Politique en Matière de Conflits d'Intérêts - Formulaire Modèle Word & PDF Pro · FR-CA-law

POLITIQUE EN MATIÈRE DE CONFLITS D'INTÉRÊTS

________ (l'« Employeur »)

Adresse du siège : ________

Date de mise en vigueur : ________

________ met en place la présente politique en matière de conflits d'intérêts (la « politique ») afin de s'assurer que l'ensemble de ses employés agissent de manière éthique et avec intégrité dans le cadre de leur emploi, dans le respect des obligations de loyauté et de bonne foi prévues aux articles 6, 7, 1375 et 2088 du Code civil du Québec ainsi que des dispositions de la Loi sur les normes du travail (RLRQ, c. N-1.1). À cette fin, ________ a établi la présente politique pour aider les employés dans l'exercice de leurs fonctions et afin de les aider à prévenir tout conflit d'intérêts éventuel. Cette politique offre également des directives sur la divulgation des conflits potentiels qui pourraient survenir.

§ 1. OBJECTIF ET CONTEXTE

1.1 L'objectif de la présente politique est de s'assurer que tous les employés se conduisent conformément aux pratiques et procédures de l'Employeur, maintiennent la confidentialité de toutes les informations acquises dans le cadre de leur emploi et n'utilisent pas leur position au profit d'intérêts conflictuels ou pour un gain personnel.

1.2 Cette obligation découle notamment du devoir de l'employé d'agir avec loyauté et de ne pas faire usage de l'information à caractère confidentiel qu'il obtient dans l'exécution ou à l'occasion de son travail, conformément à l'article 2088 du Code civil du Québec.

1.3 Les employés doivent considérer la présente politique comme un guide destiné à les aider à éviter les conflits réels et potentiels. Toutefois, les exemples qui y sont contenus ne constituent pas une liste exhaustive.

§ 2. CHAMP D'APPLICATION

2.1 La présente politique s'applique à l'ensemble des employés de ________, quel que soit leur statut, leur titre ou leur lieu de travail, ainsi qu'à toute personne agissant pour le compte de l'Employeur, dans la mesure prévue à son contrat.

§ 3. POLITIQUE

3.1 ________ attend de ses employés qu'ils se conduisent de manière éthique et honnête dans le cadre de leur emploi, notamment :

1. Les employés doivent se conformer à toutes les lois, règles et réglementations applicables ;
2. Les employés doivent se comporter d'une manière qui ne compromette pas la réputation de ________ ;
3. Les employés ne doivent pas avoir d'intérêts financiers qui entrent en conflit avec ceux de ________ ;
4. Les employés ne doivent pas s'affilier à une entreprise qui entre en conflit avec celle de ________ ;
5. Les employés doivent éviter les conflits d'intérêts ou l'apparence de conflits d'intérêts ;
6. Les employés sont tenus de révéler les conflits réels ou potentiels à ________ dès que possible ;
7. Les employés ne doivent pas utiliser ou partager des informations confidentielles appartenant à ________ ;
8. Les employés ne sont pas restreints dans l'exercice d'une activité politique légitime exercée en dehors de leurs fonctions, ni dans toute autre activité qui n'est pas en conflit avec les affaires de ________ et qui ne porte pas atteinte à sa réputation. Toutefois, ________ détermine en dernier ressort l'existence d'un conflit d'intérêts.

3.2 Les restrictions prévues à la présente politique sont appliquées dans le respect des droits et libertés garantis par la Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ, c. C-12) et ne sauraient porter atteinte à la vie privée de l'employé au-delà de ce qui est raisonnablement nécessaire à la protection des intérêts légitimes de l'Employeur.

§ 4. EXEMPLES

4.1 Les exemples fournis ci-après ne doivent pas être considérés comme une liste exhaustive ; ils sont plutôt destinés à aider les employés à prendre des décisions qui ne conduisent pas à un conflit d'intérêts et à les sensibiliser aux situations dans lesquelles un conflit d'intérêts potentiel devrait être divulgué.

4.2 Exemples de conflits d'intérêts potentiels :

1. Lorsque l'employé ou un proche de l'employé a un intérêt financier, réel ou potentiel, susceptible d'influer sur la capacité de l'employé à exercer ses fonctions de manière impartiale ;
2. Lorsque l'employé est impliqué ou est susceptible d'être impliqué dans une entreprise qui est en concurrence directe avec ________ ;
3. Lorsque l'employé accepte des cadeaux importants ou une compensation monétaire de la part de tiers traitant avec ________, tels que des clients ou des fournisseurs ;
4. Lorsque l'employé utilise les informations confidentielles de l'Employeur pour en tirer un profit personnel ;
5. Lorsque l'employé est autrement susceptible de tirer un profit personnel du fait de sa relation avec ________ en dehors de sa fonction d'employé.

§ 5. DIVULGATION

5.1 Tout employé qui se trouve dans une situation de conflit d'intérêts réel ou potentiel, ou qui prend connaissance d'une telle situation, doit la divulguer par écrit à son supérieur hiérarchique immédiat ou au département des ressources humaines dès que possible.

5.2 La divulgation doit comprendre tous les renseignements pertinents permettant d'évaluer la nature et l'étendue du conflit. L'employé doit transmettre sa divulgation à ________, dont les coordonnées sont les suivantes : ________.

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§ 6. MESURES DISCIPLINAIRES

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6.2 L'application des mesures disciplinaires tient compte de la gravité du manquement, des circonstances et du dossier de l'employé, conformément au principe de la gradation des sanctions.

§ 7. RÉVISION ET MODIFICATION

7.1 L'Employeur se réserve le droit de modifier, de compléter ou de remplacer la présente politique en tout temps. Les employés seront informés de toute modification importante.

§ 8. QUESTIONS

8.1 Pour toute question relative à la présente politique, les employés peuvent s'adresser à leur supérieur hiérarchique immédiat ou au département des ressources humaines.

§ 9. ACCUSÉ DE RÉCEPTION

9.1 Je, soussigné(e), ________, reconnais avoir reçu, lu et compris la présente politique en matière de conflits d'intérêts et m'engage à m'y conformer.

Signature de l'employé : ________

Date : ________

Nom et fonction du représentant de l'Employeur : ________

Signature du représentant de l'Employeur : ________