Obowiązek informacyjny w stopce e-mail (RODO) - Formularz wzoru w formacie Word i PDF Pro · PL-law

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH ORAZ KLAUZULA POUFNOŚCI
W ZWIĄZKU Z PROWADZENIEM KORESPONDENCJI ZA POŚREDNICTWEM POCZTY ELEKTRONICZNEJ (E-MAIL)

Działając na podstawie art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE¹ (dalej: „RODO”), niniejszym przekazujemy informacje dotyczące przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.

§ 1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych, przetwarzanych w związku z prowadzoną z Panią/Panem korespondencją, jest: ________, z siedzibą w/przy: ________, posługujący(-a) się numerem NIP: ________ (dalej: „Administrator”).

2. Administrator reprezentowany jest przez: ________.

3. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Administratorem za pośrednictwem następujących danych kontaktowych: ________.

4. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, korzystając z danych kontaktowych: ________ (jeżeli inspektor nie został wyznaczony, niniejszy punkt nie znajduje zastosowania).

§ 2. Cele oraz podstawa prawna przetwarzania

1. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu prowadzenia komunikacji za pośrednictwem poczty elektronicznej, w tym udzielenia odpowiedzi na przesłaną przez Panią/Pana wiadomość, prowadzenia dalszej korespondencji oraz załatwienia sprawy będącej przedmiotem konwersacji.

2. Podstawę prawną przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu bieżącej komunikacji oraz obsłudze kierowanych do niego zapytań.

3. W zakresie, w jakim korespondencja zmierza do zawarcia lub wykonania umowy, podstawę prawną przetwarzania stanowi również art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie wynikającym z przepisów prawa – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

§ 3. Kategorie odbiorców danych

1. Odbiorcą Pani/Pana danych osobowych jest adresat niniejszej wiadomości, jak również, w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania, pracownicy oraz współpracownicy Administratora.

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur adipiscing elit sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua ut enim ad minim veniam quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat duis aute irure dolor in reprehenderit voluptate velit esse cillum dolore eu.

3. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać udostępnione organom władzy publicznej oraz podmiotom wykonującym zadania publiczne – w zakresie i w celach wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

§ 4. Okres przechowywania danych

1. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do załatwienia sprawy, w związku z którą prowadzona jest korespondencja.

2. Po zakończeniu sprawy dane osobowe będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z przepisów Kodeksu cywilnego, a także przez okres wymagany przepisami prawa nakładającymi na Administratora obowiązek przechowywania określonych dokumentów.

§ 5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do prowadzenia komunikacji oraz udzielenia przez Administratora odpowiedzi na Pani/Pana wiadomość. Niepodanie danych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub załatwienie sprawy.

§ 6. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. Przysługuje Pani/Panu prawo do:

a) dostępu do treści swoich danych osobowych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);

b) sprostowania danych (art. 16 RODO);

c) usunięcia danych (art. 17 RODO);

d) ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO);

e) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych odbywającego się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją (art. 21 RODO);

f) przenoszenia danych – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody oraz w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO).

2. Realizacja powyższych praw następuje na wniosek skierowany do Administratora z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w § 1 niniejszej klauzuli.

3. Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – w przypadku uznania, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy prawa. Skargę można złożyć w szczególności:

a) pisemnie, na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;

b) w formie elektronicznej – informacje dostępne pod adresem: https://www.uodo.gov.pl/pl/83/153.

Szczegółowe informacje dotyczące trybu wnoszenia skargi dostępne są pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/83/155.

§ 7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz przekazywanie danych do państw trzecich

Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 22 RODO, ani nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, chyba że odrębnie zostaną Państwo o tym poinformowani.

§ 8. Polityka prywatności

Szczegółowe zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Administratora – ________ – zostały określone w Polityce prywatności, która stanowi załącznik do niniejszej wiadomości.

§ 9. Klauzula poufności

1. Niniejsza wiadomość, wraz z ewentualnymi załącznikami, przeznaczona jest wyłącznie dla jej adresata i może zawierać informacje o charakterze poufnym, w tym informacje prawnie chronione lub stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

2. Jeżeli nie są Państwo zamierzonym adresatem niniejszej wiadomości, uprzejmie informujemy, że jej kopiowanie, rozpowszechnianie, ujawnianie osobom trzecim lub jakiekolwiek inne wykorzystanie jej treści jest zabronione.

3. W przypadku otrzymania niniejszej wiadomości omyłkowo, uprzejmie prosimy o niezwłoczne powiadomienie nadawcy oraz o trwałe usunięcie wiadomości wraz z załącznikami z Państwa systemu teleinformatycznego.

______________________

Lorem ipsum dolor sit amet consectetur adipiscing elit sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua ut enim ad minim veniam quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat duis aute irure dolor in reprehenderit voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur lorem ipsum dolor sit amet consectetur adipiscing elit sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et.