Manuel de l'Employé - Formulaire en Ligne - Word et PDF Pro · FR-CA-law

MANUEL DE L'EMPLOYÉ

________ (« l'Employeur »)

Date d'entrée en vigueur : ________

TABLE DES MATIÈRES

SECTION 1 : INTRODUCTION

1.1. Renseignements sur l'entreprise

1.2. Objet du présent manuel

1.3. Modification des politiques

1.4. Contrat de travail à durée indéterminée

1.5. Absence de garantie et interprétation

1.6. Règlement des différends

SECTION 2 : POLITIQUES EN MATIÈRE D'EMPLOI

2.1. Classification des employés

2.2. Confidentialité

2.3. Conflits d'intérêts

2.4. Emploi des mineurs

2.5. Liens de parenté et relations personnelles

2.6. Période de probation

2.7. Protection des renseignements personnels

2.8. Travailleurs étrangers

2.9. Neutralité politique

SECTION 3 : PRATIQUES EN MATIÈRE DE RÉMUNÉRATION

3.1. Dossiers et registres

3.2. Modalités de paiement

3.3. Heures supplémentaires

3.4. Retenues

3.5. Modalités logistiques

3.6. Pauses et repas

3.7. Saisie-arrêt et retenues judiciaires

SECTION 4 : RENDEMENT DES EMPLOYÉS

4.1. Évaluation du rendement

4.2. Augmentations salariales

4.3. Assiduité

4.4. Code vestimentaire

4.5. Santé et sécurité du travail

SECTION 5 : NORMES DE CONDUITE

5.1. Égalité en matière d'emploi

5.2. Mesures disciplinaires

5.3. Lutte contre le harcèlement et la discrimination

5.4. Procédure de plainte

5.5. Drogues et alcool

5.6. Vie privée et fouilles

SECTION 6 : POLITIQUES RELATIVES AU MATÉRIEL ET À L'UTILISATION DES TECHNOLOGIES

6.1. Utilisation des ordinateurs, d'Internet et du courrier électronique

6.2. Médias sociaux

6.3. Appareils électroniques portables

SECTION 7 : AVANTAGES SOCIAUX

7.1. Généralités

7.2. Assurance maladie collective

7.3. Assurance vie collective

7.4. Assurance-emploi

7.5. Régime de participation aux bénéfices

7.6. Compte de dépenses flexible

7.7. Régime de retraite

7.8. Régimes publics québécois

7.9. Avantages liés au transport

7.10. Indemnisation des accidents du travail

SECTION 8 : CONGÉS ET ABSENCES

8.1. Généralités

8.2. Congés annuels payés

8.3. Jours fériés, chômés et payés

8.4. Congés pour obligations familiales et parentales

8.5. Congés de maternité, de paternité et parental

8.6. Congé pour lésion professionnelle

8.7. Congé pour décès ou funérailles

8.8. Fonction de juré et témoignage

Nous sommes heureux de vous compter parmi les membres de notre organisation, que vous soyez nouvellement embauché ou employé de longue date. Votre réussite contribue à la nôtre. C'est dans cet esprit que nous avons élaboré le présent manuel de l'employé, afin de vous présenter nos politiques et procédures et de vous accompagner tout au long de votre relation d'emploi avec nous.

Le présent manuel ne constitue ni une promesse d'emploi, ni un contrat de travail. Il s'agit d'un outil destiné à vous faire connaître les règles et les attentes liées à votre emploi. À titre d'employé de ________, vous êtes tenu de préserver la confidentialité du présent manuel et de son contenu.

Nous souhaitons vous transmettre le message suivant :

________.

Nous vous invitons à lire attentivement le présent manuel, en particulier les sections relatives à la nature de vos fonctions ou à la relation d'emploi qui vous concerne. Pour toute question, veuillez vous adresser à votre supérieur immédiat.

Sur ce, soyez le bienvenu !

SECTION 1 : INTRODUCTION

Art. 1.1. Renseignements sur l'entreprise

L'entreprise pour le compte de laquelle vous avez été embauché est identifiée au présent manuel (le « manuel »). Sa dénomination sociale est : ________. Son numéro d'entreprise du Québec (NEQ) est le suivant : ________. L'établissement principal de l'entreprise est situé à l'adresse suivante :

________

Le numéro de téléphone principal de l'entreprise est le suivant :

________

Art. 1.2. Objet du présent manuel

Le présent manuel décrit, résume et explique les politiques, procédures, avantages (le cas échéant) et attentes de l'Employeur à l'égard de ses employés et de leur emploi. Le respect de l'ensemble des dispositions du manuel constitue une condition essentielle de l'emploi.

Bien que le manuel s'efforce de fournir un maximum de renseignements sur les pratiques de l'entreprise, il ne saurait couvrir toutes les situations possibles. Il ne doit pas être considéré comme un document exhaustif. Les politiques et procédures qui y sont décrites complètent les autres documents officiels de l'entreprise, les directives du service des ressources humaines ainsi que tout renseignement particulier susceptible de survenir.

En cas de question sur l'un ou l'autre des points du manuel, l'employé doit consulter la personne ou le service compétent au sein de l'entreprise.

Le présent manuel est subordonné aux documents officiels relatifs aux avantages sociaux de l'entreprise (notamment les contrats d'assurance et les textes des régimes, le cas échéant).

Le manuel remplace et annule tout manuel, règle, pratique ou politique antérieurs, qu'ils soient écrits ou verbaux, exprès ou implicites, concernant les employés. Toutefois, un contrat de travail individuel conclu entre un employé et l'Employeur peut avoir préséance sur certaines dispositions du présent manuel. En tout état de cause, aucune disposition du présent manuel ne peut avoir pour effet de réduire les droits que la Loi sur les normes du travail (RLRQ, c. N-1.1) et le Code civil du Québec reconnaissent aux employés, ces normes étant d'ordre public.

Art. 1.3. Modification des politiques

L'Employeur peut, à divers moments et à sa discrétion, modifier les modalités du présent manuel. ________ se réserve expressément le droit de modifier, réviser, révoquer, bonifier ou compléter de toute autre manière les dispositions du manuel et de tout autre document de l'entreprise, sous réserve des normes du travail d'ordre public. Toute modification doit être consignée par écrit et intégrée au manuel; aucune modification ne sera apportée verbalement. En cas de modification, ________ transmettra un avis écrit à l'ensemble des employés.

Il incombe à chaque employé de prendre connaissance des modifications après réception de l'avis. Pour toute question, l'employé doit s'adresser à son supérieur immédiat ou au service des ressources humaines.

Art. 1.4. Contrat de travail à durée indéterminée

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Art. 1.5. Absence de garantie et interprétation

L'interprétation que donne l'Employeur au contenu du présent manuel est déterminante, sous réserve du respect des dispositions d'ordre public. Rien dans le manuel ne constitue une garantie d'emploi, de conditions d'emploi, de maintien en poste ou de relation d'emploi particulière. Seul un contrat de travail écrit et signé peut modifier les modalités du manuel.

Art. 1.6. Règlement des différends

En cas de différend, l'employé et ________ s'efforcent d'abord de le résoudre à l'amiable et de bonne foi au moyen du mécanisme interne de règlement des différends. À défaut de règlement, les parties peuvent recourir à la médiation puis, si elles y consentent, à l'arbitrage conformément au Code de procédure civile (RLRQ, c. C-25.01). Il demeure entendu que les recours prévus par la Loi sur les normes du travail, par la Charte des droits et libertés de la personne (RLRQ, c. C-12) ou par toute autre loi d'ordre public ne peuvent être écartés par convention, et que l'employé conserve le droit de saisir le Tribunal administratif du travail ou tout autre tribunal compétent. Toute instance judiciaire relève de la compétence des tribunaux du district judiciaire suivant : ________, province de Québec, le droit applicable étant celui de la province de Québec.

SECTION 2 : POLITIQUES EN MATIÈRE D'EMPLOI

Art. 2.1. Classification des employés

Les employés sont classés conformément aux exigences de la Loi sur les normes du travail. Certains employés sont assujettis à l'ensemble des normes, tandis que d'autres en sont partiellement soustraits selon leurs fonctions.

a) Employés visés par les normes : les employés dont le salaire et la durée du travail sont régis par la Loi sur les normes du travail, qui ont notamment droit au salaire minimum et à la rémunération des heures supplémentaires.

b) Employés exclus de certaines normes : certains cadres et autres salariés visés par l'article 54 et les règlements de la Loi sur les normes du travail sont soustraits aux normes relatives à la durée du travail et aux heures supplémentaires. Demeurent toutefois applicables à tout salarié, sans exception, les normes relatives au harcèlement psychologique, aux absences pour raisons familiales ou parentales et aux autres dispositions impératives prévues par la loi.

Aux fins internes, les employés sont également classés comme suit :

a) Employés réguliers à temps plein : les employés qui ne sont ni temporaires, ni consultants, ni travailleurs autonomes, et qui travaillent régulièrement le nombre d'heures hebdomadaires suivant : ________ heures par semaine.

b) Employés réguliers à temps partiel : les employés qui ne sont ni temporaires, ni consultants, ni travailleurs autonomes, et qui travaillent régulièrement un nombre d'heures égal ou inférieur à : ________ heures par semaine.

c) Employés temporaires : les employés embauchés pour une durée déterminée, généralement pour la période suivante : ________. Toute prolongation doit faire l'objet d'un accord écrit signé par un représentant autorisé de l'entreprise. Les employés temporaires peuvent ne pas avoir droit à certains avantages sociaux offerts par l'entreprise, sauf disposition écrite contraire, sous réserve des droits que leur reconnaît la loi.

L'employé qui ignore sa classification doit s'informer auprès de son supérieur immédiat ou du service des ressources humaines.

Les travailleurs autonomes et les consultants ne sont pas des employés de l'entreprise. Leur relation est régie exclusivement par le contrat de service écrit conclu avec l'entreprise et ils ne bénéficient pas des avantages destinés aux employés.

Art. 2.2. Confidentialité

Dans le cadre de leur emploi, les employés peuvent avoir accès à des renseignements confidentiels ayant une valeur commerciale pour l'entreprise. Les renseignements confidentiels désignent toute information non publique, sous quelque forme que ce soit (documents, techniques, méthodes, procédés, inventions, brevets, marques, droits d'auteur, logiciels, plans, programmes, listes de clients ou de fournisseurs, données financières, etc.), relative notamment à la recherche et au développement, au marketing, au personnel, à la clientèle, aux fournisseurs, à la propriété intellectuelle ou aux finances de l'entreprise.

L'employé reconnaît que ces renseignements ont un caractère secret et une valeur pour ________, et qu'il est tenu à une obligation de loyauté et de discrétion en vertu de l'article 2088 du Code civil du Québec, laquelle subsiste pendant un délai raisonnable après la fin du contrat de travail.

Ne constituent pas des renseignements confidentiels les renseignements qui :

a) sont connus du public ou y deviennent accessibles sans faute de l'employé;

b) sont déjà légitimement connus de l'employé;

c) sont communiqués par l'Employeur à des tiers sans restriction;

d) sont communiqués à l'employé par un tiers autorisé à les divulguer; ou

e) sont développés de façon indépendante par l'employé, qui peut en faire la démonstration.

L'employé s'engage à :

a) ne pas divulguer les renseignements confidentiels de façon non autorisée;

b) ne pas en discuter dans des lieux publics;

c) ne pas en sortir de copies des locaux sans autorisation;

d) ne les utiliser qu'aux fins autorisées par l'entreprise.

L'employé peut être tenu de signer une entente de confidentialité distincte avant son entrée en fonction.

Art. 2.3. Conflits d'intérêts

Conformément à son obligation de loyauté prévue à l'article 2088 du Code civil du Québec, l'employé doit en tout temps éviter tout conflit d'intérêts réel, potentiel ou apparent. Il ne doit s'engager dans aucune activité susceptible d'entrer en conflit avec les intérêts de l'entreprise et doit déclarer sans délai à l'autorité compétente toute situation de cette nature, notamment toute participation à une entreprise concurrente de ________ ou toute utilisation à son profit de renseignements confidentiels de celle-ci.

Art. 2.4. Emploi des mineurs

L'entreprise respecte intégralement les dispositions de la Loi sur les normes du travail et de ses règlements concernant le travail des enfants, dont l'application relève de la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST). Notamment :

a) l'Employeur ne peut faire effectuer par un enfant un travail disproportionné à ses capacités ou susceptible de nuire à son éducation, à sa santé ou à son développement physique ou moral;

b) l'Employeur doit obtenir le consentement écrit du titulaire de l'autorité parentale avant de faire travailler un enfant de moins de 14 ans, et respecter les limites d'heures et les périodes de repos prévues par la loi;

c) l'Employeur ne peut, sauf exception prévue par la loi, faire travailler un enfant tenu de fréquenter l'école durant les heures de classe, ni durant les heures de nuit applicables.

L'employé qui s'estime visé par ces dispositions doit en discuter avec le service des ressources humaines dans les meilleurs délais.

Art. 2.5. Liens de parenté et relations personnelles

Afin d'éviter tout favoritisme ou conflit d'intérêts, l'Employeur n'autorise pas, en règle générale, des personnes ayant entre elles un lien de parenté ou une relation personnelle étroite à travailler dans un rapport de supervision mutuelle. L'Employeur peut déroger à cette règle sur autorisation du service des ressources humaines, dans la mesure où il n'en résulte aucun préjudice pour l'entreprise ou pour un employé, ni aucun conflit d'intérêts.

Aux fins de la présente politique, les liens de parenté visent notamment : la mère, le père, l'enfant (naturel ou adopté), le frère, la sœur, le conjoint marié, uni civilement ou de fait, l'oncle, la tante, le neveu, la nièce, les grands-parents, les petits-enfants et les personnes liées par alliance.

Les employés doivent déclarer tout lien de parenté ou relation personnelle étroite avec un employé, un consultant, un fournisseur ou un client de l'entreprise, et informer l'Employeur de tout changement de situation. L'Employeur prendra les mesures appropriées dans le respect de la loi.

Art. 2.6. Période de probation

Toute nouvelle embauche peut comporter une période d'essai d'une durée de : ________. Durant cette période, la direction évalue le rendement et l'intégration de l'employé. À l'issue de la période d'essai, un examen du rendement est effectué par le supérieur immédiat. Le fait de compléter la période d'essai ne garantit pas le maintien de l'emploi pour une durée déterminée, tout employé étant lié par un contrat à durée indéterminée résiliable par l'une ou l'autre des parties sur préavis raisonnable, conformément à la loi.

Art. 2.7. Protection des renseignements personnels

L'Employeur accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels de ses employés, conformément aux articles 35 et suivants du Code civil du Québec, à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) et à la Charte des droits et libertés de la personne.

Les renseignements personnels des employés ne sont recueillis, utilisés et communiqués que dans la mesure nécessaire à la gestion de la relation d'emploi. Les renseignements relatifs à la santé sont conservés séparément des autres dossiers du personnel et leur accès est strictement limité.

L'Employeur a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées sont les suivantes : ________. L'employé peut s'adresser à cette personne pour exercer ses droits d'accès et de rectification.

Art. 2.8. Travailleurs étrangers

L'Employeur respecte les exigences applicables en matière d'immigration et d'embauche de travailleurs étrangers, notamment celles prévues par le Programme des travailleurs étrangers temporaires, le Programme de mobilité internationale ainsi que les exigences du ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration du Québec. À ce titre, ________ s'engage à :

a) obtenir, le cas échéant, l'évaluation de l'impact sur le marché du travail et l'attestation requise du Québec avant l'embauche d'un travailleur étranger;

b) démontrer les efforts raisonnables déployés pour pourvoir le poste au moyen de la main-d'œuvre disponible au Québec;

c) offrir des conditions de travail et un salaire conformes à ceux applicables aux travailleurs locaux occupant un emploi équivalent;

d) respecter l'ensemble des obligations légales et réglementaires applicables, notamment celles de la Loi sur les normes du travail et de la Loi sur la santé et la sécurité du travail.

Le travailleur étranger doit, pour sa part, détenir les autorisations de travail valides et, le cas échéant, les permis ou attestations exigés par les organismes de réglementation compétents.

Art. 2.9. Neutralité politique

L'Employeur ne fera aucune discrimination à l'encontre d'un employé en raison de ses convictions politiques ou de sa participation à une activité politique licite, conformément à la Charte des droits et libertés de la personne. L'employé qui s'engage dans une activité politique doit indiquer clairement que ses opinions et déclarations sont personnelles et ne représentent pas celles de l'entreprise.

SECTION 3 : PRATIQUES EN MATIÈRE DE RÉMUNÉRATION

Art. 3.1. Dossiers et registres

Conformément à la loi, l'Employeur tient un dossier personnel et un registre de paie pour chaque employé. Ces dossiers et registres sont la propriété de l'Employeur et ne peuvent être retirés sans autorisation écrite. L'accès en est réservé aux personnes autorisées.

L'Employeur collabore avec les autorités policières, gouvernementales ou judiciaires lorsque la loi l'exige. Sur demande et après préavis raisonnable, un employé peut consulter son dossier personnel et ses bulletins de paie en présence d'un représentant des ressources humaines, dans les locaux de l'entreprise, pendant les heures d'ouverture. L'employé peut soumettre des commentaires concernant tout renseignement contesté.

L'Employeur ne communique aux tiers que les dates d'emploi et les fonctions occupées; tout renseignement relatif à la rémunération n'est divulgué qu'avec le consentement écrit de l'employé.

Art. 3.2. Modalités de paiement

Les employés sont rémunérés selon les modalités suivantes :

________.

Conformément à la Loi sur les normes du travail, l'intervalle de versement de la paie ne peut excéder seize jours, sauf pour le premier versement. Lorsque le jour de paie tombe un jour férié, chômé ou non ouvrable, l'employé est payé le jour ouvrable qui précède.

Art. 3.3. Heures supplémentaires

Sous réserve d'une disposition contraire de la loi ou du contrat de travail, l'Employeur peut demander à un employé d'effectuer des heures supplémentaires.

Conformément à la Loi sur les normes du travail, la semaine normale de travail est de 40 heures. Tout travail exécuté en sus de la semaine normale de travail est rémunéré à un taux majoré de 50 % du salaire horaire habituel de l'employé, sauf les exceptions prévues par la loi. À la demande de l'employé ou dans les cas prévus par une convention, les heures supplémentaires peuvent être remplacées par un congé payé équivalent aux heures supplémentaires majorées.

Un employé peut refuser de travailler plus de quatre heures au-delà de ses heures habituelles quotidiennes, ou plus de quatorze heures par période de vingt-quatre heures, selon la période la plus courte, dans les conditions prévues par la loi.

Art. 3.4. Retenues

Les retenues à la source légalement obligatoires sont effectuées sur la rémunération de l'employé, notamment : les cotisations au Régime de rentes du Québec (RRQ), au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP), à l'assurance-emploi, l'impôt sur le revenu du Québec et l'impôt fédéral, ainsi que toute autre retenue exigée par la loi. Aucune autre retenue ne peut être effectuée sur le salaire, sauf si l'employé y consent par écrit pour une fin déterminée et qu'il peut révoquer ce consentement, conformément à la Loi sur les normes du travail.

Art. 3.5. Modalités logistiques

Les employés assujettis aux normes relatives à la durée du travail doivent tenir un relevé exact des heures travaillées. Toute falsification d'un relevé de présence est strictement interdite. Les employés peuvent recevoir leur salaire par dépôt direct.

Art. 3.6. Pauses et repas

Les pauses et repas sont accordés conformément à la Loi sur les normes du travail, notamment :

a) lorsque l'Employeur accorde une pause, celle-ci est rémunérée et comptée comme du temps de travail;

b) après une période de travail de cinq heures consécutives, l'employé a droit à une période de repas de trente minutes, non rémunérée, sauf s'il n'est pas autorisé à quitter son poste, auquel cas cette période est rémunérée.

Art. 3.7. Saisie-arrêt et retenues judiciaires

L'Employeur se conforme à toute ordonnance judiciaire ou disposition légale lui enjoignant de retenir une somme sur le salaire d'un employé et de la remettre à un tiers, conformément au Code de procédure civile et à la Loi facilitant le paiement des pensions alimentaires (RLRQ, c. P-2.2), le cas échéant. Les retenues se poursuivent jusqu'à mainlevée ou jusqu'à réception d'une ordonnance contraire.

SECTION 4 : RENDEMENT DES EMPLOYÉS

Art. 4.1. Évaluation du rendement

Les employés font l'objet d'évaluations du rendement aux périodes suivantes : ________. Une évaluation positive ne garantit ni augmentation de salaire ni promotion.

Art. 4.2. Augmentations salariales

Les augmentations de salaire et les promotions sont accordées à la discrétion de l'Employeur, sous réserve du respect du salaire minimum prévu par la loi. L'Employeur ne garantit aucune augmentation ni promotion.

Art. 4.3. Assiduité

Les employés doivent faire preuve de ponctualité et d'assiduité. L'employé qui ne peut se présenter au travail doit en aviser son supérieur immédiat avant l'heure de début prévue. L'employé qui s'absente sans justification ni avis pendant le nombre de jours consécutifs suivant : ________ jours, pourra être réputé avoir abandonné volontairement son emploi, sous réserve des motifs d'absence protégés par la loi. Un absentéisme ou un retard fréquent et injustifié peut entraîner des mesures disciplinaires.

Art. 4.4. Code vestimentaire

La politique de l'Employeur en matière de tenue vestimentaire est la suivante :

________.

Art. 4.5. Santé et sécurité du travail

Conformément à la Loi sur la santé et la sécurité du travail (RLRQ, c. S-2.1), l'Employeur prend les mesures nécessaires pour protéger la santé, la sécurité et l'intégrité physique et psychique des employés. Chaque employé doit prendre les mesures nécessaires pour protéger sa santé et sa sécurité ainsi que celles des autres, et signaler immédiatement tout accident, blessure ou situation dangereuse à son supérieur immédiat.

SECTION 5 : NORMES DE CONDUITE

Art. 5.1. Égalité en matière d'emploi

L'Employeur assure l'égalité en matière d'emploi et interdit toute discrimination fondée sur l'un des motifs énumérés à l'article 10 de la Charte des droits et libertés de la personne, soit la race, la couleur, le sexe, l'identité ou l'expression de genre, la grossesse, l'orientation sexuelle, l'état civil, l'âge sauf dans la mesure prévue par la loi, la religion, les convictions politiques, la langue, l'origine ethnique ou nationale, la condition sociale, le handicap ou l'utilisation d'un moyen pour pallier ce handicap. Cette politique s'applique à toutes les étapes de la relation d'emploi.

L'Employeur a l'obligation d'accommodement raisonnable, sauf en cas de contrainte excessive, laquelle peut résulter notamment :

a) d'un coût difficile à absorber pour l'entreprise;

b) d'une entrave indue au bon fonctionnement de l'entreprise;

c) d'une atteinte importante à la sécurité ou aux droits d'autrui.

Il incombe à l'employé de porter à l'attention de l'Employeur tout besoin d'accommodement, notamment lié à un handicap ou à des convictions religieuses, afin que l'Employeur puisse y donner suite. Toute violation de la présente politique doit être signalée sans délai. Les représailles à l'égard d'un employé qui signale une violation sont strictement interdites.

Art. 5.2. Mesures disciplinaires

L'Employeur peut imposer des mesures disciplinaires proportionnées en présence d'un manquement ou d'une conduite répréhensible. Ces mesures, appliquées selon le principe de la gradation des sanctions, peuvent comprendre l'avertissement verbal, l'avis écrit, la suspension, la rétrogradation, la réaffectation et, en cas de motif sérieux, le congédiement. La liste suivante de comportements inacceptables n'est pas exhaustive :

a) rendement insatisfaisant ou manque de professionnalisme;

b) violence, menaces ou abus envers une personne;

c) conduite désordonnée ou dangereuse sur les lieux de travail;

d) fraude ou malhonnêteté;

e) vol ou possession non autorisée de biens;

f) consommation ou possession de drogues illégales ou d'armes;

g) non-respect des tâches assignées ou des règles de l'entreprise;

h) retards ou absences excessifs et injustifiés;

i) harcèlement psychologique ou sexuel;

j) usage abusif de renseignements confidentiels;

k) toute autre violation d'une règle ou politique de l'Employeur.

Art. 5.3. Lutte contre le harcèlement et la discrimination

Conformément aux articles 81.18 et suivants de la Loi sur les normes du travail, tout employé a droit à un milieu de travail exempt de harcèlement psychologique, lequel comprend le harcèlement sexuel. L'Employeur a adopté et rend disponible une politique de prévention du harcèlement psychologique et de traitement des plaintes, conformément à l'obligation prévue par la loi.

Le harcèlement psychologique s'entend d'une conduite vexatoire se manifestant par des comportements, des paroles, des actes ou des gestes répétés, hostiles ou non désirés, portant atteinte à la dignité ou à l'intégrité psychologique ou physique de la personne et entraînant un milieu de travail néfaste. Une seule conduite grave peut également constituer du harcèlement psychologique si elle porte une telle atteinte et produit un effet nocif continu.

Toute conduite discriminatoire ou de harcèlement, qu'elle se manifeste en personne ou par voie électronique, est strictement interdite et peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.

Art. 5.4. Procédure de plainte

L'employé qui s'estime victime de harcèlement, de discrimination ou de représailles doit signaler sans délai la situation à son supérieur immédiat ou, si celui-ci est en cause, à une autre personne de la direction ou à la personne désignée suivante : ________. L'Employeur mène une enquête diligente, impartiale et confidentielle, et prend les mesures appropriées. L'employé conserve par ailleurs le droit de déposer une plainte auprès de la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) ou de la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse, dans les délais prévus par la loi.

Art. 5.5. Drogues et alcool

La consommation ou la possession d'alcool, ainsi que la consommation, la possession, la vente ou l'achat de drogues illégales, sont interdites durant l'exécution du travail. La consommation modérée d'alcool peut être tolérée lors d'activités autorisées par l'Employeur. La politique de l'Employeur en matière de dépistage, le cas échéant et dans le respect de la Charte des droits et libertés de la personne et du Code civil du Québec, est la suivante :

________.

L'Employeur peut accorder un accommodement à un employé aux prises avec un trouble de dépendance, dans le respect de son obligation d'accommodement raisonnable.

Art. 5.6. Vie privée et fouilles

Sous réserve des droits garantis par les articles 35 et suivants du Code civil du Québec et par la Charte des droits et libertés de la personne, les employés ne doivent pas s'attendre à une expectative de vie privée à l'égard des biens de l'entreprise (ordinateurs, bureaux, casiers, etc.). L'Employeur ne peut procéder à une fouille d'un employé que s'il existe des motifs raisonnables et sérieux et que la fouille est effectuée de manière respectueuse de la dignité de la personne. Le refus injustifié de se soumettre à une fouille légitime peut donner lieu à des mesures disciplinaires.

SECTION 6 : POLITIQUES RELATIVES AU MATÉRIEL ET À L'UTILISATION DES TECHNOLOGIES

Art. 6.1. Utilisation des ordinateurs, d'Internet et du courrier électronique

Diverses méthodes de communication électronique peuvent être utilisées dans l'entreprise (messagerie texte, courriel, messagerie vocale et instantanée), au moyen d'appareils tels que téléphones, ordinateurs et appareils mobiles. Ces communications, ainsi que leur contenu, sont désignées « correspondance électronique » et sont réservées à un usage professionnel, car elles appartiennent à l'entreprise. Toute correspondance électronique qui peut identifier l'entreprise, être consultée sur ses biens ou au moyen de l'équipement qu'elle fournit doit respecter les règles suivantes :

a) il est interdit d'installer un logiciel personnel sur un système de l'entreprise ou d'utiliser la correspondance électronique à des fins de violation de droits de propriété intellectuelle, de diffamation, de divulgation de secrets commerciaux, de harcèlement ou de toute activité illégale;

b) la correspondance électronique doit demeurer accessible à l'entreprise; les mots de passe utilisés sur les appareils de l'entreprise sont considérés comme sa propriété;

c) l'Employeur peut, dans le respect des droits prévus par le Code civil du Québec et après avoir informé les employés de sa politique de surveillance, consulter la correspondance électronique et les renseignements numériques aux fins de vérifier le respect des politiques et de la loi;

d) il est interdit d'utiliser des moyens de chiffrement non autorisés, des moyens de correspondance anonyme ou d'accéder à la correspondance d'autrui;

e) les dispositifs de réception et d'enregistrement ne doivent pas servir à transmettre des renseignements sensibles ou des secrets commerciaux;

f) l'utilisation des services et de l'Internet financés par l'entreprise est réservée aux activités professionnelles; toute publication concernant l'entreprise sur les médias sociaux requiert une autorisation préalable.

Art. 6.2. Médias sociaux

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Art. 6.3. Appareils électroniques portables

L'Employeur peut fournir des appareils électroniques portables (téléphones cellulaires, téléphones intelligents, tablettes, ordinateurs portables et autres appareils mobiles) à certains employés. Tout appareil ainsi fourni demeure la propriété de l'entreprise et doit être utilisé principalement à des fins professionnelles. L'employé est responsable du soin, de l'entretien et de la sécurité de l'appareil et doit le restituer sur demande ou à la fin de son emploi.

Sous réserve des droits prévus par la loi, les employés ne doivent pas s'attendre à une expectative de vie privée à l'égard de l'utilisation des appareils fournis par l'entreprise. L'Employeur peut, après avoir informé l'employé de sa politique, consulter et récupérer les données et communications stockées sur ces appareils ou transmises par leur intermédiaire. Les employés doivent protéger ces appareils par un mot de passe et signaler sans délai toute perte, tout vol ou tout dommage.

L'utilisation d'appareils portables ne doit pas nuire à la productivité ni à l'exécution des fonctions, ni servir à consulter ou stocker des renseignements confidentiels de manière non autorisée. Pour des raisons de sécurité, il est interdit d'utiliser un appareil portable de manière à constituer un danger, notamment au volant d'un véhicule. Toute violation peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au congédiement.

SECTION 7 : AVANTAGES SOCIAUX

Art. 7.1. Généralités

En sus des avantages prévus par la loi, l'Employeur offre des avantages supplémentaires à la catégorie d'employés suivante : ________. L'Employeur se réserve le droit de modifier, d'ajouter ou de supprimer ces avantages. Le présent manuel ne contient pas l'ensemble des conditions des régimes; les employés doivent communiquer avec le service des ressources humaines pour obtenir des renseignements complets.

Art. 7.2. Assurance maladie collective

L'Employeur offre une assurance maladie collective aux employés admissibles. Le régime est administré par l'organisme suivant : ________. Il est entendu que tout employé doit, conformément à la Loi sur l'assurance médicaments (RLRQ, c. A-29.01), adhérer à un régime privé d'assurance médicaments lorsqu'il y est admissible, à défaut de quoi il est couvert par le régime public de la Régie de l'assurance maladie du Québec. Consulter la brochure des avantages sociaux de ________ pour les détails complets.

Art. 7.3. Assurance vie collective

L'Employeur offre une assurance vie collective aux employés admissibles. Le régime est administré par l'organisme suivant : ________. Consulter la brochure des avantages sociaux de ________ pour les détails complets.

Art. 7.4. Assurance-emploi

L'Employeur verse les cotisations requises au régime fédéral d'assurance-emploi, qui peut offrir des prestations à l'employé qui perd son emploi dans les conditions prévues par la loi. Ce régime est administré par les organismes gouvernementaux compétents, qui déterminent l'admissibilité, le montant et la durée des prestations.

Art. 7.5. Régime de participation aux bénéfices

L'Employeur peut offrir un régime de participation aux bénéfices aux employés admissibles. Les employés doivent communiquer avec l'administrateur des avantages sociaux pour en connaître les modalités.

Art. 7.6. Compte de dépenses flexible

L'Employeur peut offrir un compte de dépenses flexible permettant aux employés admissibles d'affecter une partie de leur rémunération, dans les limites fiscales applicables, à certaines dépenses admissibles. Les sommes non utilisées à la fin de l'année du régime peuvent être perdues selon les modalités du régime.

Art. 7.7. Régime de retraite

L'Employeur peut offrir un régime de retraite complémentaire aux employés admissibles, le cas échéant assujetti à la Loi sur les régimes complémentaires de retraite (RLRQ, c. R-15.1) ou à la Loi sur les régimes volontaires d'épargne-retraite (RLRQ, c. R-17.0.1). Les revenus de retraite ainsi constitués complètent ceux des régimes publics.

Art. 7.8. Régimes publics québécois

L'Employeur et l'employé versent les cotisations requises au Régime de rentes du Québec (RRQ) et au Régime québécois d'assurance parentale (RQAP), conformément aux lois applicables, lesquels offrent notamment des prestations de retraite, d'invalidité et de prestations parentales.

Art. 7.9. Avantages liés au transport

L'Employeur peut offrir un programme d'avantages liés au transport collectif permettant aux employés de bénéficier, dans les limites fiscales applicables, d'une aide aux frais de déplacement vers le lieu de travail.

Art. 7.10. Indemnisation des accidents du travail

L'Employeur est inscrit auprès de la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST) et acquitte les cotisations prévues par la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles (RLRQ, c. A-3.001). L'employé victime d'une lésion professionnelle peut être admissible à une indemnité de remplacement du revenu, à la prise en charge des frais médicaux et de réadaptation, ainsi qu'au droit au retour au travail, dans les conditions prévues par cette loi.

SECTION 8 : CONGÉS ET ABSENCES

Art. 8.1. Généralités

L'Employeur reconnaît que les employés peuvent avoir besoin de s'absenter et offre divers congés, certains prévus par la loi et d'autres consentis au cas par cas. Toute demande de congé doit, sauf urgence ou disposition contraire de la loi, être présentée moyennant le préavis raisonnable suivant : ________ jours. Les congés prévus par la Loi sur les normes du travail demeurent en tout temps applicables, indépendamment des dispositions du présent manuel.

Pour les absences pour raisons de santé, l'Employeur peut exiger, dans les conditions prévues par la loi, un document attestant les motifs de l'absence lorsque celle-ci excède la durée fixée par la loi ou se répète. L'employé doit fournir un tel document en temps utile. Au retour d'un congé pour raison de santé, l'employé doit, le cas échéant, fournir une attestation de son aptitude à reprendre le travail.

Au terme d'un congé prévu par la loi, l'employé est réintégré dans son poste habituel ou dans un poste comparable, avec le salaire et les avantages auxquels il aurait eu droit s'il était demeuré au travail, conformément à la Loi sur les normes du travail.

Art. 8.2. Congés annuels payés

Les employés ont droit à un congé annuel payé conformément à la Loi sur les normes du travail, soit, au minimum : deux semaines après un an de service continu, trois semaines après trois ans de service continu, et l'indemnité afférente correspondante. L'Employeur peut accorder des congés supérieurs à la norme, soit le nombre de jours suivant : ________ jours par année de référence. Les employés à temps partiel reçoivent une indemnité de congé calculée au prorata conformément à la loi.

L'accumulation des congés au-delà du nombre de jours suivant : ________ jours peut être limitée selon les modalités établies par l'Employeur, dans le respect du droit de l'employé de bénéficier de son congé annuel. Pour prendre un congé, l'employé doit fournir le préavis suivant : ________ jours.

Art. 8.3. Jours fériés, chômés et payés

Conformément à la Loi sur les normes du travail et à la Loi sur la fête nationale (RLRQ, c. F-1.1), l'Employeur reconnaît les jours fériés, chômés et payés suivants :

a) le 1^er janvier (jour de l'An);

b) le Vendredi saint ou le lundi de Pâques, au choix de l'Employeur;

c) le lundi qui précède le 25 mai (Journée nationale des patriotes);

d) le 24 juin (fête nationale du Québec);

e) le 1^er juillet ou, si cette date tombe un dimanche, le 2 juillet (fête du Canada);

f) le 1^er lundi de septembre (fête du Travail);

g) le 2^e lundi d'octobre (Action de grâces);

h) le 25 décembre (jour de Noël).

L'indemnité afférente à un jour férié est calculée conformément à la Loi sur les normes du travail. L'employé qui travaille un jour férié reçoit, en plus de l'indemnité, soit le salaire pour les heures travaillées, soit un congé compensatoire, selon les modalités prévues par la loi. Les employés à temps partiel sont rémunérés au prorata.

Art. 8.4. Congés pour obligations familiales et parentales

Conformément à la Loi sur les normes du travail, l'employé peut s'absenter du travail jusqu'à dix jours par année pour remplir des obligations liées à la garde, à la santé ou à l'éducation de son enfant ou de l'enfant de son conjoint, ou en raison de l'état de santé d'un proche parent. Les deux premières journées ainsi prises sont rémunérées si l'employé justifie de trois mois de service continu. L'employé doit aviser l'Employeur le plus tôt possible et prendre les moyens raisonnables pour limiter la prise et la durée du congé.

L'employé peut également bénéficier des congés prolongés prévus par la loi en cas de maladie grave ou d'accident grave d'un proche, ou de disparition ou de décès d'un enfant, selon les conditions et durées prévues par la Loi sur les normes du travail.

Art. 8.5. Congés de maternité, de paternité et parental

Conformément à la Loi sur les normes du travail, l'employée enceinte a droit à un congé de maternité sans salaire d'une durée maximale de dix-huit semaines continues, qu'elle peut répartir avant ou après la date prévue de l'accouchement.

L'employé dont l'enfant naît a droit à un congé de paternité sans salaire d'une durée maximale de cinq semaines continues.

Le père et la mère d'un nouveau-né, ainsi que la personne qui adopte un enfant, ont droit à un congé parental sans salaire d'une durée maximale de soixante-cinq semaines continues, dans les conditions prévues par la loi.

L'employée peut s'absenter sans salaire pour des examens médicaux liés à sa grossesse, sur avis donné à l'Employeur. Des prestations peuvent être versées dans le cadre du Régime québécois d'assurance parentale (RQAP). L'employée peut également bénéficier d'un retrait préventif conformément à la Loi sur la santé et la sécurité du travail lorsque ses conditions de travail comportent un danger pour elle ou pour l'enfant à naître.

Art. 8.6. Congé pour lésion professionnelle

L'employé victime d'une lésion professionnelle, soit une blessure ou une maladie survenue par le fait ou à l'occasion de son travail, a droit à un congé conformément à la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles. L'employé doit informer l'Employeur dès que possible et fournir les documents médicaux requis. Pendant ce congé, l'employé peut être admissible à une indemnité de remplacement du revenu versée par la CNESST. À la fin du congé, l'employé qui redevient capable d'exercer son emploi a droit, dans les délais et conditions prévus par la loi, d'être réintégré dans son emploi habituel ou dans un emploi équivalent, avec le salaire et les avantages correspondants.

Art. 8.7. Congé pour décès ou funérailles

Conformément à la Loi sur les normes du travail, l'employé a droit, lors du décès de son conjoint, de son enfant, de l'enfant de son conjoint, de son père, de sa mère, d'un frère ou d'une sœur, à une absence, dont une partie est rémunérée selon les modalités prévues par la loi. L'Employeur peut, à sa discrétion, accorder un congé plus avantageux, jusqu'à concurrence de la durée suivante : ________ jours.

Art. 8.8. Fonction de juré et témoignage

Conformément à la Loi sur les normes du travail et à la Loi sur les jurés (RLRQ, c. J-2), l'employé qui est tenu d'agir comme juré ou de témoigner devant un tribunal peut s'absenter du travail. L'employé a droit, le cas échéant, au nombre de jours de congé rémunéré suivant : ________ jours. L'employé doit présenter l'avis de convocation dès sa réception et se présenter au travail les jours où sa présence au tribunal n'est pas requise.

ACCUSÉ DE RÉCEPTION DU MANUEL DE L'EMPLOYÉ

Je soussigné, ________ (nom de l'employé), reconnais avoir reçu un exemplaire du manuel de l'employé de l'entreprise, lequel contient des renseignements importants sur les politiques, procédures et avantages, notamment en matière de lutte contre le harcèlement et la discrimination, de drogues et d'alcool et de protection des renseignements personnels. Je comprends qu'il m'incombe de prendre connaissance de ces politiques et je m'engage à m'y conformer.

Je comprends que les politiques décrites dans le manuel servent de guide et ne constituent pas un contrat de travail. Je comprends que ma relation d'emploi est à durée indéterminée et qu'elle peut être résiliée par l'une ou l'autre des parties moyennant un délai de congé raisonnable, conformément aux articles 2091 et 2092 du Code civil du Québec, sous réserve des droits que me reconnaissent les lois d'ordre public.

Je comprends que l'Employeur peut, sous réserve du respect des normes du travail d'ordre public, modifier ses politiques, procédures et avantages en tout temps. Toute modification de la nature de la relation d'emploi doit faire l'objet d'un accord écrit signé par moi-même et un représentant autorisé de l'entreprise.

Signé à ________, le ________.

__________________________________ (Signature de l'employé)

________ (Nom en lettres moulées)

__________________________________ (Signature du représentant autorisé de l'Employeur)

________ (Nom et titre du représentant)

________ (Date)