le conseil d'administration fixe une autre date et transmet un avis écrit au moins ________ avant l'assemblée.

§ 2. Assemblées extraordinaires. Le conseil d'administration ou le président peut convoquer une assemblée extraordinaire des membres. De plus, le conseil convoque une telle assemblée sur demande écrite de membres représentant au moins ________% des membres. L'assemblée extraordinaire ne porte que sur les sujets indiqués dans l'avis de convocation.

L'assemblée des membres n'a pas à se tenir en un lieu géographique donné lorsqu'elle se déroule par téléconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux, conformément à l'article 89 du Code de procédure civile et aux usages applicables aux personnes morales sans but lucratif.

§ 3. Avis de convocation. L'avis écrit de l'assemblée annuelle est transmis au moins ________ avant celle-ci. L'avis écrit de toute assemblée extraordinaire est transmis au moins ________ avant celle-ci. L'avis indique la date, l'heure et le lieu de l'assemblée et, s'il s'agit d'une assemblée extraordinaire, l'objet de celle-ci. L'avis est expédié à chaque membre à la dernière adresse inscrite aux registres de la personne morale, au moins ________ avant l'assemblée. L'avis est réputé reçu lors de sa mise à la poste, dûment affranchi et adressé.

§ 4. Quorum. Le quorum aux assemblées des membres est fixé à ________% des membres ayant droit de vote. À défaut de quorum, l'assemblée peut être reportée à une date ultérieure. Lors de l'assemblée reportée, toute affaire pouvant être traitée à l'assemblée initiale peut être validement traitée si le quorum est atteint.

§ 5. Résolutions signées. Toute résolution écrite, signée par tous les membres habiles à voter sur cette question, a la même valeur que si elle avait été adoptée en assemblée dûment convoquée et tenue.

ARTICLE II — CONSEIL D'ADMINISTRATION

§ 1. Rôle des administrateurs. Le conseil d'administration administre les affaires de la personne morale, directement ou par délégation, et exerce tous les pouvoirs nécessaires à la réalisation de ses objets.

§ 2. Nombre d'administrateurs. La personne morale est administrée par un conseil composé de ________ administrateurs.

§ 3. Élection et durée du mandat. Les administrateurs sont élus à la majorité des voix lors de l'assemblée annuelle. Chaque administrateur exerce ses fonctions pour un mandat de ________, ou jusqu'à l'élection et l'entrée en fonction de son successeur.

§ 4. Cotisations. Chaque administrateur acquitte, lors de l'assemblée annuelle et pour chaque année où il demeure en fonction, la cotisation annuelle suivante : ________ (________ $).

§ 5. Gratuité et remboursement. Sauf résolution contraire du conseil d'administration, les administrateurs exercent leurs fonctions à titre gratuit. Ils ont toutefois droit au remboursement des dépenses raisonnables engagées dans l'exercice de leurs fonctions, conformément à l'article 322 du Code civil du Québec.

§ 6. Quorum. Le quorum aux réunions du conseil d'administration est fixé à ________% des administrateurs en fonction.

§ 7. Conflit d'intérêts. Conformément aux articles 324 et 325 du Code civil du Québec, l'administrateur qui a un intérêt dans une décision soumise au conseil doit en informer ce dernier sans délai et s'abstenir de délibérer et de voter sur la question. Cette divulgation est consignée au procès-verbal. L'administrateur ainsi concerné n'est pas compté dans le quorum à l'égard de cette question.

§ 8. Réunions ordinaires. Le conseil d'administration se réunit immédiatement après son élection afin d'élire ses dirigeants, de désigner les présidents de comités et de traiter toute autre affaire jugée utile. Le conseil peut, par résolution, fixer la tenue de réunions régulières supplémentaires sans autre avis que celui prévu par cette résolution.

§ 9. Réunions extraordinaires. Le président ou tout administrateur peut convoquer une réunion extraordinaire au moyen d'un avis écrit, lequel prend effet à sa mise à la poste. Le procès-verbal de cette réunion est transmis au conseil dans les deux semaines suivant sa tenue. La réunion peut se tenir par tout moyen de communication électronique permettant à tous les administrateurs de communiquer immédiatement entre eux.

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§ 11. Vacances et révocation. Un administrateur peut être révoqué, avec ou sans motif, par les membres réunis en assemblée convoquée à cette fin. Toute vacance au sein du conseil, survenant par décès, démission, révocation, inaptitude ou autrement, peut être comblée par les administrateurs demeurant en fonction, pourvu qu'ils constituent le quorum. L'administrateur élu pour combler une vacance termine le mandat de son prédécesseur. Si toutes les fonctions deviennent vacantes, tout dirigeant convoque une assemblée extraordinaire des membres afin d'élire un nouveau conseil.

§ 12. Démission. L'administrateur qui souhaite démissionner procède de la manière suivante :

________.

§ 13. Comités. Dans la mesure permise par la loi, le conseil d'administration peut constituer parmi ses membres un ou plusieurs comités, temporaires ou permanents, et en définir les attributions et pouvoirs. Le conseil détermine, lors de la création de tout comité, ses paramètres de fonctionnement, notamment quant aux réunions, aux avis, au quorum et aux autres procédures applicables.

ARTICLE III — DIRIGEANTS

§ 1. Dirigeants. Les dirigeants de la personne morale sont les suivants :

a. un président;

b. un vice-président;

c. un trésorier;

d. un secrétaire.

Une même personne peut cumuler deux fonctions ou plus, à l'exception du président qui ne peut exercer simultanément une autre fonction.

§ 2. Fonctions des dirigeants. Les dirigeants exercent les responsabilités suivantes :

Président — Le président est le premier dirigeant; il préside les réunions du conseil d'administration et de son comité exécutif, le cas échéant, signe les actes de la personne morale à moins qu'il ne délègue cette responsabilité à un autre dirigeant, et veille à la mise en œuvre des résolutions du conseil.

Vice-président — Le vice-président remplace le président en son absence ou en cas d'empêchement et l'assiste dans l'exercice de ses fonctions.

Secrétaire — Le secrétaire transmet les avis de convocation, tient à jour la liste des membres et des administrateurs, rédige et conserve les procès-verbaux de toutes les réunions, et a la garde des registres et du sceau de la personne morale.

Trésorier — Le trésorier est responsable de la gestion financière de la personne morale conformément aux directives du conseil, tient les livres comptables et présente des rapports financiers au moins lors de l'assemblée annuelle.

§ 3. Élection et durée du mandat. Les dirigeants sont élus annuellement par le conseil d'administration lors de la première réunion suivant l'assemblée annuelle. Chaque dirigeant exerce ses fonctions pour un mandat de ________.

§ 4. Rémunération. Le conseil d'administration peut, par résolution adoptée lors de sa réunion annuelle, fixer la rémunération raisonnable d'un dirigeant pour les services rendus à ce titre, dans le respect du statut sans but lucratif de la personne morale.

§ 5. Vacances et révocation. Le conseil d'administration peut révoquer tout dirigeant. Toute vacance, quelle qu'en soit la cause, peut être comblée par le conseil pour la durée restante du mandat.

ARTICLE IV — SCEAU ET SIGNATURE DES ACTES

§ 1. Sceau. La personne morale peut adopter un sceau dont la forme est déterminée par le conseil d'administration.

§ 2. Signature des actes. Les contrats, actes, effets de commerce et autres documents engageant la personne morale sont signés par les personnes désignées à cette fin par résolution du conseil d'administration. À défaut de désignation, le président signe au nom de la personne morale.

§ 3. Effets bancaires. Les chèques, traites et autres effets bancaires sont signés par les personnes désignées par résolution du conseil d'administration.

ARTICLE V — MODIFICATION DES RÈGLEMENTS

§ 1. Procédure de modification. Le conseil d'administration peut adopter, modifier ou abroger les présents règlements à la majorité des administrateurs présents lors de toute réunion où le quorum est atteint. Le texte intégral de la modification proposée est communiqué à chaque administrateur au moins quatorze (14) jours avant la réunion. Conformément à la Loi sur les compagnies, tout règlement ainsi adopté demeure en vigueur jusqu'à la prochaine assemblée des membres, où il doit être ratifié pour demeurer en vigueur.

ARTICLE VI — INDEMNISATION ET RESPONSABILITÉ

§ 1. Indemnisation des administrateurs et dirigeants. La personne morale indemnise ses administrateurs et dirigeants, ainsi que leurs héritiers et ayants droit, des frais et dépens raisonnables engagés à l'occasion d'une instance dans laquelle ils sont impliqués en raison de leurs fonctions, dans toute la mesure permise par les articles 321 à 330 du Code civil du Québec et par la Loi sur les compagnies, à condition qu'ils aient agi de bonne foi et dans l'intérêt de la personne morale.

§ 2. Indemnisation des employés et préposés. La personne morale indemnise, dans la même mesure, ses employés et préposés impliqués dans une instance en raison de l'exercice de leurs fonctions au sein de la personne morale, pourvu qu'ils aient agi de bonne foi.

§ 3. Assurance. La personne morale peut souscrire une assurance de responsabilité au bénéfice de ses administrateurs, dirigeants et employés.

ARTICLE VII — DISPOSITIONS DIVERSES

§ 1. Exercice financier. L'exercice financier de la personne morale est fixé par résolution du conseil d'administration. À défaut, l'exercice débute le 1^er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année. La fin de l'exercice financier est fixée au : ________.

§ 2. Livres et registres. La personne morale tient des livres comptables exacts et complets ainsi que les procès-verbaux des délibérations du conseil et de ses comités. Ces livres et registres peuvent être consultés par tout administrateur, ou par son représentant, à toute fin raisonnable et à tout moment raisonnable.

§ 3. Membres. Les conditions d'admission, les catégories, les droits, obligations et conditions de retrait ou d'exclusion des membres sont les suivants : ________.

§ 4. Dissolution. En cas de dissolution ou de liquidation de la personne morale, le reliquat des biens, après acquittement des dettes et obligations, est dévolu à une ou plusieurs personnes morales sans but lucratif poursuivant des objets analogues, conformément à la loi applicable. Aucune partie des biens ne peut être distribuée au profit des administrateurs, dirigeants ou membres.

§ 5. Loi applicable. Les présents règlements sont régis et interprétés conformément aux lois applicables dans la province de Québec et aux lois du Canada qui y sont applicables. Tout litige relève de la compétence des tribunaux du district judiciaire de ________.

ATTESTATION

Je soussigné(e), ________, agissant à titre de président de ________, atteste que les présents règlements généraux constituent une copie conforme et exacte des règlements de la personne morale susmentionnée, dûment adoptés par son conseil d'administration.

Signé à ________.

_________________________________
Le président — ________

Date de signature : ________

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Le secrétaire — ________

Date de signature : ________