OPROEPING VOOR DE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS
van ________
________
gevestigd te ________
kantoorhoudende te ________
ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer ________
(hierna: de "Vennootschap")
________, ________
Geachte vergadergerechtigde,
Hierbij wordt u, overeenkomstig artikel 2:223 van het Burgerlijk Wetboek (BW) en de statuten van de Vennootschap, opgeroepen tot het bijwonen van de jaarlijkse algemene vergadering van aandeelhouders van de Vennootschap (hierna: de "Vergadering").
§ 1. Plaats, datum en tijdstip van de Vergadering
1.1 De Vergadering zal worden gehouden op ________ te ________ (adres: ________).
1.2 De Vergadering vangt aan om ________ uur. De zaal is geopend vanaf ________ uur ten behoeve van de registratie van de aanwezigen.
1.3 Deze oproeping geschiedt met inachtneming van de in artikel 2:225 BW en de statuten voorgeschreven oproepingstermijn van ten minste acht dagen voor de dag van de Vergadering.
§ 2. Agenda
2.1 Ter Vergadering zullen de volgende onderwerpen aan de orde worden gesteld:
1. Opening en mededelingen
2. Vaststelling van de notulen van de vorige algemene vergadering
3. Bespreking van het bestuursverslag over het boekjaar ________
4. Behandeling en vaststelling van de jaarrekening over het boekjaar ________ (stempunt — art. 2:210 BW)
5. Bestemming van het resultaat en vaststelling van de uitkering van dividend (stempunt — art. 2:216 BW)
6. Verlening van decharge aan de bestuurders voor het gevoerde bestuur (stempunt)
7. Verlening van decharge aan de commissarissen voor het gehouden toezicht (stempunt)
8. Benoeming van een lid van de raad van commissarissen (stempunt)
9. Benoeming van bestuurder(s) (stempunt)
10. ________
11. Rondvraag
12. Sluiting
2.2 De agendapunten die als "stempunt" zijn aangemerkt, betreffen voorstellen waarover de Vergadering een besluit wordt gevraagd. De overige punten dienen ter bespreking.
§ 3. Vergaderstukken en inzage
3.1 De agenda, de jaarrekening, het bestuursverslag en de overige op de Vergadering betrekking hebbende stukken liggen vanaf de dag van deze oproeping ter inzage ten kantore van de Vennootschap te ________. De vergadergerechtigden kunnen daarvan aldaar kosteloos een afschrift verkrijgen.
3.2 De onder 3.1 genoemde stukken worden tevens op verzoek langs elektronische weg toegezonden via ________.
§ 4. Aanmelding en registratiedatum
4.1 Als vergadergerechtigden worden aangemerkt zij die op de registratiedatum ________ als aandeelhouder of als overige vergadergerechtigde in het aandeelhoudersregister van de Vennootschap staan ingeschreven, ongeacht latere wijzigingen in de gerechtigdheid.
4.2 Vergadergerechtigden die de Vergadering in persoon wensen bij te wonen, dienen zich schriftelijk aan te melden bij ________, hetzij per e-mail via ________, hetzij per post via ________.
4.3 De aanmelding dient de Vennootschap te bereiken uiterlijk ________ dagen voor de aanvang van de Vergadering.
4.4 Bij binnenkomst dienen de aanwezigen zich te kunnen legitimeren door middel van een geldig identiteitsbewijs.
§ 5. Vertegenwoordiging en volmacht
Lorem ipsum dolor sit amet consectetur adipiscing elit sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua ut enim ad minim veniam quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat duis.
5.2 De gevolmachtigde dient zich op dezelfde wijze en binnen dezelfde termijn aan te melden als bedoeld in § 4. De (kopie van de) volmacht dient op eerste verzoek ter Vergadering te kunnen worden overgelegd.
§ 6. Stemrecht en besluitvorming
6.1 Vergadergerechtigden kunnen hun stemrecht uitoefenen ter Vergadering, in persoon of bij volmacht. Aan ieder aandeel is het in de statuten bepaalde aantal stemmen verbonden.
Lorem ipsum dolor sit amet consectetur adipiscing elit sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua ut enim ad minim veniam quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat duis aute irure dolor in reprehenderit voluptate velit esse cillum dolore.
6.3 Indien een vereist quorum bij de eerste Vergadering niet aanwezig of vertegenwoordigd mocht zijn, zal — voor zover de statuten daarin voorzien — een tweede vergadering worden bijeengeroepen op ________, waarin alsdan rechtsgeldig besloten kan worden ongeacht het vertegenwoordigde kapitaal.
§ 7. Verwerking van persoonsgegevens
7.1 De persoonsgegevens die de Vennootschap in het kader van deze Vergadering verwerkt, worden uitsluitend gebruikt voor de organisatie van en de besluitvorming tijdens de Vergadering, een en ander met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/EU 2016/679) en de Uitvoeringswet AVG. Voor vragen hierover kunt u contact opnemen via ________.
§ 8. Nadere informatie
8.1 Voor nadere informatie over de agendapunten en de bijbehorende vergaderstukken kunt u contact opnemen met het bestuur van de Vennootschap via ________.
Wij vertrouwen erop u met deze oproeping volledig te hebben geïnformeerd en zien uit naar uw aanwezigheid.
Met vriendelijke groet,
Namens het bestuur van ________,
________
________
Bijlagen:
________