Politique de Confidentialité des Données des Employés - Formulaire Modèle Word & PDF Pro · FR-CA-law
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POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS DES EMPLOYÉS
de
________
1. INTRODUCTION ET CADRE LÉGAL
1.1) La présente politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels des employés (ci-après « la politique ») est entrée en vigueur ou a été révisée le : ________.
1.2) La présente politique a pour objet de décrire les renseignements personnels que ________, à titre d'employeur, recueille au sujet de ses employés, la manière dont ils sont traités, les fins de leur collecte, l'usage qui en est fait et les mesures de sécurité applicables.
1.3) ________ s'engage à respecter le Code civil du Québec (RLRQ, c. CCQ-1991), notamment ses articles 35 à 41 relatifs au respect de la réputation et de la vie privée, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), la Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ, c. C-12) ainsi que toute autre loi et tout règlement applicables en matière de collecte, d'utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels.
1.4) Conformément à l'article 3.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de ________ est : ________, dont les coordonnées figurent à l'article 9.
1.5) La présente politique ne constitue pas un contrat de quelque nature que ce soit et n'engendre aucun droit, condition ou obligation contractuel. Lorsqu'un contrat de travail ou tout autre contrat existe entre ________ et ses employés, ce contrat s'applique conjointement avec la présente politique.
1.6) La présente politique se lit en conformité avec la politique d'utilisation des technologies de l'information de ________. Toute incohérence, le cas échéant, sera tranchée par la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Les employés peuvent signaler toute incohérence.
2. PORTÉE
2.1) La présente politique s'applique à tous les travailleurs, entrepreneurs indépendants, candidats à un emploi, membres du personnel, cadres, mandataires, consultants et toute autre personne tenue de communiquer des renseignements à ________ à des fins liées au travail (ci-après « l'employé »). Elle s'applique au personnel à temps plein ou à temps partiel, temporaire ou permanent, ainsi qu'aux candidats engagés dans le processus de recrutement ayant reçu une offre conditionnelle.
2.3) La présente politique s'applique également aux tiers avec lesquels tout employé interagit, y compris les personnes à joindre en cas d'urgence.
3. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
3.1) Conformément à l'article 5 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ________ ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées avant leur collecte. La collecte peut survenir notamment lors du recrutement, du traitement de la paie et de l'utilisation des technologies et équipements informatiques de ________, ou lors de l'adhésion à un régime d'assurance ou à un régime d'options, le cas échéant.
3.2) Les renseignements provenant de tiers fournis à ________ sont recueillis et versés au dossier, notamment ceux provenant d'anciens employeurs, d'établissements d'enseignement ou d'organismes d'application de la loi, dans la mesure permise par la loi.
3.3) Les renseignements personnels que ________ recueille sont les suivants :
________.
3.4) Conformément à l'article 8.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, lorsque ________ recueille des renseignements personnels au moyen d'une technologie permettant d'identifier, de localiser ou de profiler une personne, l'employé en est informé et est avisé des moyens d'activer les fonctions permettant de l'identifier, de le localiser ou de le profiler. Toute surveillance électronique du matériel de l'entreprise ou de la correspondance, le cas échéant, est effectuée à des fins de cybersécurité et de protection des lieux et fait l'objet d'un avis préalable aux employés.
3.5) Conformément à l'article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, les renseignements sont recueillis aux fins suivantes :
________.
3.6) Des renseignements relatifs à l'emploi peuvent être créés par ________, tels que le titre du poste ou la fonction, pendant l'exercice des fonctions de l'employé.
3.7) Les renseignements recueillis le sont uniquement pour les fins susmentionnées; toute collecte de renseignements additionnels est subordonnée au consentement de l'employé.
4. CONSERVATION ET STOCKAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
4.1) Les renseignements personnels recueillis auprès des employés sont conservés et stockés de manière sécuritaire, sous forme physique ou électronique. Conformément à l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ________ met en place des mesures de sécurité propres à assurer la protection de ces renseignements, raisonnables compte tenu de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support, afin de les protéger contre tout accès non autorisé, perte, vol, communication ou modification.
4.2) L'accès aux renseignements personnels conservés est limité aux seules personnes qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions et qui sont dûment autorisées. Ces personnes sont tenues à la confidentialité des renseignements auxquels elles ont accès.
4.3) Seuls les renseignements nécessaires au bon fonctionnement de ________, aux activités du milieu de travail ou au respect des obligations légales sont détenus et stockés.
4.4) ________ conserve les renseignements identificatoires de tous les candidats, employés, entrepreneurs et mandataires, notamment les nom, adresse et nationalité. Sont également conservés les renseignements de recrutement (statut professionnel, parcours scolaire, anciens employeurs et relevés de notes), les renseignements financiers aux fins de la paie et de la fiscalité (salaire, avantages sociaux, régimes de retraite et d'assurance), les renseignements d'emploi internes (évaluation de la période d'essai, rendement, évaluations, promotions ou rétrogradations, dossiers de formation), les renseignements et l'historique relatifs aux congés de courte ou de longue durée (notamment congé pour responsabilités familiales, congé pour maladie grave et congé de décès au sens de la Loi sur les normes du travail, RLRQ, c. N-1.1), ainsi que les renseignements relatifs à la démission, au congédiement, aux mesures disciplinaires, aux poursuites ou aux griefs.
4.5) Tout renseignement personnel ou professionnel créé à des fins professionnelles dans les locaux de ________ ou pendant l'exécution de fonctions pour celle-ci, que ces fonctions soient ou non exécutées sur place, est conservé, stocké et archivé.
4.6) Conformément aux articles 11 et 23 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, une fois les fins de la collecte accomplies, les renseignements personnels sont détruits ou anonymisés. La durée de conservation applicable après le départ d'un employé est la suivante : ________. Toute relation continue, telle que la conversion d'un employé en travailleur indépendant, ou toute obligation légale imposée à ________, justifie la conservation continue de ces renseignements pour la durée requise.
4.7) Conformément à l'article 3.5 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, en cas d'incident de confidentialité présentant un risque qu'un préjudice sérieux soit causé, ________ prend les mesures raisonnables pour en diminuer les risques, avise avec diligence la Commission d'accès à l'information ainsi que toute personne concernée, et consigne l'incident dans un registre.
5. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
5.1) Les renseignements personnels recueillis par ________ ne sont communiqués que dans les circonstances où cela est nécessaire et permis par la loi. ________ pourra être amenée à communiquer les renseignements personnels des employés dans les cas suivants :
________.
Les renseignements personnels suivants pourront notamment être communiqués :
________.
5.2) La communication de renseignements peut être nécessaire pour se conformer à une exigence d'un organisme gouvernemental ou d'un organisme chargé de l'application de la loi, ou à une ordonnance d'un tribunal.
5.3) Les renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers susceptibles d'aider ________ dans le recrutement, la vérification des antécédents, ainsi qu'aux personnes à joindre en cas d'urgence, organismes de réglementation, tribunaux, organismes d'application de la loi, assureurs, prestataires de services de paie et de comptabilité et autres institutions pertinentes. Conformément à l'article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, lorsqu'un renseignement est communiqué à un tiers à l'extérieur du Québec, ________ procède au préalable à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et veille à ce que le renseignement bénéficie d'une protection adéquate.
5.4) Lorsque la loi le permet, ________ avise l'employé de la communication de ses renseignements personnels et des motifs de celle-ci.
6. CONSENTEMENT
6.2) Un consentement implicite à la collecte de renseignements existe pendant la phase de recrutement lorsqu'un candidat fournit des renseignements personnels à ________ dans le cadre du processus de recrutement, notamment les curriculum vitæ, lettres de présentation et références, le cas échéant.
6.3) ________ obtient le consentement éclairé et écrit de l'employé avant toute communication de renseignements personnels, sauf lorsque la loi l'autorise ou l'oblige à les communiquer sans consentement.
7. ACCÈS ET RECTIFICATION
7.1) Conformément aux articles 27 à 41 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et aux articles 38 à 40 du Code civil du Québec, tout employé a le droit d'accéder aux renseignements personnels que ________ détient à son sujet et d'en demander la rectification lorsqu'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques, ou lorsque leur collecte, leur communication ou leur conservation ne sont pas autorisées par la loi.
7.2) Toute demande d'accès ou de rectification est adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels et fait l'objet d'une réponse dans un délai de trente (30) jours suivant sa réception, conformément à l'article 32 de ladite loi.
7.3) Les renseignements personnels conservés sont maintenus exacts, complets et à jour dans la mesure nécessaire aux fins de leur utilisation. L'employé est invité à informer ________ de tout changement à ses renseignements personnels.
7.4) Tout employé insatisfait du traitement de sa demande peut formuler une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.
8. MODIFICATION DE LA POLITIQUE
8.1) ________ se réserve le droit de modifier, d'amender ou de mettre à jour la présente politique en tout temps. Toute modification importante est portée à la connaissance des employés par un moyen raisonnable.
9. COORDONNÉES
Pour toute question ou préoccupation relative à la présente politique ou à la manière dont les renseignements personnels sont conservés ou protégés, veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels de ________ au moyen des coordonnées ci-dessous. Nous répondrons aux demandes dans les meilleurs délais.
________
Personne responsable : ________
________
________
________
10. ACCUSÉ DE RÉCEPTION SIGNÉ
J'ai reçu et examiné la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels des employés et je comprends mes obligations qui y sont énoncées.
Je comprends en outre que ________ se réserve le droit d'apporter des modifications, amendements et mises à jour ultérieurs à la présente politique.
Fait à ________.
_________________________________________
Signature de l'employé
__________________________________________
Nom de l'employé (en lettres capitales) : ________
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Date : ________
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