Telewerk policy - model, voorbeeldformulier Pro · BE-NL-law

TELEWERKPOLICY

________
________
Ondernemingsnummer: ________

BIJLAGE BIJ HET ARBEIDSREGLEMENT

Versie van ________

PREAMBULE

Deze policy stelt de regels vast aangaande telewerk binnen ________ (hierna "de werkgever"). Deze policy maakt overeenkomstig artikel 6, § 1 van de wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen integraal deel uit van het arbeidsreglement en wordt als bijlage daaraan gehecht. De modaliteiten houden verband met de mogelijkheid tot het verrichten van structureel telewerk binnen de onderneming.

Onder structureel telewerk wordt verstaan een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin, met gebruikmaking van informatietechnologie, in het kader van een arbeidsovereenkomst werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd op regelmatige en niet-incidentele basis buiten die bedrijfslocatie worden uitgevoerd. Deze policy is opgesteld in uitvoering van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85 van 9 november 2005 betreffende het telewerk, gesloten in de Nationale Arbeidsraad en algemeen verbindend verklaard.

Het occasioneel telewerk in de zin van de wet van 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk valt niet onder de toepassing van deze policy en wordt afzonderlijk geregeld.

Het verrichten van telewerk is gefundeerd op wederzijds vertrouwen tussen de werkgever en de werknemer. Het telewerk is een manier waarop werknemers hun werk en privéleven beter op elkaar kunnen afstemmen.

I. Principes

1. Vrijwillig karakter

Elk geval van telewerk is gebaseerd op de vrijwilligheid van de werknemer en vereist tevens het voorafgaand akkoord van de manager / leidinggevende van de werknemer. Overeenkomstig artikel 5 van de cao nr. 85 vormt de weigering van een werknemer om telewerk te verrichten geen reden tot beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

De werknemer die telewerk verricht garandeert zijn of haar taken ongestoord, zorgvuldig en efficiënt uit te voeren op de manier overeengekomen tussen de werkgever en de werknemer. De werknemer die telewerk verricht moet te allen tijde kunnen aantonen voldoende autonoom te kunnen werken.

2. Schriftelijke overeenkomst

De werknemer kan slechts telewerk verrichten op voorwaarde dat de werkgever en de werknemer een schriftelijke overeenkomst hebben ondertekend, uiterlijk vóór het aanvangen van de uitvoering van enig telewerk, in verband met de concrete modaliteiten van het telewerk. Deze schriftelijke overeenkomst bestaat uit een bijlage aan de arbeidsovereenkomst of kan bestaan uit de toepasselijke modaliteiten uit de lopende arbeidsovereenkomst tussen de werkgever en de werknemer.

Overeenkomstig artikel 6 van de cao nr. 85 zullen in deze individuele overeenkomst minstens de volgende modaliteiten worden vastgelegd:

• de frequentie van het telewerk, en eventueel (i) de dagen waarop telewerk wordt verricht; en (ii) de dagen en/of tijdstippen van aanwezigheid in de onderneming;
• de ogenblikken waarop of de periodes tijdens dewelke de werknemer bereikbaar moet zijn en via welke communicatiemiddelen;
• de modaliteiten van de apparatuur en de technische ondersteuning waarop de werknemer tijdens het telewerk een beroep kan doen;
• de vergoeding door de werkgever van de kosten verbonden aan het telewerk;
• de voorwaarden en modaliteiten in verband met het stopzetten van het telewerk;
• de plaats of plaatsen die de werknemer heeft gekozen om het werk te verrichten of de manier van mededeling ervan.

II. Structureel telewerk

1. Regelmatig karakter

Het structureel telewerk is het telewerk dat op regelmatige en niet-incidentele basis wordt uitgevoerd, en is onderworpen aan de regels van de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85.

2. Structureel telewerk bij de werkgever

Structureel telewerk kan door een werknemer met een voltijdse tewerkstelling worden aangevraagd voor maximaal ________ dagen per week. Voor werknemers in een deeltijdse tewerkstelling geldt dit aantal pro rata.

Een werknemer kan ook een aanvraag doen voor een halve dag telewerk.

Een of meerdere vaste dagen voor structureel telewerk zijn niet mogelijk. Dit kan op geen enkele manier een verworven recht van de werknemer uitmaken.

3. Aanvragen van structureel telewerk

De aanvraag voor structureel telewerk dient minstens ________ op voorhand te worden gedaan, en meer bepaald als volgt:

________

Het verrichten van telewerk vereist het voorafgaand akkoord van de manager / leidinggevende van de betreffende werknemer. De werknemer dient in geval van telewerk met zijn of haar manager / leidinggevende de taken en werkzaamheden te bespreken die hij of zij tijdens het telewerk kan uitvoeren.

De werkgever behoudt zich het recht voor om in uitzonderlijke gevallen een reeds goedgekeurde telewerkdag alsnog in te trekken omwille van redenen van urgentie of vereiste aanwezigheid, mits inachtneming van een redelijke kennisgevingstermijn.

III. Functies en activiteiten die in aanmerking komen voor telewerk

De werkzaamheden van de werknemer moeten geschikt zijn om door middel van telewerk uitgevoerd te worden. Eventuele technische beperkingen of de aard van de taken van de werknemer kunnen het verrichten van telewerk uitsluiten. De functies of categorieën van functies die voor telewerk in aanmerking komen, worden bepaald als volgt:

________

IV. Arbeidsvoorwaarden

Overeenkomstig artikel 7 van de cao nr. 85 geniet de werknemer die telewerk verricht dezelfde rechten inzake individuele en collectieve arbeidsvoorwaarden als de werknemers die op de bedrijfslocatie van de werkgever werken. De werknemer is eveneens onderworpen aan een gelijkwaardige werkbelasting en aan gelijkwaardige prestatienormen als deze andere werknemers.

V. Plaats

Telewerk kan worden verricht in de woning van de werknemer of in een andere door de werknemer gekozen plaats, mits voorafgaande mededeling aan de werkgever.

De werknemer garandeert dat die werkplaats een gezonde en veilige omgeving is en dat de omstandigheden waarin hij of zij het telewerk verricht geschikt zijn om de werkzaamheden volledig en geconcentreerd te verrichten.

VI. Arbeidsovereenkomst, arbeidsreglement en cao's

De werkgever en de werknemers dienen te allen tijde alle bepalingen van de individuele arbeidsovereenkomst, het arbeidsreglement en de toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomsten na te leven.

Voor zover aanwezig binnen de onderneming leeft de werknemer alle andere policies (zoals, doch niet beperkt tot en voor zover van toepassing binnen de onderneming, de car policy, de e-mail- en internetpolicy, de gsm/smartphonepolicy, de gegevensbeschermingspolicy, de gedragscode, enz.) na tijdens de uitvoering van het telewerk.

VII. Werkuren

Binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur (zoals bepaald in het arbeidsreglement) organiseert de werknemer zelf het werk dat tijdens het telewerk verricht wordt, met inachtneming van de wettelijke grenzen inzake arbeidsduur en rusttijden.

Voor de werknemers wiens arbeidstijd moet worden geregistreerd, gelden de volgende regels:

________

Tijdens het telewerk kunnen geen overuren worden gepresteerd behoudens met uitdrukkelijke voorafgaande goedkeuring van de manager / leidinggevende.

VIII. Recht op deconnectie

Overeenkomstig artikel 16 van de wet van 3 oktober 2022 houdende diverse arbeidsbepalingen heeft de werknemer het recht om buiten de werkuren onbereikbaar te zijn en niet te worden bereikt via digitale hulpmiddelen. De concrete modaliteiten inzake het recht op deconnectie zijn vastgelegd in een afzonderlijke cao of in het arbeidsreglement en worden door de werkgever en de werknemer nageleefd. Deze modaliteiten luiden als volgt:

________

IX. Bereikbaarheid van de werknemer

Behoudens andersluidende schriftelijke overeenkomst en onverminderd het recht op deconnectie, moet de werknemer tijdens de uitvoering van het telewerk bereikbaar zijn, in de eerste plaats voor zijn of haar leidinggevende / manager en directe collega's.

Die bereikbaarheid wordt meer bepaald als volgt gegarandeerd:

________

Eventuele uitzonderingen of afwijkingen in dit verband zullen worden vermeld in de schriftelijke overeenkomst aangaande telewerk tussen de werkgever en de betrokken werknemer, zoals bedoeld in Clausule I, 2 van deze policy.

X. Apparatuur

Overeenkomstig artikel 9 van de cao nr. 85 is de werkgever verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen, het installeren en het onderhouden van de apparatuur en het materiaal die nodig zijn voor het telewerk. Indien de werknemer zijn of haar eigen apparatuur gebruikt, zijn de kosten voor installatie, werking en onderhoud die rechtstreeks verband houden met het telewerk ten laste van de werkgever, volgens de modaliteiten bepaald in de individuele overeenkomst.

De werknemer zal de apparatuur en het materiaal die hem of haar ter beschikking worden gesteld zorgvuldig en als een normaal vooruitziend persoon gebruiken.

Indien nodig en op diens verzoek ontvangt de werknemer een adequate opleiding in verband met het gebruik van de technische apparatuur nodig voor het telewerk.

XI. Technische ondersteuning

De werknemer kan een beroep doen op de technische ondersteuning van de werkgever aangaande het gebruik van de IT-apparatuur, en meer bepaald als volgt:

________

XII. Defect aan apparatuur of overmacht

De werknemer is verplicht de werkgever onmiddellijk op de hoogte te stellen van een defect aan de door de onderneming ter beschikking gestelde apparatuur of materialen. Hij of zij neemt contact op met de werkgever zoals bepaald in de vorige clausule van deze policy.

In geval van een defect aan deze apparatuur of in geval van overmacht waardoor de werknemer niet in de mogelijkheid is het telewerk te verrichten, behoudt de werknemer het recht op het overeengekomen loon. De werknemer en diens manager zullen evenwel trachten de uitvoering van alternatieve taken overeen te komen of de werknemer zal zich, indien mogelijk, naar de bedrijfslocatie begeven.

XIII. Kosten verbonden aan het telewerk

Binnen de onderneming worden de volgende vergoedingen toegekend aan de werknemers die structureel telewerk verrichten en een individuele schriftelijke overeenkomst hebben gesloten met de werkgever, overeenkomstig artikel 9, § 3 van de cao nr. 85 en de toepasselijke fiscale en sociaalrechtelijke richtlijnen:

________

XIV. Arbeidsongeval

Een ongeval dat de werknemer overkomt tijdens de uitvoering van het telewerk wordt, overeenkomstig artikel 7 van de wet van 10 april 1971 betreffende de arbeidsongevallen en de daarop toepasselijke vermoedens, geacht een arbeidsongeval te zijn wanneer het plaatsvindt op de in de individuele overeenkomst vermelde plaats(en) en binnen de in de onderneming geldende arbeidsduur. De werknemer volgt de voorziene aangifteprocedures in geval van een ongeval tijdens het telewerk. De gekozen plaats van het telewerk moet gekend zijn bij de werkgever.

XV. Controle op de resultaten en de uitvoering van het telewerk

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur adipiscing elit sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua ut enim ad minim veniam quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat duis aute irure dolor in reprehenderit voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur lorem ipsum dolor sit amet consectetur adipiscing elit sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua ut enim ad minim veniam quis nostrud exercitation ullamco laboris.

XVI. Beëindiging en stopzetting van het telewerk

Zowel de werkgever als de werknemer kunnen het telewerk beëindigen mits naleving van een opzeggingstermijn van ________ en/of de modaliteiten zoals bepaald in de individuele schriftelijke overeenkomst aangaande telewerk. De stopzetting van het telewerk doet geen afbreuk aan de voortzetting van de arbeidsovereenkomst onder de gewone voorwaarden.

Bij stopzetting van het telewerk hervat de werknemer zijn of haar werkzaamheden op de bedrijfslocatie van de werkgever en bezorgt hij of zij alle ter beschikking gestelde apparatuur en materialen onverwijld terug aan de werkgever.

XVII. Vertrouwelijke informatie en gegevensbescherming

De werknemer verbindt zich ertoe geen fabrieks- en zakengeheimen aan derden bekend te maken en erop te waken dat enige informatie, en alle vertrouwelijke informatie in het bijzonder, die de onderneming aanbelangt afgeschermd blijft (onder meer door zich af te melden bij het niet gebruiken van de laptop).

De werknemer leeft alle huidige of toekomstige policies in verband met de bescherming en veiligheid van gegevens na, in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. De werkgever neemt overeenkomstig artikel 14 van de cao nr. 85 passende maatregelen, met name op het vlak van software, om de bescherming te waarborgen van de gegevens die door de werknemer worden gebruikt en verwerkt.

In elk geval zal de werknemer worden uitgenodigd voor een gesprek met de werkgever indien een onregelmatigheid wordt vastgesteld.

XVIII. Gezondheid en veiligheid op het werk

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur adipiscing elit sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua ut enim ad minim veniam quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat duis aute irure dolor in reprehenderit voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur lorem ipsum dolor sit amet consectetur adipiscing elit sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua ut enim ad minim veniam quis nostrud exercitation ullamco laboris.

XIX. Inwerkingtreding en wijziging

Deze policy treedt in werking op ________ en werd opgesteld met inachtneming van de procedure tot wijziging van het arbeidsreglement overeenkomstig de wet van 8 april 1965. De werkgever behoudt zich het recht voor om deze policy te wijzigen mits naleving van de wettelijk voorziene overlegprocedures.

XX. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Deze policy wordt beheerst door het Belgisch recht. Elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze policy behoort tot de bevoegdheid van de arbeidsrechtbank van ________.

***

Opgemaakt te ________, op ________, in zoveel exemplaren als er partijen zijn.

Voor de werkgever,
________
Functie: ________