Politique d'Embauche - Formulaire à Remplir Word et PDF Pro · FR-CA-law
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POLITIQUE D'EMBAUCHE ET DE RECRUTEMENT
de
________
________ (numéro d'entreprise du Québec)
Article I – INTRODUCTION ET OBJET
§ 1.1 La présente politique a été adoptée et mise à jour en date du : ________.
§ 1.2 ________ (ci-après « l'Employeur ») est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. L'Employeur affiche ouvertement les postes disponibles au sein de l'entreprise et s'engage à maintenir un milieu de travail sain, exempt de discrimination et de harcèlement.
§ 1.3 La présente politique a pour objet d'établir les règles encadrant l'embauche et le recrutement de nouveaux salariés et de sensibiliser les intervenants aux droits et libertés de la personne, conformément à la Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ, c. C-12), à la Loi sur les normes du travail (RLRQ, c. N-1.1), à la Loi sur l'accès à l'égalité en emploi dans des organismes publics (le cas échéant) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).
§ 1.4 Les Ressources humaines (« RH ») ou la direction de l'Employeur chargées de l'embauche et du recrutement doivent se conformer à la présente politique lors de l'affichage, des entrevues et de l'embauche de nouveaux salariés.
§ 1.5 Tous les autres contrats, documents, règles, politiques et règlements applicables au milieu de travail continuent de s'appliquer concurremment avec la présente politique. En cas d'incompatibilité, l'Employeur doit corriger toute incohérence; à défaut, les dispositions les plus favorables au respect des droits de la personne prévalent.
Article II – CHAMP D'APPLICATION
§ 2.1 La présente politique s'applique principalement aux candidats internes et externes, aux superviseurs, à la direction et aux cadres de l'entreprise chargés d'afficher les postes, de mener les entrevues et de recruter de nouveaux salariés pour le compte de l'Employeur.
§ 2.2 Les salariés de l'entreprise peuvent utiliser leurs comptes personnels de médias sociaux pour faire la promotion de postes que l'entreprise cherche à pourvoir. Tout salarié qui fait volontairement la promotion du recrutement de l'entreprise au moyen de plateformes personnelles, telles que LinkedIn, Instagram, Facebook ou autres, doit se conformer à la présente politique et reprendre une formulation similaire à celle de l'affichage officiel publié par l'Employeur.
Article III – DÉFINITIONS
Accommodement : tel que reconnu par la Charte des droits et libertés de la personne et la jurisprudence applicable, désigne l'adaptation raisonnable consentie à une personne ayant des besoins particuliers, en raison notamment d'un handicap, de la religion, de la grossesse ou de tout autre motif visé par la Charte. Cette obligation s'applique tant aux candidats qu'aux salariés.
Discrimination : telle que définie à l'article 10 de la Charte des droits et libertés de la personne, désigne toute distinction, exclusion ou préférence fondée sur un motif prohibé qui a pour effet de détruire ou de compromettre le droit à la pleine égalité.
Exigences professionnelles justifiées (aptitude ou qualité requise) : désigne les éléments fondamentaux et essentiels d'un emploi au sens de l'article 20 de la Charte.
Candidat interne : désigne un salarié déjà à l'emploi de l'entreprise qui souhaite postuler à un poste ouvert.
Contrainte excessive : désigne le seuil au-delà duquel l'obligation d'accommodement cesse, notamment en raison d'un coût excessif compromettant la viabilité économique de l'Employeur ou de préoccupations sérieuses en matière de santé et de sécurité. Il s'agit d'une norme élevée.
Article IV – MOTIFS DE DISCRIMINATION PROHIBÉS ET OBLIGATION D'ACCOMMODEMENT
§ 4.1 Conformément à l'article 10 de la Charte des droits et libertés de la personne, l'Employeur ne doit écarter aucun candidat sur le fondement des motifs prohibés suivants :
§ 4.2 Toute distinction fondée sur les aptitudes ou qualités requises par un emploi est réputée non discriminatoire au sens de l'article 20 de la Charte. Lorsqu'une exigence professionnelle recoupe un motif prohibé, l'Employeur doit accommoder le candidat jusqu'au point de la contrainte excessive.
Article V – AFFICHAGE ET RECRUTEMENT DE NOUVEAUX SALARIÉS
§ 5.1 Renseignements : les candidats doivent fournir les renseignements suivants, qui aideront l'Employeur dans sa sélection :
________.
§ 5.3 Exigences professionnelles justifiées : seules les exigences réellement essentielles à l'emploi peuvent être prises en compte dans la décision de sélection. Lorsqu'une exigence essentielle recoupe un motif prohibé, l'Employeur doit accommoder le candidat dans la mesure où cela peut raisonnablement être fait sans contrainte excessive.
§ 5.4 Processus de recrutement : le processus de recrutement et d'entrevue doit être équitable et porter sur l'aptitude du candidat à satisfaire aux exigences essentielles de l'emploi. Les questions sont limitées aux qualifications du candidat. Le processus suivant doit être respecté :
- présélection des candidatures;
- préparation de questions d'entrevue normalisées par les RH ou le superviseur du service;
- tenue de l'entrevue et prise de notes détaillées tout au long du processus;
- accommodement, s'il y a lieu;
- information des candidats quant aux résultats;
- présentation d'offres d'emploi conditionnelles;
- réalisation des vérifications d'antécédents pertinentes, le cas échéant;
- information dans les meilleurs délais des candidats non retenus.
§ 5.5 Conservation des dossiers : afin de respecter la législation sur les droits de la personne et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, les responsables du recrutement doivent documenter chaque étape du processus et consigner des notes détaillées sur les motifs de non-embauche de certains candidats. Ces notes sont conservées pour la durée nécessaire et détruites de manière sécuritaire par la suite. Elles s'avèrent essentielles en cas d'allégation de discrimination.
§ 5.6 Diversité : tout salarié, dont les RH, qui recrute des candidats au nom de l'Employeur, qu'il s'agisse de salariés, de personnes contractuelles, de consultants, de cadres, de gestionnaires ou de dirigeants, doit veiller à ce que la diffusion du recrutement soit large et ne cible pas une population en particulier. L'objectif est de favoriser la diversité et l'égalité d'accès à l'emploi.
Article VI – CANDIDATS INTERNES
§ 6.1 Lorsqu'un poste devient disponible, les salariés de l'organisation peuvent soumettre leur candidature au poste affiché. L'ancienneté du candidat est prise en considération. Des vérifications d'antécédents additionnelles peuvent être effectuées, s'il y a lieu.
§ 6.2 L'Employeur peut publier un affichage interne et fixer une date limite pour que les salariés y répondent. Les candidats internes doivent manifester leur intérêt de la manière suivante :
________.
Article VII – VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS
§ 7.1 L'Employeur peut effectuer divers types de vérifications, notamment :
§ 7.1.1 Vérification de crédit : requiert un avis écrit et n'est généralement pertinente que si l'emploi nécessite l'accès à des fonds.
§ 7.1.2 Vérification de références : peut viser d'anciens employeurs, enseignants ou autres pouvant fournir des renseignements liés à l'emploi.
§ 7.1.3 Vérification des antécédents judiciaires : ne peut être effectuée qu'avec le consentement écrit du candidat et uniquement lorsque l'emploi le justifie, sous réserve de l'article 18.2 de la Charte.
§ 7.1.4 Vérification du parcours scolaire : consiste à confirmer auprès de l'établissement d'enseignement l'exactitude des renseignements fournis.
§ 7.2 Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, le consentement écrit du candidat doit être obtenu préalablement à toute vérification, même lorsque la loi ne l'exige pas expressément. La collecte est limitée aux renseignements nécessaires aux fins du recrutement.
§ 7.3 La sélection des candidats doit se limiter aux exigences réelles de l'emploi et ne peut reposer, directement ou indirectement, sur un motif prohibé.
§ 7.4 Moment des vérifications : afin d'atténuer le risque d'allégations fondées sur la Charte, les vérifications d'antécédents ne doivent être effectuées qu'après la présentation d'une offre d'emploi conditionnelle.
§ 7.5 Médias sociaux : les RH ou autres responsables du recrutement doivent faire preuve de prudence quant à la consultation des comptes de médias sociaux des candidats, qui peut entraîner une identification erronée ou la découverte de renseignements relevant d'un motif prohibé.
Article VIII – PRISE DE CONTACT AVEC LES RÉFÉRENCES
§ 8.1 L'Employeur communique avec les références indiquées par le candidat de la manière suivante :
________.
§ 8.2 Les questions posées sont limitées aux renseignements liés à l'emploi.
Article IX – PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
§ 9.1 Tous les renseignements personnels recueillis dans le cadre du processus de recrutement sont traités conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels. Ils ne sont utilisés qu'aux fins du recrutement, sont conservés de façon sécuritaire et ne sont communiqués qu'aux personnes autorisées.
§ 9.2 Le responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l'entreprise est :
________.
Article X – PERSONNE-RESSOURCE
§ 10.1 Pour toute question ou préoccupation relative à la présente politique, ou pour signaler un incident, veuillez communiquer avec l'Employeur aux coordonnées suivantes :
________
________
Tél. : ________
Courriel : ________
Article XI – ENTRÉE EN VIGUEUR, MODIFICATION ET DROIT APPLICABLE
§ 11.1 La présente politique entre en vigueur le ________ et peut être modifiée par l'Employeur en tout temps, sous réserve d'un préavis raisonnable aux personnes concernées.
§ 11.2 La présente politique est régie par les lois en vigueur dans la province de Québec et par les lois du Canada qui y sont applicables. Tout litige relève de la compétence exclusive des tribunaux du district judiciaire de ________, province de Québec.
Article XII – ACCEPTATION ET RECONNAISSANCE
Par la présente, je reconnais avoir reçu, lu et compris la présente Politique d'embauche et de recrutement. Je comprends et j'accepte de me conformer aux règles, aux procédures et aux obligations qui y sont énoncées dans le cadre de mes fonctions. Je comprends que tout manquement à cette politique peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement, sous réserve des dispositions de la Loi sur les normes du travail.
Signature de l'employé(e) : ________
Nom de l'employé(e) (en majuscules) : ________
Date : ________
Pour l'Employeur :
Signature du représentant autorisé : ________
Nom et titre : ________
Date : ________
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